Une fois la source et la cible des documents définies, l'étape suivante consiste à configurer la phase Traitement . À ce stade, vous configurez les actions qui permettent à DocuWare d'extraire automatiquement les informations des documents, de les stocker au bon emplacement et d'appliquer les workflows nécessaires.
Indexation
L'indexation consiste à extraire ou à attribuer aux documents des informations clés (métadonnées), telles que la date, le nom du client ou le numéro de facture. DocuWare propose plusieurs options pour affiner la manière dont ces informations sont obtenues et attribuées.
Champs d'index
Les textes lus à partir du document et saisis dans un peuvent être définis plus précisément à l'aide de la fonction Modifier 
. Depuis la version 7.7 de DocuWare, vous pouvez également modifier les entrées dynamiques de cette manière.
Champ de texte
Définir le texte
Spécifiez une sous-zone du texte extrait à utiliser pour l'indexation. Choisissez d'utiliser uniquement le texte placé après, avant ou entre une chaîne donnée. Vous pouvez également indiquer la position exacte, par exemple pour un code-barres, ou définir un séparateur de champ en sélectionnant une entrée précise. Si un code-barres contient plusieurs lignes, vous pouvez sélectionner uniquement la ou les lignes à écrire dans le champ d'index. Le contenu d'une facture peut ainsi être entièrement repris depuis les codes-barres et réparti dans les différents champs.Corriger le texte
Vous pouvez remplacer des caractères individuels afin de corriger des erreurs de lecture. Par exemple, si le chiffre « 1 » est lu à tort comme un « I » majuscule, ou si le « 0 » est lu comme un « O » majuscule lors de la numérisation, vous pouvez corriger ces erreurs.Remplacer le texte
Vous pouvez substituer tout le texte extrait d'une zone définie par un autre texte. Par exemple, le terme « invoice » lu dans un document peut être remplacé par « invoice - sortie » pour l'indexation. Créez une liste des entrées à remplacer et choisissez de remplacer toutes les valeurs ou uniquement celles répertoriées.
Si toutes les valeurs doivent être remplacées : lorsqu'une valeur lue est manquante, vous pouvez décider d'accepter la valeur par défaut ou de générer une erreur, ce qui interrompt le processus.
Options supplémentaires pour le champ de date et le champ numérique
Pour le champ de date, vous pouvez également indiquer dans quels formats la date seule ou la date et l'heure apparaissent dans la zone de lecture correspondante. Par défaut, les formats correspondant aux paramètres régionaux de votre ordinateur sont utilisés. Préciser les formats est important pour que la date lue soit interprétée correctement.
Pour le champ numérique, vous pouvez également préciser le format dans lequel le nombre est défini dans la zone de lecture associée. Par défaut, le format numérique correspondant aux paramètres régionaux de votre ordinateur est utilisé. Préciser le format est important pour que le nombre lu soit interprété correctement.
Identification
L'identification est le processus par lequel DocuWare détermine quelle configuration utiliser pour un type particulier de document à stocker ou à imprimer. Cette étape est nécessaire lorsque plusieurs configurations de traitement des documents ont été créées pour différents types de documents, sources ou workflows. Vous gérez la sélection automatique sous Traitement > Identification.
Lors de la numérisation, de l'importation depuis un ou de l'impression, aucune intervention supplémentaire n'est nécessaire pour que les documents soient traités avec les paramètres appropriés. Par exemple, pour les factures entrantes, la configuration créée exclusivement pour ces documents est toujours sélectionnée.
Pour qu'une configuration soit sélectionnée automatiquement, vous devez d'abord activer la fonction suivante sous Source > Sélectionner automatiquement la configuration telle que définie sous « Traitement ». La section Identification apparaît alors dans la barre latérale sous Traitement.
Si vous utilisez DocuWare Printer comme source, vous pouvez également faire identifier la configuration appropriée par l'application source, par exemple MS Word, dont proviennent vos documents. Cette option ne fonctionne toutefois que si vous avez imprimé le document modèle avec DocuWare Printer. Ainsi, le document modèle contient les métadonnées requises (nom de fichier, etc.) qui apparaissent sous Application.
Séparation
La séparation consiste à diviser un document unique en plusieurs documents distincts dans DocuWare. Cette fonction est utile lorsque vous numérisez ou importez un lot de documents sous forme d'un seul fichier, mais que chaque élément doit être traité individuellement — par exemple, lorsque vous séparez un fichier de plusieurs pages contenant plusieurs factures en documents de facture individuels.
Vous pouvez définir si et comment un document doit être séparé. Trois critères sont disponibles pour cela :
Séparation après un nombre fixe de pages
Si vous imprimez fréquemment des lettres types de deux pages depuis des applications comme MS Word, vous pouvez paramétrer la configuration de manière à séparer le document toutes les deux pages. Ainsi, chaque lettre type apparaît dans DocuWare comme un document distinct de deux pages.Séparation selon un critère textuel
Vous imprimez régulièrement des factures dont les dernières pages contiennent vos conditions générales de vente. Sélectionnez « Total » comme critère textuel pour toujours séparer le document après la fin de la facture et avant le début des conditions générales, puisque celles-ci figurent à la fin de chaque facture.Séparation après changement de code-barres
Vous numérisez par lots des documents papier, chacun comportant son propre code-barres. Chaque fois qu'un code-barres avec une valeur différente est détecté, DocuWare crée automatiquement un nouveau document.
Pour séparer un document selon un critère textuel, vous avez besoin d'un document modèle. Sans document modèle, vous ne pouvez effectuer une séparation que selon le nombre de pages.
En-tête
Vous pouvez ajouter un en-tête ou un logo à vos documents ; il s'affichera sur le document. L'en-tête peut être ajouté uniquement à la première page ou à toutes les pages. Cela peut s'avérer utile, par exemple, lorsque vous souhaitez placer un en-tête sur la première page d'un document, mais uniquement un logo sur les pages suivantes. L'en-tête est automatiquement positionné aligné à gauche en haut. Les en-têtes ou logos trop grands peuvent donc être tronqués. Pour que votre en-tête occupe la zone souhaitée de la page, vous devez préparer un PDF correspondant comme document modèle.
Pour imprimer des documents avec un arrière-plan image ou couleur, activez sous Traitement > En-tête la fonction En-tête toujours au premier plan. Sinon, votre en-tête risque d'être masqué. Si vous utilisez cette fonction conjointement avec la fonction Electronic Signature, aucun PDF/A ne peut être créé. Un PDF est généré à la place.
Les documents XML et les PDF qui contiennent un fichier XML en pièce jointe ne prennent pas en charge la fonction En-tête.