Smart Search の設定

Smart Search を使うことで、たとえば会計ソフトなどのメインアプリケーションを離れることなく DocuWare の文書を検索できます。

Smart Search はアプリケーションのインターフェースから内容を読み取り、検索語として DocuWare に転送します。これにより、DocuWare の検索ダイアログに内容を手動で入力したりコピーしたりする手間が省けます。

Smart Connect を Desktop App として使用

Smart Connect を利用するには、DocuWare Desktop App Smart Connect をサーバーにインストールする必要があります。また、ローカルにインストールされている Desktop Apps を DocuWare と接続する必要があります: DocuWare Client > スタートメニュー > Desktop Apps > Desktop Apps に接続

Smart Search を設定する方法

各 Smart Search は特定の設定に基づいています。この設定では、Smart Search を埋め込むアプリケーションや、アプリケーションからどの内容を検索ダイアログのフィールドに転送するかなどを指定します。

さまざまなアプリケーションやシナリオごとに、異なる設定を作成します。

• DocuWare 設定 > インテグレーション > Smart Connect に移動します。
  

• 新規設定 > Smart Search をクリックします。
  

• ソースを選択：

  • ソース とは、Smart Connect を埋め込みたいアプリケーション（たとえば会計ソフトや Microsoft Outlook など）を指します。

  • まず、このアプリケーションのウィンドウのスクリーンショットを撮ります。次のステップ 識別 でウィンドウタイトルを入力し、Smart Connect がアプリケーションを認識できるようにします。

  • 識別：Smart Connect はウィンドウタイトルを使って内容を転送するウィンドウを識別します。
    オペレーターを選択し、タイトル欄に該当文字列を入力することで、識別をさらに詳細に設定できます。たとえば、アプリケーションのウィンドウタイトルが「CRMアプリケーション」の場合、「含む」オペレーターを選択して「CRM」と入力します。

  • 認識技術：スクリーンショット作成時、Smart Connect はバックグラウンドで、Windows テクノロジーを利用してサードパーティアプリケーションからテキストを直接読み取れるかどうかを確認します。可能な場合はこの方法が自動選択されます。できない場合は、適切な技術を選択できるダイアログが表示されます。
    

• DocuWare で検索を定義：

  • キャプチャしたウィンドウのテキストやリスト要素を、選択した DocuWare 検索ダイアログの各インデックス項目に割り当てます。

  • ファイルキャビネットと検索ダイアログを選択：リストには、少なくとも 1 つの検索ダイアログが割り当てられている DocuWare ファイルキャビネットがアルファベット順に表示されます。

  • 検索を定義：ツールを選択します。

  • テキスト：Smart Connect を会計ソフトに組み込む場合、スクリーンショットには請求書が開かれたウィンドウが表示されることがあります。Smart Search で請求書番号を利用したい場合、テキストツールをクリックして、請求書番号が通常表示される箇所に読み取り領域を描画します。読み取り領域をファイルキャビネットのインデックス項目「請求書番号」と接続します（インデックス項目は右側に表示されます）。

  • リスト：リストの場合、読み取ったテキストは個々のキーワードフィールドに個別の行として入力されます。

  • アンカー：読み取り対象のテキストやリスト領域が常に同じ位置にない場合、まずアンカーを配置し、そのアンカーに読み取り領域を割り当てます。

  • フィールド入力を編集するには、編集 をクリックします。

  • テキストフィールド

    • テキストの定義：検索に使用する読み取りテキストの一部をここで定義できます。特定の文字列の「後」「前」「間」のみを使用するかどうかを指定できます。正確な位置や（バーコードの場合など）区切り文字を定義して特定の項目を選択することも可能です。

    • テキストの置換：エリア内の全読み取りテキストを別のものに自動で置換できます。たとえば、ドキュメントから読み取った「請求書」という用語をインデックス作成のために「請求書-送付済み」に置き換えられます。置換するすべてのエントリのリストを作成できます。リスト内のみ、またはすべての値を置換するか選択してください。
      すべての値を置換する場合：読み取り値がない場合は、デフォルト値を使用するか、エラーを生成して処理を中断するかを選択できます。

  • 日付フィールドおよび数値フィールドの追加オプション

    • 日付フィールド では、関連する読み取り領域に日付のみ、または日付と時刻がどの形式で記載されているかを指定できます。デフォルトではコンピューターの地域設定に一致する形式が使用されます。形式指定は、読み取った日付が正しく解釈されるために重要です。

    • 数値フィールド では、関連する読み取り領域で数値がどの形式で定義されているかも指定できます。標準ではコンピューターの地域設定に一致する数値形式が使用されます。形式指定は、読み取った数値が正しく解釈されるために重要です。
      

• 検索の実行：

  • ユーザーが Smart Search を開始するためにどの種類の要素を使うか指定します。ボタンとキーボードショートカットが利用可能で、両方を組み合わせることもできます。

  • ボタン: ボタンは選択したアプリケーション（たとえば会計ソフト）に直接表示されます。「ボタン」をクリックし、スクリーンショット上の所定の位置に枠を描画します。ラベルやアイコンを調整するには、枠内で 編集 をクリックします。

  • キーボードショートカット: 右側のサイドバーでキーボードショートカットを設定します。

  • ビューアーの代わりに結果リスト: Smart Search で 1 件のみ文書が見つかった場合、DocuWare ビューアーの代わりに結果リストを表示できます。そのためには、常に結果リストを開く オプションを有効にします。