Les sections suivantes fournissent certaines informations sur les fonctionnalités de la page Traitement.
Pour plus d'informations sur le traitement des factures électroniques au format XML, voir aussi Importer des factures électroniques.
Indexation
Champs d'index
Les textes lus dans le document et entrés dans un champ d'index peuvent être définis plus précisément à l'aide de la fonction Édition
. A partir de la version 7.7 de DocuWare, vous pouvez également modifier les entrées dynamiques de cette manière.
Champ texte
Définir texte
Vous pouvez spécifier ici une sous-zone du texte lu à utiliser pour l'indexation. Déterminez s'il faut utiliser uniquement le texte après, avant ou entre une chaîne spécifique. Vous pouvez également indiquer la position exacte (par exemple pour un code-barres) ou définir un délimiteur de champ et sélectionner une entrée spécifique. Si un code-barres contient plusieurs lignes, vous pouvez sélectionner uniquement la ou les lignes à inscrire dans le champ d'index. Les contenus de la facture peut donc être transférés complètement depuis les codes barres et distribués à des champs individuels.Corriger du texte
Vous pouvez remplacer des caractères individuels et corriger les erreurs de lecture par ce moyen. Cela s'avère utile si, par exemple, le chiffre 1 est lu par erreur comme un I majuscule ou si le chiffre 0 est lu comme un O majuscule pendant la numérisation.Remplacer le texte
Vous pouvez faire remplacer tout le texte lu d'une zone par un autre texte. Par exemple, le terme « facture » lu dans un document peut être remplacé par « facture - sortie » pour l'indexation. Vous pouvez le faire en créant une liste de toutes les entrées à remplacer. Vous pouvez choisir de remplacer toutes les valeurs ou seulement celles qui sont répertoriées.
Si toutes les valeurs doivent être remplacées : dans le cas où une valeur devant être lue manque, vous pouvez choisir si la valeur par défaut doit être acceptée ou si une erreur doit être créée et le processus abandonné.
Options supplémentaires pour le champ de date et le champ numérique
Pour le champ de date, vous pouvez également indiquer si seule la date ou la date et l'heure sont répertoriés dans la zone de lecture correspondante. Les formats correspondant aux paramètres régionaux de votre ordinateur sont utilisés par défaut. Il est important de spécifier les formats afin que la date lue puisse être interprétée correctement.
Pour le champ numérique, vous pouvez également spécifier le format dans lequel le nombre est défini dans la zone de lecture associée. Par défaut, le format numérique correspondant aux paramètres régionaux de votre ordinateur est utilisé. Il est important de spécifier le format afin que le chiffre lu puisse être interprété correctement.
Identifier
Si vous avez créé plusieurs configurations, DocuWare peut sélectionner automatiquement la configuration appropriée, en fonction du type de documents que vous souhaitez stocker ou imprimer. Vous contrôlez la sélection automatique sous Traitement > Identité. Lors de la numérisation, de l'importation depuis une armoire ou de l'impression, aucune autre intervention n'est requise pour le traitement des documents avec les paramètres appropriés. Par exemple, pour les factures entrantes, la configuration créée uniquemet pour ces documents est toujours sélectionnée.
Si une configuration doit être sélectionnée automatiquement, vous devez d'abord activer la fonction suivante sous Source : Sélectionnez la configuration automatiquement comme défini dans « Traitement ». Sous Traitement, la section Identifier apparaît dans la barre latérale.
Si vous utilisez DocuWare Printer comme source, vous pouvez également avoir la configuration correcte identifiée par l'application source, par exemple MS Word, d'où proviennent vos documents. Cependant, cette option ne fonctionne que si vous avez imprimé le document d'exemple avec DocuWare Printer. Cela garantit que le document d'exemple contient les métadonnées requises (nom de fichier, etc.) que vous voyez sous Application.
Division
Pour les tâches en bloc, vous pouvez préciser si et comment un document doit être divisé. Ces critères sont disponibles dans ces situations : après un certain nombre de pages, en fonction d'un critère de texte que vous spécifiez, ou lorsqu'une modification de code-barres est détectée.
Exemple de division après un nombre de pages donné
Vous imprimez souvent des lettres de deux pages, par exemple avec Microsoft Word. Si vous indiquez dans la configuration que le document est divisé après deux pages, les lettres sont présentes dans DocuWare sous la forme de documents individuels de deux pages.Exemple de division selon des critères de texte
Vous imprimez fréquemment des factures dont les dernières pages contiennent vos conditions générales de vente. Sélectionnez « Total » comme critère de texte pour toujours diviser le document à la fin de la facture et avant le début des conditions générales de vente car celles-ci sont toujours incluses à la fin de la facture.Exemple de division après changement de code barre
Vous scannez par lots des documents papier, chacun d'entre eux ayant son propre code barre. Chaque fois qu'un code barre avec une valeur différente est détecté, DocuWare crée automatiquement un nouveau document.
Pour diviser un document selon des critères de texte, vous avez besoin d'un exemple de document. Sans document d'exemple, vous ne pourrez effectuer de division qu'à partir d'un numéro de page.
En-tête
Vous pouvez ajouter un en-tête ou un logo à vos documents, qui seront affichés sur votre document. Vous pouvez ajouter un en-tête, soit sur la première page, soit sur toutes les autres pages. Par exemple, cela peut être important si vous souhaitez ajouter un en-tête à la première page du document, mais seulement un logo sur toutes les pages supplémentaires. L'en-tête est automatiquement positionné dans le coin supérieur gauche ; si les en-têtes ou les logos sont trop grands, ils peuvent être coupés. Afin que votre en-tête occupe sur votre page la zone que vous souhaitez, vous devez préparer un PDF correspondant pour disposer d'un document d'exemple.
Pour imprimer des documents avec un fond d'image ou de couleur, sous Traitement > En-tête, activez la fonction En-tête toujours au premier plan. Sinon, votre en-tête peut être couvert. Si vous utilisez cette fonction avec la fonction Signature électronique, aucun PDF/A ne peut être créé. Un document PDF sera créé à la place.
Les documents XML et les PDF qui contiennent une pièce jointe XML ne prennent pas en charge la fonction « En-tête ».