L'étape suivante consiste à définir où les documents traités seront stockés. La cible est généralement une spécifique dans DocuWare, mais vous pouvez aussi choisir un .
Vous pouvez en outre envoyer le document par e-mail et y ajouter une signature électronique, comme décrit dans les sections suivantes.
Envoyer le document par e-mail
Lorsque vous stockez un document dans DocuWare, vous pouvez aussi l'envoyer par e-mail dans la foulée. Par exemple, vous créez une facture à envoyer au client par e-mail. Pour cela, sous Cible, activez l'option « Ouvrir un nouvel e-mail avec le document en pièce jointe ».
Une fois le document stocké dans l', votre client de messagerie s'ouvre avec un nouvel e-mail contenant le document en pièce jointe. Le destinataire, l'objet, le nom de la pièce jointe et le contenu de l'e-mail peuvent être renseignés automatiquement avec les entrées d'index que vous sélectionnez dans la liste.
Insérer une signature électronique
Si vous souhaitez ajouter aux documents une signature électronique accompagnée d'un certificat, tenez compte des indications suivantes.
Caractéristiques d'un certificat
Les certificats utilisés doivent présenter les caractéristiques suivantes :
Certificat RSA (recommandé)
Longueur : au moins 1024 bits, 2048 bits recommandés
Utilisation de la clé : signature numérique
Sources des certificats
Vous pouvez obtenir des certificats auprès de différentes autorités de certification. Certains certificats sont gratuits, d'autres sont payants.
Certificats dans le magasin de certificats Windows
Les certificats sont normalement enregistrés dans le magasin de certificats Windows, dans la zone « Utilisateur actuel ». Les documents peuvent ainsi être signés dès que l'utilisateur est connecté au système Windows et que les DocuWare Desktop Apps ont démarré. Si vous souhaitez que les documents soient également signés lors de l'import, même lorsque l'utilisateur n'est pas connecté à Windows, enregistrez le certificat dans la zone « Ordinateur local ».
Le paramètre « Sécurité élevée » n'est pas recommandé lors de l'importation de certificats dans le magasin de certificats Windows. Lorsque ce paramètre est activé, un mot de passe peut être demandé dès qu'un document doit être signé, c'est-à-dire lors de l'accès au certificat.