La nouvelle configuration IDP fait partie du nouveau DocuWare, la plateforme intégrée du travail documentaire intelligent. Tous les réglages de l'Intelligent Document Processing (IDP) se trouvent maintenant au même endroit : le traitement de vos documents entrants, les agents IA qui font le travail, et la vue d'ensemble de vos contrats et de votre consommation IDP.
Jusqu'ici, une installation IDP était répartie sur plusieurs endroits. Dans la nouvelle configuration, vous faites glisser sur un canevas les étapes dont vous avez besoin, par exemple le fractionnement, la classification et le rapprochement avec les données de base, vous les reliez et vous publiez. Chaque étape se configure à côté du canevas, si bien que le parcours complet d'un document et le détail de chaque étape restent visibles dans une seule vue :
La nouvelle configuration est pour l'instant proposée en accès anticipé (early access), afin que vous puissiez la tester. Vos anciennes configurations IDP continuent de fonctionner en parallèle et rien ne change pour les processus qui tournent aujourd'hui ; voir aussi la section « Fonctionnement » ci-dessous.
Composants: Configurations DocuWare, DocuWare IDP, DocuWare Cloud
Applications
Chez Peters Engineering, les factures entrantes sont fractionnées, classées et extraites par IDP. En tant qu'administrateur, vous construisez le processus de travail et créez l'agent IA qui lit les valeurs dans les factures, tout cela au même endroit.
Un nouveau type de document se met en place d'un bout à l'autre en un seul endroit : un agent pour fractionner le lot numérisé, un agent pour l'extraction, le rapprochement avec les données de base et l'archivage. Les agents sont entraînés avec des documents provenant d'une armoire DocuWare ou avec d'autres documents.
Avantages
Une seule configuration en un seul endroit : traitement, agents IA et vue d'ensemble de la consommation
Une mise en place visuelle : le parcours complet d'un document se lit d'un coup d'œil
Une interface simple et une grande souplesse, qui vous permettent de mettre en place tous vos processus IDP sans aucun autre outil
Fonctionnement
Dans Configurations DocuWare, vous trouvez désormais deux entrées sous Capture : DocuWare IDP et Accès anticipé - IDP.
DocuWare IDP est la configuration que vous avez utilisée jusqu'ici, et elle reste inchangée.
Nouveau DocuWare IDP est la nouvelle.
Les deux sont disponibles, c'est donc vous qui décidez où vous mettez un processus en place.
Accès anticipé : à vous d'essayer
Accès anticipé signifie que cette configuration n'est pas définitive et qu'elle couvre une partie de ce que sait faire IDP. Ce qu'elle montre déjà, c'est à quel point une installation IDP devient plus simple : un type de document sans complication se met en place en un seul endroit.
Choisissez donc un type de document que vous traitez régulièrement et construisez-le une fois dans la nouvelle configuration. Vous voyez ce que fait chaque module, vous vous familiarisez avec la façon dont IDP se configurera à l'avenir, et vos configurations existantes continuent de tourner pendant vos essais.
Une configuration Nouveau DocuWare IDP commence par la réception, le point d'entrée qui définit les formats de document traités. Les documents sont transmis par un client (par exemple via Desktop), une configuration ne démarre donc pas encore d'elle-même. (La surveillance automatique des dossiers de messagerie suivra dans une étape ultérieure)
Les agents IA traitent le document en plusieurs étapes : un agent de fractionnement décide à quel endroit un lot numérisé est séparé, un agent de classification décide à quelle classe ou à quel type de document appartient un document, et un agent d'extraction décide quelles valeurs sont lues dans un document. Dans le module, vous sélectionnez un agent existant ou vous en créez un nouveau, et vous l'entraînez avec vos propres documents.
Vous pouvez aussi créer un agent à partir des données de votre armoire. Aucune définition ni aucun entraînement manuel n'est alors nécessaire. Les champs sont déjà connus de DocuWare, aucune correspondance d'index n'est donc requise lors de l'archivage du document.
Dans le module de validation, vous décidez où les résultats de l'IA sont utilisés sans contrôle manuel et où vous voulez qu'une personne les vérifie. Les valeurs situées en dessous du seuil de confiance que vous définissez donnent lieu à une tâche de validation, qui se traite dans le Client DocuWare classique. (Le nouveau Client recevra cette fonction en octobre.) Vous pouvez définir si la validation est nécessaire pour chaque étape de votre flux IDP.
Ce que Accès anticipé - IDP propose aujourd'hui :
La construction visuelle d'une configuration, en faisant glisser les modules sur le canevas et en les reliant
La réception manuelle comme point d'entrée, avec les formats de document que vous choisissez
Le fractionnement des lots numérisés, la classification des types de documents et l'extraction des valeurs d'index, l'OCR faisant partie des agents
Le rapprochement des valeurs extraites avec vos propres données de base, y compris la correspondance approximative
La validation des valeurs situées en dessous de votre seuil de confiance, avec des réglages de base
Les agents IA dans DocuWare : vue d'ensemble, création, entraînement et annotation, y compris l'entraînement avec des documents de vos armoires
L'archivage dans une armoire avec DocuWare Desktop, et sans correspondance d'index pour les agents basés sur les données d'armoire
La vue d'ensemble de vos contrats et de votre consommation IDP dans DocuWare
Ce qui ne fait pas encore partie de l'accès anticipé et arrivera avec les prochaines mises à jour :
La réception automatisée, pour que le traitement démarre de lui-même à l'arrivée des documents
Des réglages distincts pour l'OCR et le prétraitement, comme le recadrage, la rotation, la langue et l'écriture manuscrite, définis une fois pour toute la configuration
La séparation des documents qui arrivent groupés, par exemple un e-mail et ses pièces jointes ou un fichier ZIP
Le traitement des factures électroniques et des e-mails
L'archivage avec d'autres modules que DocuWare Desktop, et la prise en charge des champs de tableau
Plusieurs étapes de fractionnement et de classification dans une même configuration, les branchements et la logique de traitement complexes, les solutions de repli et la gestion détaillée des erreurs
Les autorisations pour la configuration et pour la validation
Mises à jour régulières
Le nouveau DocuWare et la nouvelle configuration IDP s'enrichissent au fil de mises à jour régulières. La liste ci-dessus correspond à l'état actuel, et elle s'allonge à chaque mise à jour.