DocuWare Aura fait partie du nouveau DocuWare, la plateforme intégrée du travail documentaire intelligent. Assistant IA intégré, DocuWare Aura trouve, résume et compare les informations qui se trouvent déjà dans vos documents, afin que vous décidiez avec une vue d'ensemble sous les yeux.
Vous travaillez avec DocuWare Aura dans le nouveau Client DocuWare : vous posez une question dans vos propres mots. DocuWare Aura lit le contenu des documents et répond dans la langue de votre question.
Les agents IA peuvent eux aussi travailler avec DocuWare Aura via l'API Aura. DocuWare reste la base sûre de vos documents, car DocuWare Aura respecte les autorisations déjà définies dans votre système.
Composants: nouveau Client DocuWare, DocuWare Cloud, API DocuWare Aura
Applications
DocuWare Aura répond à des questions portant sur tous les types de documents de vos archives, si bien que l'éventail des questions possibles est large. Les exemples suivants illustrent quelques situations typiques dans différents services.
Comptabilité fournisseurs : une facture comporte un supplément inattendu. Demandez « Ce supplément de livraison est-il couvert par notre contrat fournisseur ? » DocuWare Aura repère les clauses concernées du contrat et montre si la facture correspond à l'accord.
Finance : demandez « Quels documents peuvent avoir une incidence sur la clôture mensuelle en cours ? » DocuWare Aura passe en revue les contrats récents, les engagements d'achat, les factures ouvertes et les documents financiers, de sorte que la clôture démarre avec une vue complète.
Direction : demandez « Quels clients clés ont des obligations contractuelles qui s'écartent de nos conditions standard ? » DocuWare Aura recherche les contrats clients, les écarts et les conditions particulières, et répond en langage clair en renvoyant aux documents d'origine.
Sources de données connectées : ajoutez DocuWare Aura à votre agent d'orchestration IA via l'API DocuWare Aura, et combinez la connaissance contenue dans DocuWare avec les données de votre CRM, de votre ERP ou d'autres applications métier.
Avantages
Des décisions plus rapides et mieux fondées, car chaque réponse est accompagnée des documents sur lesquels elle s'appuie
Une recherche en langage clair, sans connaître les termes d'index ni l'endroit où un document est archivé
La connaissance de nombreux documents d'un coup : une valeur précise, un résumé ou une comparaison entre plusieurs contrats
Vos autorisations existantes s'appliquent, si bien que chaque utilisateur n'obtient de réponses que sur les documents qu'il est autorisé à voir
Fonctionnement
DocuWare Aura est disponible dans DocuWare Cloud, au sein du nouveau Client DocuWare. Vous pouvez poser une question générale et laisser DocuWare Aura choisir lui-même les documents, interroger une sélection de 15 documents au maximum dans la liste de résultats d'une recherche, ou poser une question sur le seul document que vous avez ouvert. Chaque réponse indique les documents utilisés, de sorte que vous pouvez les ouvrir et vérifier la réponse à la source.
Pour une question générale, vous interrogez DocuWare Aura dans la barre latérale de gauche, sans sélectionner de documents au préalable. DocuWare Aura répond à partir des documents des armoires auxquelles il a accès et indique ceux sur lesquels la réponse s'appuie.
Dans une liste de résultats de recherche de documents, vous sélectionnez 15 documents au maximum et utilisez l'icône DocuWare Aura pour poser une question sur ces documents.
Pour une question portant sur un document affiché dans la visionneuse, utilisez l'icône DocuWare Aura pour ouvrir DocuWare Aura.
Vos autorisations s'appliquent dans les trois cas. DocuWare Aura n'utilise que les documents que vous êtes autorisé à voir, et il respecte également les autorisations sur les champs d'index. Un document auquel vous n'avez pas accès n'est pas pris en compte pour votre réponse. Deux collègues dont les autorisations diffèrent peuvent donc recevoir des réponses différentes à la même question.
Pour les questions posées depuis la barre latérale, votre administrateur doit définir les armoires et les documents auxquels DocuWare Aura peut accéder. Voir Configuration de DocuWare Aura. Pour les questions portant sur des documents que vous sélectionnez vous-même, il n'y a rien à configurer. Cela vaut aussi bien pour une liste de résultats que pour la visionneuse.
Pour accéder à DocuWare Aura via l'API Aura, voir DocuWare Developer Documentation.
DocuWare Aura est entraîné et testé pour l'anglais et l'allemand, et donne les réponses les plus précises dans ces deux langues. Les documents et les questions dans d'autres langues fonctionnent également, mais les réponses peuvent être moins exactes.
DocuWare Aura : disponibilité et forfait
DocuWare Aura est disponible dans DocuWare Cloud et nécessite le nouveau Client DocuWare. Les systèmes on-premises ne disposent pas de DocuWare Aura pour l'instant.
Chaque organisation DocuWare Cloud démarre avec un volume Freemium inclus, ce qui vous permet d'essayer DocuWare Aura sur vos propres documents. Il couvre un nombre limité de requêtes et un nombre limité de documents comme source d'information.
Pour un usage régulier, un abonnement basé sur la consommation est proposé, avec des paliers de remise selon le volume. Votre interlocuteur DocuWare vous conseillera sur les différentes options.