Traitement de documents - Source

Un document modèle sert de référence pour indiquer au système où trouver les informations à extraire.

Si vous avez besoin de créer un document modèle pour le traitement des documents, procédez comme suit :

• Imprimez un document depuis l'application source, par exemple Microsoft Word, en utilisant le DocuWare Printer. Enregistrez ce document dans votre système de fichiers.

• Dans l'onglet Source, sous Document modèle, cliquez sur « Système de fichiers » et sélectionnez le document que vous avez créé avec le DocuWare Printer.

Pour les configurations d'imprimante, il est vivement recommandé de créer des documents modèles. Les documents imprimés par d'autres moyens que le DocuWare Printer risquent de ne pas permettre une reconnaissance de texte fiable.

Les différentes applications Windows gèrent l'impression et les polices de manière variable. Il arrive que des applications remplacent les polices par des versions temporaires pendant l'impression. Cela peut générer des caractères masqués dans le fichier numérique, invisibles sur l'impression. Par exemple, Adobe Reader peut utiliser des polices temporaires pour les PDF, ce qui peut empêcher le DocuWare Printer d'extraire les informations d'index de façon fiable. Dans ce cas, le DocuWare Printer bascule sur la reconnaissance optique de caractères (OCR), mais la précision est réduite.

Si vous rencontrez des problèmes de reconnaissance de texte sur des documents imprimés via le DocuWare Printer, vous pouvez installer et utiliser le pilote DocuWare Postscript Printer à la place.

Sélectionner des documents modèles pour les factures électroniques ZUGFeRD

Si vous importez des factures électroniques conformes au standard allemand ZUGFeRD (profil : Basic), utilisez comme document modèle une facture PDF contenant des métadonnées intégrées (au format XML).

*Plus d'informations sur PlanetPress :

Pour préparer un fichier de métadonnées depuis PlanetPress en vue de son import dans DocuWare, ouvrez le workflow PlanetPress et procédez comme suit :

1. Définissez les métadonnées. Pour plus d'informations, rendez-vous sur http://help.objectiflune.com/en/planetpress-workflow-user-guide/8.1/Default_CSH.html#/shared/Metadata-Explanation.html

2. Configurez l'export du document, métadonnées comprises, sous forme de fichier PDF ou PDI.
   Pour plus d'informations, rendez-vous sur http://help.objectiflune.com/en/planetpress-workflow-user-guide/8.1/Default_CSH.html#/metadata-to-pdi-task-properties.html

Exemple de fichier de métadonnées généré par PlanetPress

Lors de l'import d'une facture électronique, DocuWare lit les données XML de la facture, les affiche sous forme de métadonnées et les extrait pendant l'import.

Les standards nationaux suivants pour les factures électroniques sont pris en charge, entre autres :

• XRechnung (Allemagne)
  Conformément à la loi allemande sur la facturation électronique et à la directive européenne 2014/55/UE, ce standard s'applique aux échanges de factures avec les autorités fédérales allemandes.

• ZUGFeRD (Allemagne)
  Ce standard fournit un fichier XML intégré dans un PDF qui rend les données XML lisibles à l'œil humain.
  DocuWare prend en charge ZUGFeRD 1.0 à 2.3.

• FacturX (France)
  Ce standard est la version française du standard ZUGFeRD, avec le même contenu.

Contexte : pour l'échange de factures électroniques au sein de l'Union européenne, la norme EN 16931 définit les contenus qu'une facture électronique doit comporter et le modèle de données admissible pour la facturation électronique. Selon cette norme, les documents de facturation électroniques peuvent être envoyés sous forme de données structurées, par exemple en tant que fichiers XML ou fichiers PDF avec données XML intégrées. DocuWare prend en charge les deux modèles de données prévus, à savoir les syntaxes XML UBL (Universal Business Language) et CII (UN/CEFACT/Cross Industry Invoice).

• FatturaPA (Italie)
  De plus, DocuWare prend en charge le standard italien FatturaPA, qui n'est pas conforme à la norme EN 16931.
  En Italie, il est également obligatoire de signer les factures XML avec une signature électronique qualifiée conforme aux standards PAdES, XAdES ou CAdES.
  Avec la version 7.11 de DocuWare, la visionneuse prend désormais en charge les trois types de signature pour les factures électroniques italiennes au format FatturaPA lors de l'affichage des documents.

DocuWare affiche la facture dans la visionneuse sous une forme lisible, comparable à une facture PDF, afin que vous n'ayez pas à manipuler la représentation codée des données de facture pour les factures électroniques au format XML pur.

• DIAN (Colombie)
  Ce standard est imposé par l'autorité fiscale et douanière colombienne DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales). La facture se compose généralement de deux fichiers (XML et PDF). Le fichier PDF peut être stocké séparément du fichier XML et, si nécessaire, agrafé ou lié à celui-ci pour s'afficher également dans la visionneuse.

Vous créez des configurations pour les factures électroniques dans la Configuration DocuWare, sous Traitement des documents. Chaque configuration repose sur un document modèle : soit un PDF avec métadonnées intégrées (par exemple selon le standard ZUGFeRD), soit un fichier XML (par exemple selon le standard XRechnung).

Les données XML structurées de votre facture électronique modèle sont présentées de manière à pouvoir être facilement affectées aux champs index DocuWare souhaités. La façon dont vous affectez les données en détail dépend de chaque cas d'usage.

DocuWare vous permet de stocker vos factures électroniques de manière inaltérable : il est garanti que les factures électroniques sont stockées sans modification possible, qu'elles peuvent être affichées de façon lisible à des fins d'audit et qu'elles sont traçables et indexées sans ambiguïté. Cela peut se faire, par exemple, en indexant le numéro de document/facture, le nom du client/fournisseur et le montant total.

Dans tous les cas, vous devez tenir compte des exigences de votre administration fiscale nationale.

Structure d''une balise

Si vous utilisez une commande, insérez-la dans une balise dotée d''une structure spécifique. Respectez les règles suivantes lors de la création d''une balise.

1. Chaque balise doit commencer par cette chaîne de caractères :
   <dwControl:

2. La commande suit ensuite sans espace, par exemple pour diviser le document :
   NewDocument

3. La balise se termine par les caractères suivants :
   />

La balise complète pour diviser un document est donc :
<dwControl:NewDocument/>

Attribut

La plupart des commandes doivent être précisées au moyen d''attributs, par exemple dans le cas de SelectConfiguration où vous saisissez le nom de la configuration. Dans ce cas, complétez la balise comme suit :

1. Saisissez d''abord l''attribut ; dans l''exemple, le nom est suivi d''un caractère réel :
   <dwControl:SelectConfiguration name=

2. Saisissez ensuite la valeur de l''attribut, dans ce cas le nom de la configuration, en l''entourant de guillemets simples ou doubles. Fermez la balise par /> comme décrit ci-dessus :
   <dwControl:SelectConfiguration name="Invoices"/>

Caractères

Pour les caractères utilisés dans les balises, veuillez noter les points suivants :

• La chaîne « <dwControl: » n''est pas autorisée à l''intérieur des valeurs de paramètre.

• Aucun guillemet simple n''est autorisé à l''intérieur de guillemets simples. Vous pouvez toutefois utiliser des guillemets doubles.

• Aucun guillemet double n''est autorisé à l''intérieur de guillemets doubles. Vous pouvez utiliser des guillemets simples.

Plus d''informations sur DocuWare Control

Pour les champs numériques, le tableau suivant indique l''abréviation de la langue et les pays/régions associés.

Définissez le format de date selon le modèle suivant. Exemple : 14 mars 2017.

1. Année (par exemple 2017)
   - y = 7
   - yy = 17
   - yyy = 017
   - yyyy = 2017

2. Mois (par exemple mars)
   - M = 3
   - MM = 03
   - MMMM = mars

3. Jour (par exemple 14)
   - d = 4
   - dd = 14

Sélectionner la configuration : SelectConfiguration
Cette commande ignore l''étape d''identification pour la configuration DocuWare Printer et sélectionne et exécute directement la configuration définie. Pour définir la configuration, saisissez son nom comme valeur. À partir de DocuWare 6.8, les commandes DocuWare Control supplémentaires suivantes sont autorisées pour le document : Field, FileCabinet, DocumentTray. Toutes les autres commandes DocuWare Control sont ignorées.
Exemple de balise : <dwControl:SelectConfiguration name=''Rechnungen''/>

Sélectionner l''armoire : FileCabinet
Cette commande sélectionne l''armoire cible pour le document. Pour définir l''armoire, saisissez son nom comme valeur.
Exemple de balise :
<dwControl:FileCabinet name="Invoices"/>

Sélectionner le bac : Basket ou DocumentTray
Ces deux commandes sélectionnent un bac cible pour le document. Pour définir le bac, saisissez son nom comme valeur.
Exemple de balise :
<dwControl:DocumentTray name="Inbox"/>
Si les commandes Basket ou DocumentTray et la commande FileCabinet figurent dans un même document, Basket ou DocumentTray ont priorité.

Ajouter un formulaire/papier à en-tête : Form
Cette commande associe un formulaire ou un papier à en-tête au document. Le formulaire ou le papier à en-tête doit être au format PDF. Vous pouvez le définir de deux manières :

• Indiquez le chemin d''accès dans le système de fichiers via l''attribut path.
  <dwControl:Form path="C:\Forms\Letterhead.pdf"/>

• Ou, pour l''attribut configName, saisissez le nom de la configuration DocuWare Printer dans laquelle le formulaire ou papier à en-tête est utilisé. Cette option est utile, par exemple, lorsque les utilisateurs n''ont pas accès au système de fichiers de l''entreprise.
  Exemple de balise :
  <dwControl:Form configName="Letters" configForm="1"/>

Imprimer sur une imprimante réelle : Print
Cette commande imprime le document sur une imprimante réelle. Vous définissez le périphérique à l''aide de l''attribut device. Si vous ne souhaitez pas imprimer un formulaire associé au document, indiquez-le avec l''attribut withoutForm.
Exemple de balise :
<dwControl:Print device="My letter printer" withoutForm="false"/>
Si un document supplémentaire doit également être imprimé, par exemple des conditions générales de vente, vous pouvez le définir avec l''attribut additionalFilePath.
<dwControl:Print device="My letter printer" additionalFilePath="C:\Terms\Conditions.pdf"/>

Signer le document : Sign
Cette commande appose une signature électronique au document. Pour définir le certificat de signature, saisissez dans configName le nom de la configuration DocuWare Printer dans laquelle vous avez sélectionné l''attribut « certificat de signature ».
Exemple de balise :
<dwControl:Form configName="Letters" configForm="1"/>

Diviser le document : NewDocument
Cette commande divise le document. Pour diviser le document à plusieurs endroits, placez la commande à chacune des positions souhaitées.
Exemple de balise :
<dwControl:NewDocument/>

Écrire des données dans un champ : Field
Cette commande écrit des données dans un , c''est-à-dire un champ texte, un champ mot-clé, un champ numérique ou un champ date. Le champ est défini par son type, sa longueur et son nom dans chaque cas.

• Champ texte
  Exemple de balise :
  <dwControl:Field dbName="Employee" type="Text" value="Mark Smith"/>

• Champ mémo
  Exemple de balise :
  <dwControl:Field dbName="MEMO" type="Memo" value="This is text in the memo field."/>

• Champ mot-clé
  Exemple de balise :
  <dwControl:Field dbName="Remark" type="Keyword" value="one"/>
  Si plusieurs valeurs doivent être écrites dans un champ mot-clé, vous devez utiliser plusieurs balises selon ce modèle ; dans le cas d''une deuxième balise :
  <dwControl:Field dbName="Remark" type="Keyword" value="one"/>

• Champ numérique / champ décimal
  Les caractères tels que la virgule, le point ou les deux-points sont interprétés différemment selon la langue et la région. Vous devez donc définir la langue et la région pour qu''une valeur soit interprétée correctement. Si un document doit être stocké dans le bac, le nombre de décimales doit également être indiqué pour la valeur.
  Exemple de balise pour un champ numérique :
  <dwControl:Field dbName="Salary" type="Numeric" value="31.2" culture="en-US" decimalPlaces="2"/>
  Exemple de balise pour un champ décimal :
  <dwControl:Field dbName="Salary" type="Decimal" value="31.2" culture="en-US" decimalPlaces="2"/>

• Champ date
  Pour qu''une valeur soit interprétée correctement, vous devez définir la langue et la région comme pour le champ numérique. Vous devez également définir le format de date.
  Exemple de balise :
  <dwControl:Field dbName="EmploymentDate" type="Date" value="2010-04-03" culture="en-US" format="yyyy-MM-dd"/>

Joindre le document à un e-mail : Email
Cette commande joint automatiquement le document à un nouvel e-mail : lors du traitement, votre client de messagerie s''ouvre avec le document en pièce jointe. Vous pouvez déjà indiquer l''objet, le contenu et le nom du document.
Exemple de balise :
<dwControl:Email to="receiver@domain.com" subject="Invoice 321" attachmentName="invoice321" body="Dear customer,&#10; Please find enclosed our invoice no. 321. Would you please pay it.&#10;Best regards,&#10;The Company" newlineMarker="&#10;" />