Smart Index

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Smart Index を使用すれば、会計プログラムなど主要アプリケーションを閉じることなく、DocuWare でドキュメントのインデックスを作成できます。Smart Index は、プログラムのインターフェースから読み取ったコンテンツを索引語として DocuWare に転送します。ドキュメントを保存するときや、すでにアーカイブされているドキュメントのインデックスを再構築するときに、この動作を実行します。これで他のアプリケーションから DocuWare ダイアログにコンテンツを入力またはコピーする必要はありません。

Smart Index には設定が必要です。特に、このような場合は、転送するコンテンツ、転送元のアプリケーション、転送先の DocuWare 保管/情報ダイアログのフィールドを指定します。シナリオごとに異なる設定を作成します。

Smart Index がもたらすメリット

会計アプリケーションで請求書を転記していると仮定します。DocuWare で請求書をアーカイブします。

請求書をスキャンして、DocuWare Client の DocuWare 文書トレイで利用できるようにします。請求書を会計プログラムに入力し、同時にアーカイブします。これを実行するには、文書トレイの請求書を選択し、請求書を保管するファイルキャビネットを選択します。DocuWare Viewer に最初の請求書が表示され、DocuWare の保管メニューが開きます。

会計システムはすでに開いた状態とします。会計システムに会社名、日付、請求書番号、数量などの請求書データを入力します。さらに、会計システムによって、このレコードに一意の番号を付けられます。

DocuWare 保管ダイアログの Smart Index ボタンをクリックすると、会計システムのユーザーインターフェースから DocuWare 保管ダイアログの該当するフィールドにすべてのデータが転送されます。DocuWare の索引語が割り当てられるため、会計システムと DocuWare に 2 回同じデータを入力する必要がなく、会計システムのデータと DocuWare の索引語との整合性を保つことができます。

インデックス作成

DocuWare に転送する索引語を指定するには、キャプチャされたウィンドウのテキストやリストのエレメントを、選択した DocuWare ダイアログの各インデックスフィールドに割り当てます。

ファイルキャビネットとダイアログの選択

リストには、1 つ以上の保管ダイアログや情報ダイアログが割り当てられているすべての DocuWare ファイルキャビネットが、アルファベット順に表示されます。

インデックス作成の設定

インデックス作成の場合、外部アプリケーションから読み取られたテキストが DocuWare インデックスフィールドに転送されます。これを実行するには、必要に応じて、アンカーを使用して配置できる読み出し領域を作成します。

ツールを選択：

  • テキスト：例えば、請求書が開いた会計プログラムをスクリーンショットに表示し、請求書番号を使用してインデックスを作成するとします。その場合、テキストツールをクリックし、読み出した領域を請求書番号のゾーンにドラッグします。ファイルキャビネットのインデックスフィールドの右隣りにリストされている [請求書番号] インデックスフィールドとこの領域をリンクします。読み出し番号がインデックスフィールドに表示されます。

  • リスト：リストの場合、読み出しテキストは、各キーワードフィールドの各行に入力されます。

  • アンカー：読み出すテキストやリスト領域が常に固定位置にあるとは限らない場合、最初にアンカーを配置してから、読み出し領域を割り当てます。

フィールドのエントリを編集するには、編集をクリックしますpictemplate_small。

テキストフィールド

  • テキストを指定
    これで、インデックス作成に使用する読み出しテキストのサブ領域を指定できます。特定の文字列の後、前、間にテキストのみを使用するかどうかを決定します。正確な位置 (バーコードの場合など) を指定することも、フィールド区切りを定義して特定のエントリを選択することもできます。

  • テキストを置換
    領域のすべての読み出しテキストを他のテキストに置き換えることができます。例えば、ドキュメントで読み出した「請求書」という用語をインデックス作成用の「請求書 - 出力」に置き換えることができます。これを行うには、置き換えるすべてのエントリのリストを作成します。すべての値を置き換えるか、リストされた値のみを置き換えるかを選択します。
    すべての値を置き換える場合：読み取る値が見つからない場合は、デフォルト値を受け入れるか、エラーを作成してプロセスを中止するかを選択できます。

日付フィールドと数値フィールドの追加オプション

  • 日付フィールドでは、読み取る領域に日付のみを表示するか、日付と時刻を表示するかを指定することもできます。デフォルトではコンピュータの地域設定に対応する形式が使用されます。読み取った日付が正しく解釈されるためには、形式を指定することが重要です。

  • 数値フィールドでは、関連する読み取り領域の数字形式を指定することもできます。デフォルトでは、コンピュータの地域設定に一致した数字形式が使用されます。読み取られた数字が正しく解釈されるためには、形式を指定することが重要です。