Smart Index の設定

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Smart Index を使用すると、たとえば会計プログラムなどのメインアプリケーションを離れることなく、DocuWare で文書をインデックス付けできます。

請求書をスキャンして、DocuWare バスケットに保存します。請求書を会計プログラムに入力し、同時にアーカイブします。そのためには、バスケット内の請求書を選択し、保管場所としてファイルキャビネットを選びます。最初の請求書が DocuWare ビューアに表示され、DocuWare ストレージダイアログが開きます。

同時に、会計システムを開いています。そこでは、会社名、日付、請求書番号、金額などの請求書データを入力します。さらに、会計システムがこのデータセットに固有の番号を割り当てます。

今、DocuWare ストレージダイアログで Smart Index ボタンをクリックすると、会計システムのユーザーインターフェイスからすべてのデータが DocuWare ストレージダイアログの該当フィールドに転送されます。これにより、DocuWare のインデックス用語はワンクリックで割り当てられ、データを二重入力する際の入力ミスや、会計システムのデータと DocuWare のインデックス用語の間の不整合が解消されます。

Smart Connect を Desktop App として使用

Smart Connect を利用するには、Desktop App Smart Connect をサーバーにインストールする必要があります。また、ローカルにインストールされた Desktop Apps を DocuWare に接続する必要があります: DocuWare Client > スタートメニュー > Desktop Apps > Desktop Apps に接続

Smart Index の設定方法

各 Smart Index には固有の設定が必要です。設定では、Smart Index を使用するアプリケーションや、どの内容を DocuWare のストレージまたは情報ダイアログのフィールドに転送するかなどを指定します。さまざまなシナリオに対して異なる設定を作成します。

  • Smart Index の設定は DocuWare 設定 > インテグレーション > Smart Connect で作成します。

  • ソースを選択：

    • ソースとは、Smart Connect を統合したいアプリケーション（たとえば会計プログラムや Microsoft Outlook）を指します。

    • まず、このアプリケーションのウィンドウのスクリーンショットを撮影します。次のステップ 識別 でウィンドウタイトルを入力し、Smart Connect がアプリケーションを認識できるようにします。

    • 識別：Smart Connect はウィンドウタイトルを使って内容を転送するウィンドウを識別します。オペレーターを選択し、タイトル欄に該当する文字列を入力することで、識別方法をさらに詳細に定義できます。たとえばアプリケーションのウィンドウタイトルが「CRM アプリケーション」の場合、「含む」オペレーターを選択して「CRM」と入力します。

    • 認識技術：スクリーンショット作成時、Smart Connect はバックグラウンドで、Windows テクノロジーを利用してサードパーティアプリケーションからテキストを直接読み取れるかどうかを確認します。可能な場合はこの方法が自動で選択されます。できない場合は、適切な技術を選択できるダイアログが表示されます。

  • インデックス付け

    • どのインデックス用語を DocuWare に転送するかを指定するには、キャプチャしたウィンドウのテキストやリスト要素を、選択した DocuWare ダイアログの個々のインデックス項目に割り当てます。

    • ファイルキャビネットとダイアログを選択：リストには、少なくとも 1 つのストレージまたは情報ダイアログが割り当てられている DocuWare ファイルキャビネットがアルファベット順に表示されます。

    • インデックス付けを定義：インデックス付けのために、サードパーティアプリケーションからテキストを読み取り、DocuWare インデックス項目に転送します。そのために、必要に応じてアンカーで位置を指定できる読み取り領域を作成します。

    • ツールを選択：

      ツール「テキスト」「リスト」「アンカー」の概要

      • テキスト：たとえば、スクリーンショットには請求書が開かれている会計プログラムが表示されており、インデックス付けに請求書番号を使用したい場合、テキストツールをクリックし、その番号のゾーンに読み取り領域を描画します。この領域をファイルキャビネットのインデックス項目「請求書番号」と接続します（右側に一覧表示されています）。読み取った番号がインデックス項目に表示されます。

      • リスト：リストの場合、読み取ったテキストは個別のキーワードフィールドに行ごとに入力されます。

      • アンカー：読み取り対象のテキストやリスト領域が常に同じ位置にない場合は、まずアンカーを配置し、そのアンカーに読み取り領域を割り当てます。

  • フィールドの入力内容を編集するには、編集 をクリックします。

  • テキストフィールドの定義：

    • テキストの定義：インデックス付けに使用する読み取ったテキストの一部をここで指定できます。特定の文字列の「後」「前」「間」のみを使うかを決めます。バーコードの場合など、正確な位置や区切り文字を指定し、特定の項目を選択することも可能です。

    • テキストの置換：エリア内のすべての読み取ったテキストを自動的に別のものに置き換えられます。たとえば、ドキュメントから読み取った「請求書」を「請求書-送信済み」にインデックス付け用として置き換えられます。置き換えるすべてのエントリのリストを作成できます。リスト内のみ、またはすべての値を置換するか選択してください。
      すべての値を置換する場合：読み取る値がない場合は、デフォルト値を使うか、エラーを発生させて処理を中断するかを選択できます。

  • 日付フィールドと数値フィールドの追加オプション

    • 日付フィールドでは、関連する読み取り領域に日付のみ、または日付と時刻がどの形式で表示されているかも指定できます。デフォルトでは、PC の地域設定に一致する形式が使用されます。形式指定は、読み取った日付が正しく解釈されるために重要です。

    • 数値フィールドでは、関連する読み取り領域で数値がどの形式で定義されているかも指定できます。標準では、PC の地域設定に一致する数値形式が使用されます。形式指定は、読み取った数値が正しく解釈されるために重要です。