L'objectif de sécurité « intégrité » stipule que les données et les documents ne doivent pas être modifiés sans autorisation. Toute modification apportée à un document doit être traçable.
DocuWare garantit l'intégrité des documents archivés grâce aux mesures suivantes (valables pour DocuWare Cloud et DocuWare en tant que système sur site) :
Le système de droits permet de bloquer des documents pour les utilisateurs de manière générale ou de les rendre accessibles uniquement aux utilisateurs autorisés.
Vous pouvez également autoriser l'accès aux documents de manière générale, tout en le restreignant, par exemple en accordant aux utilisateurs le droit de lire les documents, mais pas celui de les modifier. Pour en savoir plus, consultez l'article Concept d'autorisations de DocuWare.La fonction Gestion automatique des versions de vous permet de vérifier à tout moment si un document a été modifié.
L'intégrité des documents stockés dans une armoire est vérifiée à l'aide de valeurs de hachage. Vous pouvez utiliser une somme de contrôle dans le Web Client de DocuWare pour déterminer si un document a été modifié au niveau du fichier. Les documents qui ont été signés dans des corbeilles ou dans une armoire à l'aide d'un tampon de signature peuvent également être vérifiés à l'aide de valeurs de hachage. Les utilisateurs peuvent choisir l'algorithme SHA-256 pour la somme de contrôle, ou, à partir de la version 7.13 de DocuWare, l'algorithme SHA-512.
Les Secure Hash Algorithms (SHA) constituent une famille de fonctions de hachage cryptographiques publiées par le National Institute of Standards and Technology (NIST) en tant que norme fédérale américaine de traitement de l'information (FIPS).DocuWare peut consigner de manière transparente tous les processus liés aux utilisateurs au sein d'un système DocuWare.
Gestion des versions de document
Si la fonction Créer automatiquement de nouvelles versions est activée pour une armoire, un document modifié est enregistré comme une nouvelle version dans la même armoire. Chaque modification d'un document entraîne automatiquement la création d'une nouvelle version du document.
Les versions actuelles et antérieures se trouvent alors dans l'armoire. Les versions antérieures peuvent être consultées dans l'historique des versions, qui affiche également les numéros de version, le statut, la date de stockage, les éventuels commentaires et l'utilisateur qui a enregistré le document.
Le document en cours de traitement est extrait de DocuWare et verrouillé. Les autres utilisateurs peuvent consulter le document, mais ne peuvent pas le modifier tant qu'il n'a pas été réintégré en tant que nouvelle version. Seule la version actuelle peut être modifiée.
Il est également possible de configurer la gestion des versions de telle sorte que des documents individuels soient extraits manuellement et enregistrés comme de nouvelles versions. Dans ce cas, bien entendu, l'intégrité de tous les documents d'une armoire n'est pas garantie.
Plus d'informations sur la gestion des versions
Rapports d'audit
Les Rapports d'audit vous offrent une transparence totale sur ce qui se passe dans votre système DocuWare. Avec l'autorisation appropriée, vous pouvez voir, par exemple, qui a modifié quelles configurations ou stocké des documents et à quel moment.
Tous les Rapports d'audit peuvent être téléchargés au format CSV universel et utilisés pour des évaluations dans de nombreux programmes. Les Rapports d'audit vous aident à évaluer les activités dans DocuWare et à démontrer le respect des directives de conformité.
Exemples d'événements consignés à chaque niveau, avec la date, l'heure et l'utilisateur :
Document : stockage, modification d'index avec ancienne et nouvelle valeur, affichage, impression, annotation, etc.
Armoire : nouveaux champs d'index, modifications des boîtes de dialogue de recherche et de stockage ainsi que des listes de résultats, nouveaux profils d'armoire, etc. Également tous les événements relatifs aux documents au sein de l'armoire.
Organisation : nouvelles configurations et modifications des configurations existantes, connexion et déconnexion des utilisateurs (désactivé par défaut)
Système : modifications des programmations pour les processus automatiques tels que le transfert, les règles de suppression, la synchronisation