DocuWare Aura répond aux questions portant sur les documents dans le nouveau Client DocuWare. Les utilisateurs ouvrent le chat avec l'icône Aura.
En tant qu'administrateur de l'organisation, vous configurez DocuWare Aura sous DocuWare Configurations > Aura. Vous définissez les armoires, et les documents qu'elles contiennent, que DocuWare Aura indexe. Cela compte lorsqu'un utilisateur pose une question sans sélectionner de documents : DocuWare Aura recherche alors lui-même des documents correspondants et ne trouve que ceux qui sont indexés ici.
La configuration de DocuWare Aura n'élargit à aucun moment l'accès aux documents. Les autorisations existantes sur les documents et les champs d'index continuent de s'appliquer à chaque utilisateur, et les documents ne quittent pas les serveurs DocuWare. Le livre blanc sur le traitement de données basé sur l'IA avec DocuWare (en anglais) décrit ce traitement en détail.
Pour l'instant, DocuWare Aura nécessite DocuWare Cloud et le nouveau Client web.
Activer DocuWare Aura
Le paramètre Activer Aura pour mon organisation est la condition préalable à l'indexation des armoires. Les questions portant sur des documents sélectionnés n'en ont pas besoin : dans la visionneuse et dans une liste des résultats, DocuWare Aura fonctionne pour chaque utilisateur du nouveau Client DocuWare.
Vous acceptez les conditions générales sous le paramètre. Aucune acceptation n'est demandée aux utilisateurs lorsqu'ils ouvrent DocuWare Aura. L'activation seule n'indexe aucun document. Les documents indexés dépendent de la sélection d'armoires décrite ci-dessous.
Lorsque vous désactivez à nouveau ce paramètre, DocuWare Aura ne peut plus effectuer de recherche dans les armoires. Les questions dans la visionneuse et dans une liste des résultats restent disponibles.
Sélectionner les documents pour Aura
DocuWare Aura ne trouve un document de lui-même qu'après l'avoir indexé. Deux paramètres définissent de quels documents il s'agit, et combien :
Armoire : les armoires que DocuWare Aura indexe. Lorsque DocuWare Aura recherche lui-même des documents, il utilise uniquement des documents de ces armoires.
Période de stockage : jusqu'où DocuWare Aura remonte dans l'indexation d'une armoire. La période est glissante et se compte à partir de la date du jour, de sorte qu'un document sort de l'ensemble indexé dès qu'il tombe en dehors de la période. Sélectionnez l'une des périodes fixes, des 3 derniers mois aux 5 dernières années, ou Tout pour l'armoire complète.
La liste affiche chaque armoire sélectionnée avec sa période de stockage et le nombre de documents qu'elle apporte, ainsi que le total par rapport au volume inclus. Le forfait Freemium comprend 5 000 documents par organisation. L'enregistrement est refusé lorsque la sélection dépasse ce nombre.
L'ensemble indexé reste de lui-même dans les limites du volume inclus. Lorsqu'une armoire dépasse ce volume par un stockage normal, DocuWare Aura conserve les documents les plus récents et retire les plus anciens de son périmètre. Avant d'enregistrer, vérifiez que les documents sur lesquels les utilisateurs poseront des questions se situent dans les périodes que vous avez définies.
Les documents sans reconnaissance de texte et les documents dont le textshot est corrompu ne peuvent pas être indexés. DocuWare Aura ne les utilise pas pour une réponse.
Après l'enregistrement, une barre de progression indique l'avancement de l'indexation. Pour quelques milliers de documents, cela prend quelques secondes. DocuWare Aura trouve les documents d'une armoire dès qu'il a fini d'indexer cette armoire.
L'indexation se poursuit ensuite d'elle-même. Un document nouvellement stocké est indexé en quelques secondes. Un document supprimé, ou qui sort de la sélection avec son armoire, est retiré immédiatement de l'index.
Chaque armoire sélectionnée affiche sa période de stockage et le nombre de documents qu'elle apporte.
Une sélection réfléchie a deux effets. Elle maintient l'organisation dans les limites du volume inclus, et elle garde les réponses pertinentes, car DocuWare Aura recherche dans un ensemble défini de documents plutôt que dans l'archive complète.
Volume et utilisation
Dans le forfait Freemium, chaque organisation DocuWare Cloud dispose d'un volume inclus pour DocuWare Aura. Les questions dans la visionneuse et dans les listes des résultats fonctionnent donc dès que les utilisateurs disposent du nouveau Client DocuWare. Pour les documents que DocuWare Aura indexe, 5 000 par organisation sont inclus.
Les questions sont comptabilisées en crédits Aura, que l'organisation partage. Le volume quotidien est réinitialisé à minuit, heure du site du serveur, et l'utilisation actuelle est affichée dans cette configuration. Les utilisateurs voient une remarque dans DocuWare Aura lorsque le volume quotidien est presque épuisé, et les questions suivantes sont bloquées une fois qu'il est épuisé. Pour répartir le volume entre vos utilisateurs, définissez des limites de crédits quotidiennes, voir ci-dessous.
Une capacité supplémentaire peut être ajoutée à tout moment. Votre interlocuteur DocuWare vous informe des options disponibles.
Définir des limites de crédits quotidiennes
Sans limite, chaque utilisateur peut consommer les crédits de l'organisation jusqu'à épuisement du volume quotidien. Une limite de crédits quotidienne plafonne ce qu'un utilisateur peut consommer par jour. Vous la définissez pour des utilisateurs individuels, pour des rôles ou pour des groupes :
Ouvrez DocuWare Configurations > Aura.
Faites défiler jusqu'à Limite de crédits Aura et ouvrez l'onglet Utilisateurs, Groupes ou Rôles.
Sélectionnez Modifier la limite de crédits et saisissez la limite quotidienne.
Sélectionnez Enregistrer les modifications. Une limite peut être modifiée à tout moment.
Limites quotidiennes par rôle
Une limite définie pour un rôle ou un groupe est une limite par personne, et non un montant de crédits partagé entre les membres. Si un rôle a une limite de 15 000 crédits, chaque membre de ce rôle peut consommer jusqu'à 15 000 crédits par jour.
Un utilisateur peut être concerné par plusieurs limites : une limite individuelle, ainsi que les limites de ses rôles et de ses groupes. Définissez la limite quotidienne sur 0 crédit pour bloquer DocuWare Aura pour un utilisateur, un rôle ou un groupe. Dans ce cas, DocuWare les applique dans cet ordre :
Si l'utilisateur dispose d'une limite individuelle, c'est elle qui s'applique. Les limites des rôles et des groupes sont ignorées.
Sinon, c'est la limite la plus élevée parmi les rôles et les groupes de l'utilisateur qui s'applique.
Définissez la limite quotidienne sur 0 crédit pour bloquer DocuWare Aura pour un utilisateur, un rôle ou un groupe. Le même ordre s'applique : une limite individuelle de 0 bloque l'utilisateur, même si ses rôles en autorisent davantage.
Exemple : les rôles d'Anna ont des limites de 15 000 et 12 000 crédits. Sans limite individuelle, sa limite quotidienne est de 15 000 crédits. Si l'administrateur lui définit une limite individuelle de 5 000 crédits, c'est cette limite qui s'applique, même si ses rôles en autorisent davantage.
Lorsqu'un utilisateur atteint la limite, les requêtes suivantes sont refusées pour la journée. L'utilisateur voit les crédits restants au-dessus du champ de question, accompagnés d'une note indiquant que les crédits sont réinitialisés à minuit.
Définissez la limite quotidienne sur 0 crédit pour bloquer DocuWare Aura pour un utilisateur, un rôle ou un groupe. Les règles de limite décrites ci-dessus s'appliquent
Suivre la consommation et le contrat
Pour les organisations disposant d'un contrat Aura payant, l'onglet Aperçu de la consommation de la configuration Aura indique ce qui a été acheté et comment il est utilisé. Vous le trouvez dans DocuWare Configurations > Aura > Aperçu de la consommation & du contrat :
Commandes : Les packs de crédits achetés, chacun avec le début et la fin de sa durée et le nombre de crédits.
Aperçu de la consommation : Les crédits totaux, consommés et restants du contrat, avec un avertissement lorsque la plupart d'entre eux sont consommés.
Consommation par type d'intégration : Les requêtes et les crédits par fonction : Aura Chat, Aura API, Aura Retrieval API et LLM API.
Consommation par utilisateur : Les utilisateurs dont la consommation est la plus élevée, avec leurs requêtes et leurs crédits.
La consommation est suivie pour l'ensemble de l'organisation et déduite au moment de chaque requête. Utilisez l'aperçu pour voir quelle fonction consomme le plus de crédits et si une limite quotidienne est nécessaire pour certains utilisateurs.
Ce que voient les utilisateurs
Dans la visionneuse et dans une liste des résultats, DocuWare Aura est disponible pour chaque utilisateur du nouveau Client DocuWare, indépendamment de cette configuration. La visionneuse contient toujours un seul document. Dans une liste des résultats, les utilisateurs sélectionnent jusqu'à 15 documents à la fois.
Dans la barre latérale gauche, les utilisateurs posent leur question sans sélectionner de documents au préalable. DocuWare Aura répond à partir des armoires qu'il a indexées ; les documents indexés constituent donc ici la limite. Les utilisateurs peuvent restreindre une question à certaines armoires, et chaque réponse nomme les documents sur lesquels elle s'appuie, de sorte que les utilisateurs peuvent les ouvrir et vérifier le résultat.
Pour en savoir plus sur l'utilisation de DocuWare Aura, veuillez consulter DocuWare Aura dans le nouveau Client web.