Signer des documents avec Validated ID

Pour signer des documents dans un processus de travail aux niveaux de sécurité avancé et qualifié, DocuWare collabore avec des prestataires de services de signature externes tels que Validated ID.

Validated ID est un prestataire de services de confiance. Il vérifie l'identité du signataire et renvoie le document signé à DocuWare, accompagné du certificat de signature.

Cet article décrit comment intégrer et configurer les signatures électroniques avec Validated ID dans les processus de travail DocuWare. Vous y apprendrez :

• les étapes du processus de signature,

• comment enregistrer votre organisation auprès du DocuWare Signature Service,

• comment connecter votre organisation au DocuWare Signature Service, et

• comment intégrer les méthodes de signature Validated ID dans un processus de travail.

Ces instructions s'adressent aux administrateurs et aux utilisateurs qui souhaitent signer des documents numériquement et de manière juridiquement conforme dans DocuWare.

Vue d'ensemble du processus de signature

Pour appliquer une signature électronique avancée, le document doit être stocké dans DocuWare et faire l'objet d'un processus de travail.

Le processus de signature comporte les étapes suivantes :

1. Déclenchement de la signature : dans un processus de travail DocuWare, la condition permettant de signer le document est remplie.

2. Transmission à Validated ID : le document est transmis du DocuWare Signature Service à Validated ID. Le DocuWare Signature Service est un service web fourni par DocuWare. Il sert d'interface entre DocuWare et Validated ID.

3. Authentification et signature : Validated ID envoie au signataire un lien vers le document. Le signataire se connecte à Validated ID et signe le document. La méthode de signature et le niveau de sécurité, AES ou QES, dépendent du type d'authentification utilisé chez Validated ID. En tant qu'administrateur, vous définissez l'authentification lorsque vous configurez la signature dans le processus de travail. Validated ID propose trois méthodes d'authentification :

   1. Remote, authentification par SMS, AES. Le signataire reçoit le lien vers le document ainsi qu'un SMS lui permettant d'apposer sa signature au moyen d'un code TAN. Le signataire n'a pas besoin d'être enregistré chez Validated ID.

   2. Biometric, authentification sur site, AES. Le signataire signe sur une tablette. Les appareils utilisés doivent être enregistrés au préalable et sont donc connus de Validated ID. Consultez les appareils pris en charge. Seule l'option biométrique permet d'envoyer le document directement à un appareil enregistré pour signature. Le signataire n'a pas besoin d'être enregistré chez Validated ID.

   3. Centralized, authentification unique auprès de Validated ID, AES ou QES. Le signataire doit également être enregistré chez Validated ID. Après l'identification, un certificat confirmant son identité est conservé chez Validated ID. Le signataire peut ensuite se connecter et signer des documents sans devoir s'authentifier à nouveau.

4. Application de la signature : Validated ID ajoute la signature au document et y insère un élément graphique représentant la signature.

5. Transmission du document signé : Validated ID informe le DocuWare Signature Service que le document a été signé ou refusé. DocuWare reçoit le document signé et le stocke dans l'armoire. La version signée peut être agrafée au document d'origine ou le remplacer. Certains champs index sont également mis à jour.

Un contrat de service avec Validated ID est requis

L'utilisation du DocuWare Signature Service avec Validated ID nécessite un contrat de service avec Validated ID. Pour plus d'informations sur les licences, consultez le livre blanc sur les signatures électroniques.

Enregistrer votre organisation auprès du Signature Service

Avant que le Signature Service puisse charger et mettre à jour vos documents ou actualiser les données d'index d'un document, vous devez y enregistrer votre organisation DocuWare.

Pour enregistrer votre organisation auprès du Signature Service, procédez comme suit :

• Ouvrez https://signature.docuware.cloud/registration/vidsigner  

• Saisissez les identifiants de connexion. Les identifiants de connexion de votre organisation DocuWare sont utilisés pour toutes les actions DocuWare. Ils doivent donc disposer des autorisations nécessaires pour l'armoire utilisée dans le processus de travail.

• Il vous est également demandé le nom et le mot de passe de l'abonnement Validated ID de votre organisation, ainsi qu'une adresse e-mail à laquelle un jeton peut être envoyé.

• Validated ID propose deux options d'inscription, le Demo Subscription et le Production Subscription, accessibles via le lien ci-dessus. Un accès spécifique pour les ADP est également disponible.

  1. Les partenaires DocuWare peuvent demander le Demo Subscription, par exemple pour la phase d'évaluation du client. Pour signer des documents dans un environnement de production, le Production Subscription est requis.

  2. Les Authorized DocuWare Partners (ADPs) peuvent utiliser leur propre accès pour les démonstrations et présentations. Cet accès est réservé aux utilisateurs disposant d'autorisations spéciales.

     Pour toute question, contactez votre interlocuteur DocuWare.

Remarques sur le DocuWare Signature Service

• Signatures pour PDF uniquement : le DocuWare Signature Service ne prend en charge que les PDF ; le document est donc converti si nécessaire. Les annotations du document DocuWare ne sont pas reportées dans le PDF à signer.

• Comportement après la signature : la version signée du document peut être agrafée au document d'origine ou le remplacer. Un champ index est également mis à jour avec une valeur précise. Cette valeur peut, par exemple, servir de condition de déclenchement pour un autre processus de travail.

• Octroi de l'accès pour le Workflow Engine : pour utiliser le Signature Service dans des processus de travail, le DocuWare Workflow Engine doit avoir accès au Signature Service, et le Signature Service doit avoir accès à la DocuWare Platform. Avec DocuWare Cloud, c'est toujours le cas. Pour un système sur site, le serveur et le pare-feu peuvent devoir être configurés en conséquence.

• Une connexion Internet est requise : le Signature Service est hébergé dans DocuWare Cloud. Toute organisation qui utilise le Signature Service doit donc être accessible via Internet.

Connecter votre organisation au Signature Service

Après l'enregistrement, enregistrez le Signature Service en tant que service web dans votre organisation.

1. Accédez à DocuWare Configurations > Intégrations > Web Services.

2. Créez une nouvelle connexion de service web de type SOAP.

3. Pour transmettre les documents à Validated ID avec le DocuWare Signature Service, saisissez l'URL suivante :

   https://signature.docuware.cloud/ViDSignatureService.svc

   DocuWare Cloud comme Validated ID requièrent SSL afin que les documents soient sécurisés pendant et après le processus de signature. Tout système DocuWare installé localement doit également être configuré pour SSL pour utiliser le Signature Service. Les documents sont alors chiffrés en toute sécurité lors de la transmission entre DocuWare et le prestataire de signature.

4. Enregistrez la connexion de service web. Le DocuWare Signature Service devient alors disponible dans une activité de processus de travail de type Service Web.

Intégrer une méthode de signature dans un processus de travail

Une méthode de signature peut constituer un processus de travail à part entière ou être intégrée à un processus existant. La configuration détaillée dépend du cas d'utilisation.

Le guide suivant décrit uniquement les étapes de configuration de la méthode de signature au sein d'un processus de travail :

1. Insérer l'activité Service Web : dans l'application bureau Workflow Designer, ajoutez au processus de travail une activité de type Service Web.

2. Sélectionner le Signature Service : sous Service Web > Général, sélectionnez le service web que vous avez créé pour le DocuWare Signature Service. Dans cet exemple, il est nommé « Validated ID » :

   

3. Sélectionner la méthode de service : une fois le Signature Service intégré, les méthodes de service fournies par Validated ID, telles que AddNewDocumentRemote, deviennent disponibles dans le processus de travail. Sous Service Web > Requête, sélectionnez la méthode dont vous avez besoin.

   • Pour en savoir plus sur la fonction et les propriétés des méthodes de service.

4. Saisir les paramètres : chaque méthode de service possède son propre jeu de paramètres. Dans la fenêtre Paramètres, affectez les valeurs requises à ces paramètres. Par exemple :

   • Pour transmettre le document à signer, mappez le paramètre correspondant au champ index DocuWare contenant le DocID.

   • Ou créez des variables globales pouvant être remplies dynamiquement avec des valeurs issues du processus de travail. Pour faciliter le mappage dans la requête, attribuez aux variables des noms clairs et sans ambiguïté dès le départ, par exemple le nom du paramètre.

     

5. Saisir les paramètres de résultat : dans l'onglet Affectation des données, vous pouvez mapper les paramètres de résultat à des variables globales et les utiliser pour décider de l'étape suivante du processus de travail. Par exemple, si la valeur Success est false, le processus de travail peut emprunter un chemin différent que lorsqu'elle est true. Si une erreur se produit, le processus de travail émet un message indiquant la cause, afin que l'erreur puisse être suivie et résolue.

   

   Paramètre	Type de variable	Description	Valeurs
   Message (string)	Texte	Contient des informations sur le message d'erreur.	—
   Success (boolean)	Texte	Si la valeur true est renvoyée, l'appel au service web a réussi.	true / false
   Enveloped (string)	Texte	Identifiant unique que Validated ID a attribué au document.	—

6. Facultatif : Attendre un événement : une activité supplémentaire Attendre un événement met le processus de travail en pause jusqu'à ce que le document soit signé. Un service web renvoie sa réponse dès la fin de l'appel. Pour éviter que cela ne mette fin au processus de travail avant la signature du document, ajoutez une activité Attendre un événement. Le processus de travail attend alors que le ou les signataires aient terminé la signature. La condition d'attente la plus courante est un changement de la valeur du champ index sélectionné pour le paramètre StatusFieldName.

   • Lorsque le champ est rempli avec la valeur du paramètre SuccessStatusValue, le processus de travail se poursuit avec le document nouvellement signé.

   • Si le champ est rempli avec la valeur du paramètre FailureStatusValue, le processus de travail se poursuit également, à condition que le signataire ait refusé de signer le document.

Pour plus d'informations sur la configuration d'un processus de travail DocuWare, consultez l'aide du Workflow Designer.

Versions prises en charge : DocuWare Cloud + 7.14 + 7.13 + 7.12 + 7.11 + 7.10