DocuWare collabore avec Validated ID en tant que fournisseur de services de confiance pour la signature de documents dans un processus de travail.
Pour chaque signature, une méthode de service distincte est enregistrée dans la configuration du processus de travail. Les méthodes de service offrent des options de configuration telles que :
signer un document à plusieurs endroits, par exemple dans des contrats ;
signer plusieurs fichiers agrafés dans un même document DocuWare, par exemple lorsqu'un accord de confidentialité standard est signé avec un contrat ;
définir une échéance pour la signature ;
configurer des e-mails de rappel ;
envoyer une copie du document signé au signataire ;
cachet électronique de l'entreprise : ajouter un sceau à un document avant de l'envoyer au signataire. Cela marque le document comme authentique et non modifié.
Outre le type de signature, la méthode de service détermine également la méthode d'authentification : biométrique, à distance ou centralisée. Par exemple, la méthode AddNewDocument permet une authentification centralisée, dans laquelle un certificat pour le signataire est déjà enregistré chez le fournisseur. La méthode AddNewDocumentRemote exige une authentification à deux facteurs.
DocuWare Signature Service
Pour signer des documents dans un processus de travail, le Signatures électroniques avec DocuWare doit être enregistré dans le processus de travail via une activité Web Service.
Après la signature
Une fois que le signataire a signé ou refusé le document, Validated ID en informe le DocuWare Signature Service, qui charge alors le document depuis Validated ID. Le paramètre PostSigningAction détermine la façon dont le document est traité, par exemple s'il est agrafé à l'original ou remplacé par le nouveau fichier.
Si le document a été signé, le DocuWare Signature Service utilise le paramètre
SuccessStatusValuepour inscrire une valeur correspondante, telle que « Signé », dans le champ défini parStatusFieldName.Si une erreur s'est produite pendant le processus de signature, la valeur du paramètre
FailedStatusValueest inscrite dans le champ défini parStatusFieldName.Si le signataire a refusé de signer, le motif du refus est enregistré dans le champ défini par
RejectionReasonFieldName.
Le processus de travail peut alors se poursuivre. Le Signature Service supprime le document de Validated ID.