Créez et modifiez des configurations pour le traitement de vos documents dans la section Traitement des documents. Elles peuvent être configurées pour différentes sources : scanner, dossier et DocuWare Printer.
Pour stocker des documents dans une armoire, vous avez besoin d'au moins une configuration de traitement. Dans une telle configuration, définissez l'armoire cible pour les documents, les paramètres d'indexation et des détails tels que l'ajout d'un fichier de métadonnées ou d'une signature électronique. Sans configuration de traitement, vous pouvez uniquement stocker des documents dans votre panier par défaut mais pas dans une armoire.
Pour stocker des documents dans DocuWare à l'aide d'un scanner, à partir d'un dossier ou d'une imprimante, vous avez besoin de DocuWare Desktop Apps.
Si vous avez configuré plusieurs connexions en travaillant dans la zone de configuration du traitement du document, la connexion active devient le système actuellement utilisé dans certaines conditions. Par exemple, un utilisateur dispose de deux connexions dans les applications de bureau : une pour le système X et une autre pour le système Y. La connexion pour le système X est la connexion active. Si l'utilisateur se connecte au système Y et ouvre le traitement des documents, la connexion passe automatiquement au système Y dès qu'il ouvre une configuration existante ou nouvelle qui contient un exemple de document.
Les meilleures pratiques : Importer des factures électroniques
DocuWare vous permet d'importer et de traiter les factures électroniques de manière à ce qu'elles soient à l'épreuve des révisions. Les données de facturation sont lues et les documents sont enregistrés automatiquement.
Cela fonctionne également avec certaines factures électroniques qui contiennent des métadonnées au format XML.
Normes prises en charge
DocuWare lit les données de facture XML lors de l'importation d'une e-facture, les affiche comme métadonnées et les lit lors de l'importation.
Entre autres, les normes nationales suivantes pour les e-factures sont prises en charge :
FacturX (France)/ZUGFeRD (Allemagne)
La norme fournit le fichier XML intégré dans un PDF qui rend les données XML lisibles à l'œil nu.XRechnung (Allemagne)
Conformément à la loi allemande sur la facturation électronique et à la directive européenne 2014/55/UE, la norme s'applique à l'échange de factures avec les autorités fédérales allemandes.
Contexte : Pour l'échange de factures électroniques dans l'Union européenne, la norme EN 16931 régit le contenu qu'une facture électronique doit contenir et le modèle de données qui est autorisé pour la facturation électronique. Selon cette norme, les factures électroniques peuvent être envoyées sous forme de données structurées, par exemple sous forme de fichiers XML ou de fichiers PDF avec données XML intégrées. DocuWare prend en charge les deux modèles de données qui y sont fournis, à savoir la syntaxe XML UBL (Universal Business Language) et CII (UN/CEFACT/Cross Industry Invoice).
FatturaPA (Italie)
DocuWare supporte également la norme italienne FatturaPA, qui n'est pas conforme à la norme EN 16931
En Italie, il est également obligatoire de signer les factures XML avec une signature électronique qualifiée selon les normes PAdES, XAdES ou CAdES.Avec la version 7.11 de DocuWare, la visionneuse prend désormais en charge avec CAdES les trois types de signature pour les factures électroniques italiennes en Fattura PA lors de l'affichage des documents.
DocuWare affiche la facture dans la visionneuse dans une version conviviale similaire à une facture PDF afin que vous n'ayez pas à traiter la représentation codée des données de la facture pour les factures électroniques au format XML pur.
DIAN (Colombie)
Cette norme est prescrite par l'autorité fiscale et douanière colombienne DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales). La facture se compose généralement de deux fichiers (XML et PDF). Le fichier PDF peut être stocké séparément du fichier XML et, si nécessaire, être agrafé ou lié à ce dernier afin qu'il soit également affiché dans le visualiseur.
Créer une configuration d'importation pour l'e-facture
Vous créez des configurations pour les e-factures dans la Configuration DocuWare > Traitement des documents. Chaque configuration est basée sur un document d'exemple, soit un PDF avec métadonnées intégrées (par exemple selon le standard FacturX) ou un fichier XML (par exemple selon le standard XRechnung).
Les données XML structurées de votre facture électronique type sont affichées de manière à ce que vous puissiez facilement les affecter aux champs d'index DocuWare souhaités. L'affectation détaillée des données dépend du cas d'utilisation correspondant.
Archivage à l'épreuve de la vérification
DocuWare vous permet de conserver vos factures électroniques à l'abri des révisions : Il est garanti que les e-factures sont archivées de manière inaltérable, qu'elles peuvent être affichées lisiblement à l'œil nu à des fins de vérification et qu'elles peuvent être suivies et clairement indexées. Ceci peut être fait, par exemple, en indexant le numéro de pièce/facture, le nom du client/fournisseur et le total.
Dans tous les cas, vous devez tenir compte des exigences de votre administration fiscale nationale.