Le système d'autorisations ne change pas avec le nouveau Client DocuWare. Les documents restent exactement aussi sécurisés qu'aujourd'hui, sur la base de la configuration déjà en place. Rien n'a à être réattribué, et aucune autorisation n'est perdue ni élargie.
DocuWare dispose de deux moyens de contrôler la façon dont les utilisateurs travaillent avec les documents : les autorisations d'armoire et les boîtes de dialogue. Ils fonctionnent souvent côte à côte, ce qui amène facilement à penser qu'ils font la même chose. Ce n'est pas le cas. Les autorisations sécurisent les documents. Les boîtes de dialogue déterminent la façon dont les utilisateurs les voient et travaillent avec eux.
Le nouveau Client DocuWare rend cette distinction visible. La recherche sur plusieurs armoires et DocuWare Aura interrogent les documents pour lesquels un utilisateur dispose d'une autorisation, indépendamment de toute boîte de dialogue de recherche ou de résultats. Là où l'accès était géré par des boîtes de dialogue plutôt que par des autorisations, les utilisateurs peuvent désormais trouver des documents qu'ils ne voyaient pas auparavant, bien que le modèle d'autorisations lui-même n'ait pas changé.
Versions prises en charge : DocuWare Cloud + nouveau client DocuWare uniquement
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Important
Les autorisations d'armoire déterminent ce qui est accessible. Les boîtes de dialogue sont toujours là et peuvent piloter la visibilité des données, mais elles ne constituent pas une couche de sécurité. La recherche sur plusieurs armoires ne repose pas sur les boîtes de dialogue. La recherche dans une seule armoire continue de s'appuyer sur les boîtes de dialogue et leurs paramètres. Un utilisateur qui dispose des autorisations sur un document peut le trouver par ses valeurs d'index, même lorsque ces champs sont masqués dans une boîte de dialogue ou dans une liste de résultats. Les informations confidentielles sont protégées par les autorisations d'armoire et de document, pas en masquant des champs de boîte de dialogue.
Autorisations et boîtes de dialogue : deux rôles distincts
Les autorisations d'armoire déterminent ce à quoi un utilisateur est autorisé à accéder : quels documents, quels champs d'index et quelles opérations, comme la recherche, l'affichage, la modification, la suppression et l'export. Elles sont appliquées par la plateforme au niveau des données, quelle que soit la façon dont l'utilisateur atteint l'armoire. Pas d'autorisation, pas d'accès, que la demande provienne d'un client, d'une intégration ou de l'API.
Les boîtes de dialogue sont des vues. Elles déterminent quels champs sont proposés à un utilisateur, dans quel ordre et avec quels filtres prédéfinis, afin d'accélérer le travail quotidien. Une boîte de dialogue filtre ce qui est affiché. Elle ne change pas ce à quoi un utilisateur est autorisé à accéder.
Pourquoi une boîte de dialogue ne peut pas restreindre l'accès
Une configuration qui met des documents hors de portée en retirant un champ d'une boîte de dialogue, ou en n'attribuant aucune boîte de dialogue de recherche, ne fait que les masquer. Le document lui-même reste accessible à toute personne qui détient l'autorisation correspondante.
Un tel document reste accessible :
via le DocuWare Platform Service ou une autre interface,
en lisant le trafic entre le navigateur et le serveur,
via tout autre client ou toute autre intégration sur la même armoire.
Deux exemples de règle qu'une boîte de dialogue ne peut pas porter :
Le champ Salaire est retiré de la liste de résultats de l'armoire du personnel, afin que les responsables d'équipe ne le voient pas. Mais toute personne à qui l'accès au champ Salaire a été accordé peut le voir dans les résultats.
Une boîte de dialogue de recherche est préréglée sur un seul fournisseur, afin qu'un employé ne voie que les factures de ce fournisseur. Si ce même employé dispose d'autorisations sur les autres fournisseurs, il peut trouver les factures de tous les autres fournisseurs de l'armoire à l'aide d'une recherche par mot-clé.
Dans les deux cas, la règle a sa place dans les autorisations d'armoire, où elle s'applique à chaque client et à chaque interface.
Où cela devient visible dans le nouveau Client DocuWare
Le modèle d'autorisations n'a pas changé. Ce qui a changé, c'est que plusieurs parties du nouveau Client DocuWare ne passent plus par une boîte de dialogue, de sorte qu'une boîte de dialogue ne peut pas restreindre ce qu'elles renvoient.
Recherche dans plusieurs armoires
La recherche porte sur toutes les armoires auxquelles un utilisateur a accès et n'utilise pas de boîte de dialogue de recherche. Les champs d'index masqués dans une boîte de dialogue sont disponibles dans le tableau de résultats, et les entrées de menu masquées dans une boîte de dialogue de résultats sont proposées.
DocuWare Aura
Les réponses s'appuient sur les documents pour lesquels un utilisateur dispose d'une autorisation, et la réponse nomme les documents qu'elle a utilisés. Les autorisations de document et de champ d'index s'appliquent sans changement.
Fonctions de liste de résultats dans une boîte de dialogue
Une boîte de dialogue de résultats dans DocuWare Configurations > Armoires comporte le paramètre Fonctions de liste de résultats, qui détermine quelles fonctions apparaissent dans le menu contextuel et sous forme de boutons au-dessus de la liste de résultats. Le nouveau Client DocuWare n'évalue pas ce paramètre, y compris là où une boîte de dialogue est utilisée.
Chacune de ces fonctions s'appuie sur une autorisation qui lui est propre. Le paramètre décidait uniquement de ce qui était proposé à l'utilisateur à l'écran. Un utilisateur qui détient l'autorisation peut exécuter la fonction par d'autres voies ; décocher une case à cet endroit n'a donc jamais restreint quoi que ce soit.
Dans le nouveau Client DocuWare, le menu contextuel est au contraire composé à partir des autorisations : une fonction qu'un utilisateur n'est pas autorisé à utiliser est absente du menu, au lieu d'être affichée puis refusée.
Les listes prédéfinies et toutes les autres listes continuent de suivre leur boîte de dialogue, mais le menu d'une liste est composé à partir des autorisations, et non des paramètres de la boîte de dialogue. De plus, le menu du document d'une tâche de processus de travail affiche les actions que les autorisations d'armoire de l'utilisateur permettent, au lieu d'un ensemble figé.
Là où il n'y a aucune boîte de dialogue, comme pour la recherche sur plusieurs armoires, les fonctions de liste de résultats n'ont de toute façon jamais été disponibles, et dans le Client classique elles ne l'étaient pas non plus pour les dossiers.
En savoir plus sur les autorisations d'armoire et les fonctions de liste en détail
Ce qu'il faut vérifier dans une configuration
Repérez les boîtes de dialogue qui masquent des éléments. Partout où un champ manquant, un filtre prédéfini ou une boîte de dialogue non attribuée est ce qui tient les documents hors de vue, considérez cela comme une lacune d'autorisation.
Déplacez la règle vers la couche des autorisations. Définissez dans les autorisations d'armoire ce à quoi chaque rôle est réellement autorisé à accéder. La règle vaut alors dans tous les clients, dans les intégrations et dans l'API.
Réservez les boîtes de dialogue à ce qu'elles font bien : des vues sur mesure, des masques plus courts, des listes de résultats par service.
Passez en revue les profils d'autorisations d'armoire avant que les utilisateurs ne migrent vers le nouveau Client DocuWare, afin que ce qui est masqué aujourd'hui soit également restreint.