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Desktop Apps は、以下の 2 つのソフトウェアコンポーネントで構成されています。
DocuWare Desktop Apps: このコンポーネントはユーザーの PC にインストールされます。
DocuWare Desktop Service: このサービスは、DocuWare Desktop Apps とユーザーの DocuWare システムをリンクさせます。
両方のコンポーネントがインストールされると、ユーザーが PC を起動する際にバックグラウンドで起動するようになります。 コンポーネントが起動されない場合には、次のセクションで説明するように、後から手動で起動することができます。
Desktop Apps のインストール
Desktop Apps は、アプリケーションを使用するユーザーのコンピューターのローカルにインストールされます。 インストールには、以下の 2 つのオプションがあります。
DocuWare のメインメニューを開き、Desktop Apps をクリックします。
または、Windows タスクバーの DocuWare Desktop Apps アイコンを右クリックしてコンテキストメニューを開き、"DocuWare Desktop Apps のインストール" をクリックします。 どちらの場合でも、セットアップダイアログが開きます。
Desktop Apps を起動するには、Windows の検索バーに「DocuWare Desktop Apps」と入力します。 結果リストで、DocuWare Desktop Apps というエントリをクリックします。 または、Windows タスクバーで DocuWare Desktop Apps を右クリックし、"DocuWare Desktop Apps を開く" を選択します。
システムと Desktop Apps の接続
Desktop Service を介して DocuWare システムとの接続を確立するには、DocuWare のメインメニューで Desktop Apps を接続をクリックします。
注: DocuWare Desktop は、DocuWare Desktop と同じバージョンの DocuWare システムにのみ接続可能です。
Desktop Service がまだ起動されていない場合には、以下の 2 つの方法があります。
ユーザーの PC を再起動します。 その後、Desktop Service がバックグラウンドで起動します。
サービスを再起動します。Windows タスクバーを右クリックして Windows タスクマネージャーを開き、コンテキストメニューからタスクマネージャーを選択します。 "サービス" タブを開き、"詳細" をクリックします。 DWDesktopService を右クリックし、コンテキストメニューから "起動" または "再起動" を選択します。
接続の編集
接続は、Desktop Apps の同名のページで編集することができます。
既存の接続をリストから削除するには、その接続を選択して "削除" をクリックします。
使用する接続を有効にするには、希望の接続を選択し、"有効化" をクリックします。
DocuWare Desktop Apps を起動するための DocuWare システムへのデフォルトの接続を作成するには、"デフォルトの接続を確立" をクリックします。 これは、たとえばユーザー ID が変更された場合などに必要となる可能性があります。
新規ユーザーとして DocuWare Desktop Apps を開いて Windows ログインを介してログインした場合、DocuWare への接続は自動的に確立されます。 DocuWare のログインを使用して認証を行うと、Windows のシステムトレイにメッセージが表示され、DocuWare を開くことなくユーザー名とパスワードを直接入力することができます。
ジョブの履歴
"履歴" ボタン
をクリックすると、DocuWare Desktop Apps で開始したすべてのオーダーの詳細を表示できます。 各ジョブの日付、開始時間、名前、ソース、状態が表示されます。 履歴の列ヘッダーにあるドロップダウンメニューを使用し、時間、ソース、状態で情報をフィルタリングすることができます。
オーダーの詳細ビューを開くには、その行をクリックします。 詳細ビューでは、ドキュメントがいくつのサブドキュメントに分けられているかも分かります (該当する場合)。 分割されているドキュメントのリンク情報をクリックすると、別のダイアログが新しく開き、新しく作成されたすべてのドキュメントとその状態が表示されます。
ビューを最新のバージョンに更新するには、"更新" をクリックします。たとえば、履歴を表示した時点でオーダーがまだ完了していなかった場合などに使用します。
すべてのジョブの情報を削除するには、"履歴を削除" をクリックします。
失敗したジョブの再試行
オーダーを正常に完了できなかった場合、ステータスが "警告" になります。 過去 7 日間のオーダーを最大で 1000 件まで表示することができます。
DocuWare Desktop Apps は、DocuWare のサーバーに到達できない場合などに失敗したインポートジョブを自動的に再試行します。 ただし、たとえば長期間のドキュメントの保存が不可能な場合などに、"ジョブを再試行" ボタンをクリックして手動でジョブを再起動することも可能になりました。 これにより、すべてのドキュメントを正しく保存できるようになります。
ファイルのエクスポート
エラーにより DocuWare にドキュメントをインポートできない場合、ドキュメントをエクスポートすれば別の方法で DocuWare のシステムにインポートすることができます。 この機能は、エラーが発生した場合にのみ使用可能です。 これは、インポートジョブを手動で再試行するための代替手段です。
ドキュメントが分割された場合でも、分割の結果作成されたドキュメントをすべてエクスポートすることができます。 ドキュメントは圧縮された ZIP ファイルとしてエクスポートされ、エラー分析のための追加情報も含まれています。
DocuWare Scan、DocuWare Import、Smart Connect のユーザーインターフェース
DocuWare Desktop Apps は、DocuWare Scan、Import、Printer、Smart Connect などのアプリケーションを提供します。 これらを使用すれば、以下のことが可能になります。
ドキュメントをスキャンして DocuWare のファイルキャビネットにインポートする - DocuWare Scan
ファイルシステム内のフォルダーを監視し、DocuWare の文書トレイやファイルキャビネットへとドキュメントを自動的にインポートする - DocuWare Import
インデックスデータをエクスポートし、サードパーティ製アプリケーションに渡す - DocuWare Export
他のアプリケーション (ERP など) からドキュメントを PDF として直接印刷し、ファイルキャビネットに保存する - DocuWare Printer
ボタン 1 つで別のアプリケーション (ERP など) からドキュメントへとアクセスし、表示やインデックス作成を行う - Smart Connect
Desktop Apps では、アクティブな処理中のジョブはすべてページの下部にプログレスバーとともに表示されます。 エラーによりドキュメントがインポートされなかった場合には、ジョブの履歴からアクセスすることができます。
Windows タスクバーの DocuWare Desktop Apps 
のトレイアイコンを右クリックするとコンテキストメニューが表示され、たとえば、Desktop Apps を開いたり、接続を編集したりすることができます。
設定の作成と編集
設定では、以下の領域についてドキュメントの処理方法を指定することができます。
スキャン、フォルダーからのインポート、DocuWare Printer の設定: DocuWare > メインメニュー
> 設定 > キャプチャ > ドキュメント処理の順に移動します。Smart Connect の設定: DocuWare > メインメニュー > 設定 > 設定 > 設定 > Smart Connect の順に移動します。
DocuWare Desktop Apps の特定の機能では別途ライセンスが必要となりますのでご注意ください。 利用できない機能がある場合には、ライセンスが不足している可能性があります。
DocuWare Desktop Apps のライセンスに関する詳細情報 (現在の DocuWare バージョンでも有効です)
ドキュメントのスキャン
DocuWare Scan では、ユーザーのドキュメントをスキャンして DocuWare にインポートし、PDF/A 長期保存フォーマットでシステムに保存します。 ご利用の PC にインストールされているスキャナー (TWAIN および WIA ドライバーを搭載しているもの) であれば、どれでも使用できます。
新しいドキュメントをスキャンするには、まずはスキャナーの設定、設定 (ドキュメントの処理方法を指定します)、スキャナーを選択します。 スキャナーの設定は、それぞれが設定のセットとして保存されます。 スキャナーの設定で、そういったセットを選択します。 スキャナーの設定を新しく作成したり、既存の設定を編集したりするには、"スキャナーの設定を開く" をクリックします。
選択した設定のヒントは、以下の通りです。
スキャナーデバイスのダイアログを表示
スキャナーデバイスの設定が表示されます。 この機能は TWAIN スキャナーでのみ使用可能です。OCR 言語
ドキュメントの言語を自動的に識別する場合は、ドロップダウンリストから自動認識を選択します。 それ以外の場合には、使用する言語を選択してください。自動回転と傾き補正
スキャン時に上下の向きが間違っていたり傾いたりしているページは、自動的に回転してまっすぐに補正されます。白紙ページの削除
白紙のページは、自動的にドキュメントから削除されます。それぞれのシートを新しいドキュメントとして保存
スキャンしたシートは 1 枚ずつ新しいドキュメントとして保存されます。 1 枚のドキュメントを複数保存する場合、このオプションを使用すれば一括処理によってまとめてスキャンすることができます。
スキャナーフィールドに値が入力されているのにグレーアウトされている場合、特定の 1 つのスキャナーのみが使用可能であることを示しています。
ドキュメント処理の設定
設定は、DocuWare の設定 > ドキュメント処理 > ソースの種類 "スキャナー" の順に移動した先で作成および編集を行います。
DocuWare Scan を使用してユーザーの DocuWare のファイルキャビネットにドキュメントを保存するには、設定を少なくとも 1 つ作成し、ユーザーが設定へのアクセス許可を持っている必要があります。 そうでない場合には、デフォルトの文書トレイにのみドキュメントをインポートできます。
スキャンしたドキュメントの編集
スキャンしたドキュメントやページの並べ替えは、ドラッグ & ドロップでページを好きな場所にドラッグするだけで行うことができます。
スキャンしたドキュメントの各ページには独自のコンテキストメニューがあります。各ページの矢印か、またはページそのものを右クリックしてアクセスします。 これには、ページまたはドキュメント全体の回転や削除などの機能が含まれています。
フォルダーからのドキュメントのインポート
DocuWare Import は、ファイルシステム内で選択したフォルダーを監視し、その場所に保存されているドキュメントを文書トレイやファイルキャビネットにインポートします。 DocuWare にドキュメントをインポートするには、インポートジョブを自動または手動で開始します。
インポートに、現在有効化されている接続に割り当てられているジョブがすべて表示されます。
選択した設定のヒントは、以下の通りです。
OCR 言語
ドキュメントの言語を自動的に識別する場合は、ドロップダウンリストから自動認識を選択します。 それ以外の場合には、使用する言語を選択してください。スキャンした PDF を自動で回転
スキャン時に上下の向きが間違っていたり、傾いていたりするページについては、自動的に回転してまっすぐに補正します。ファイルの経過時間をチェック
ファイルはインポートフォルダーで 30 秒以上経過するまでアップロードされなくなります。 この設定は、大きなファイルが不完全にアップロードされるのを防ぎます。
ジョブの開始と停止
開始
インポートジョブを開始します。一度だけ開始
インポートジョブを一度だけ開始します。すべて開始
現在アクティブな接続に属するすべてのインポートフォルダーですべてのジョブを開始します。すべて停止
現在アクティブな接続に属するすべてのインポートフォルダーですべてのジョブを停止します。
DocuWare Import を使用してユーザーの DocuWare のファイルキャビネットにドキュメントを保存するには、ソースの種類 "フォルダー" の設定を少なくとも 1 つ作成し、ユーザーが設定へのアクセス許可を持っている必要があります。 そうでない場合には、デフォルトの文書トレイにのみドキュメントをインポートできます。
DocuWare Import はライセンス供与を受けたアドオンモジュールです。 このライセンスがない場合には、Import アプリの限られた機能しかご利用いただけません。
ドキュメント処理の設定
設定は、DocuWare の設定 > ドキュメント処理 > ソースの種類 "フォルダー" の順に移動した先で作成および編集を行います。
DocuWare Import のライセンスをお持ちでない場合には、"既定の文書トレイ" オプションのみがこちらに表示されます。それ以外の場合には、DocuWare の設定にアクセス許可を割り当てられているすべての設定が表示されます。
DocuWare Printer によるドキュメントの印刷
DocuWare Printer を使用すれば、PDF/A 長期保存フォーマットを使用してユーザーのアプリケーションから DocuWare へと直接ドキュメントをインポートすることができます。 ドキュメントは、文書トレイかユーザーのファイルキャビネットに直接保存されます。 ユーザーのプログラム (ERP や MS Word など) 上のプリンターの一覧から DocuWare Printer を選択し、印刷コマンドを入力するだけで OK です。
DocuWare Printer は PDF を作成するため、すでに PDF 形式になっているドキュメントは印刷しないでください。 これにより、ドキュメントの処理や後のレイアウトに関してエラーが発生する可能性があります。
DocuWare Printer は、特定のテキスト基準および/または印刷アプリケーションを介して、そのために作成されたどの設定がドキュメント処理のために実行されるかを認識します。 このように、DocuWare Printer は関連する設定に従ってドキュメントを自動的に処理します。
DocuWare Printer で印刷できるページの数は、1 つのドキュメントに含まれているテキストの量に応じて異なります。 DocuWare Printer では、1 回の印刷ジョブで最大 10,000 ページ分のドキュメントの印刷と保存をサポートしています。
ドキュメント処理の設定
設定は、DocuWare の設定 > ドキュメント処理 > ソースの種類 "フォルダー" の順に移動した先で作成および編集を行います。
DocuWare Printer を組織で使用するには、少なくとも設定が 1 つ必要です。
Smart Connect の使用
DocuWare Smart Connect ページには、ユーザー権限が自身に割り当てられている Smart Search と Smart Index のすべての設定が表示されます。 いずれの場合でも、リストには設定の名前、それを実行するためのキーボードショートカット (Smart Search の場合)、それぞれのアプリケーションのウィンドウのタイトルの両方が含まれています。
Smart Connect を使用するには、事前に作成した設定を実行します。 これを行うには、以下のようにたくさんの選択肢があります。
DocuWare Desktop Apps のトレイアイコン
を使用してコンテキストメニューを開き、Smart Search にマウスを移動し、表示される一覧から Smart Search をクリックします。Smart Search の場合、サードパーティ製アプリケーションのダイアログに表示されるボタン (設定に応じて異なります) か、または設定で指定した特定のキーの組み合わせを介して行います。
Smart Index の場合、DocuWare の保存ダイアログの設定でクリックしたメニュー項目を介して行います。
Smart Connect の設定の管理
Smart Connect の設定を作成および変更するには、こちらをクリックしてください。 DocuWare の設定で Smart Connect セクションが開きます。 Smart Connect の設定を作成または編集するには、Smart Connect の設定の管理権限が必要です。この権限は、ユーザー権限セクションの DocuWare Administration で割り当てられます。
診断モードの使用
このオプションを有効にすると、Smart Connect の実行時に追加のウィンドウが開きます。 このウィンドウには、Smart Connect の設定が正確に実行されているかどうか、つまり、ウィンドウのタイトルとアンカーが見つかるかどうかや、定義されたセクションを読み取り、その内容をインデックスフィールドに転送できるかどうかが表示されます。
フィードバックの送信
DocuWare が更新されるたびに Smart Connect がより多くのアプリケーションを認識できるように、DocuWare は Smart Connect が正常に認識したアプリケーションに関する情報を必要とします。 ドロップダウンメニューからアプリケーションを選択し、"OK" をクリックします。 ご利用のメールクライアントが開き、対応する情報を DocuWare に送信します。 メールを送信する際にその他のデータが転送されることはありません。 これにより、DocuWare は Smart Connect を常に改善し続けることができます。
Java アプリケーションのサポート
読み取るウィンドウが Java で動作している場合、Smart Connect を使用して読み取るデータがより良い結果となるように、こちらからミニプログラムもダウンロードしてください。 プログラムのインストールには、Windows の管理者権限が必要です。