DocuWare nécessite plusieurs bases de données et au moins un emplacement de stockage de fichiers. L'installation de la fonctionnalité de plein texte est facultative.
Bases de données
Pour son fonctionnement, DocuWare nécessite plusieurs bases de données relationnelles. Ces bases de données servent au stockage des données d'index structurées des documents, à leur recherche et à l'index de plein texte. De plus, DocuWare enregistre toutes les informations système essentielles dans une base de données et y sauvegarde également les informations de workflow.
Remarque : l'utilisateur de base de données que DocuWare utilise pour accéder à ses bases de données doit disposer d'autorisations de niveau propriétaire pour toutes les bases de données. Des autorisations telles que lecteur, rédacteur ou administrateur ne sont pas suffisantes.
Systèmes de bases de données pris en charge
MS SQL Server et MySQL Server peuvent être couplés à un système DocuWare. L'administrateur a la possibilité de spécifier une base de données particulière à utiliser pour chaque armoire. De plus, un système de cluster peut être connecté. Les bases de données peuvent résider sur des serveurs autonomes en dehors de la zone de serveurs DocuWare. DocuWare peut fonctionner simultanément avec plusieurs connexions de bases de données vers différents serveurs et différentes bases de données. Plusieurs connexions simultanées peuvent être établies vers une même base de données.
Pour garantir des performances et une maintenabilité optimales, DocuWare recommande d'utiliser le système de bases de données Microsoft SQL Server pour les archives contenant plus d'un million de documents (sans fonctionnalité de plein texte) ou plus de 200 000 pages de documents (avec fonctionnalité de plein texte). Contactez DocuWare Professional Services pour obtenir de l'aide lors de la migration de bases de données.
Serveur de bases de données interne
Si aucun serveur de bases de données externe n'est disponible ou ne peut être mis en place, DocuWare propose également un serveur de bases de données intégré dans le cadre des fonctionnalités standard (Internal Database). Ce serveur MySQL peut être installé en option avec le Server Setup.
Si une base de données MSSQL est utilisée, le nom de l'archive peut comporter jusqu'à 128 caractères ; avec MySQL, jusqu'à 64.
Structure des bases de données
Un système DocuWare contient les bases de données suivantes :
Base de données système (DWSYSTEM)
Toutes les données relatives aux droits, licences et paramètres sont stockées dans cette base de données. Les données d'audit au niveau du système et de l'organisation s'y trouvent également.
Base de données pour les données documentaires (DWDATA)
Cette base de données contient toutes les informations système internes permettant de rechercher et de trouver des documents. Vous pouvez créer plusieurs bases de données de ce type.Base de données de notification (DWNOTIFICATION)
Cette base de données contient tous les événements dont le Background Process Service a besoin pour exécuter les processus de travail et les notifications par e-mail.
Base de données Workflow Engine (DWWORKFLOWENGINE)
Cette base de données contient toutes les informations nécessaires au Background Process Service pour la création, la modification et l'exécution des configurations de workflow.
Emplacements de stockage
DocuWare prend en charge un large éventail de supports de stockage pour le stockage des documents. Cela inclut les disques durs locaux, les supports de stockage réseau (virtuels) et les systèmes de stockage externes. Les supports effectivement utilisés dépendent du volume des documents à stocker et des exigences en matière d'accès et de sauvegarde. Tant que les conventions des systèmes de fichiers Windows sont respectées, la base technologique de ces systèmes est sans importance. Vous pouvez également utiliser des systèmes de stockage tels que les systèmes RAID (RAID = Redundant Array of Independent Disks) ou les solutions de stockage NetApp, à condition qu'ils puissent être intégrés au système de fichiers Windows en tant que lecteur virtuel.
DocuWare prend également en charge des systèmes de stockage spéciaux. DocuWare fournit un logiciel permettant d'intégrer des systèmes de stockage en tant que dépôts de fichiers DocuWare de la même manière que dans une armoire, comme c'est le cas avec les dépôts de fichiers Windows. Vous pouvez définir des options spécifiques pour déterminer si les fichiers seront écrits directement sur le support cible – ce qui, dans le cas du WORM par exemple, garantit une sécurité maximale – ou s'ils transiteront par le disque virtuel intermédiaire.
Disques durs, RAID
Outre la possibilité d'utiliser des disques durs individuels, vous avez la possibilité de combiner plusieurs disques durs dans un « Disk Array ». Ces matrices constituent la solution idéale pour un système d'archivage dans lequel la technologie de stockage magnétique ne pose pas de problème. Si un RAID est sélectionné, il renforce la sécurité contre la perte de données en cas de défaillance du disque dur grâce à la redondance. Vous pouvez ainsi remplacer un disque dur – selon le niveau de RAID – en cours de fonctionnement.
Les répertoires et les lecteurs peuvent être utilisés comme emplacements de stockage de documents. Peu importe qu'il s'agisse de disques durs simples, de disques virtuels, de réseaux RAID (RAID matériel ou logiciel, espaces de stockage) ou de lecteurs réseau.
Pour les systèmes de production, il est recommandé de stocker les données sur des systèmes de stockage redondants. L'utilisation de systèmes de stockage simples et non redondants est déconseillée.
Si DocuWare est installé de manière distribuée sur plusieurs serveurs, un stockage réseau doit être utilisé avec le protocole SMBv3. Le protocole SMBv1 ne doit pas être utilisé pour des raisons de sécurité.
Pour les installations à volume élevé et avec de nombreux utilisateurs, les fichiers de base de données doivent être stockés sur de la mémoire flash redondante. Il en va de même pour les fichiers d'index de plein texte. Les emplacements de stockage des documents peuvent être répartis sur des disques classiques, même dans les grandes installations.
Le Platform Service et le Background Process Service doivent disposer d'un accès en lecture et en écriture à tous les emplacements de stockage et bases de données utilisés par DocuWare :
Tous les accès à la mémoire s'effectuent sous le compte Windows qui a été saisi dans le Server Setup pour l'utilisateur de service. De plus, cet utilisateur doit disposer d'un accès complet à la mémoire pour prendre en charge l'ensemble des fonctionnalités du produit.
Les pools d'applications des services frontend (comme le Platform Service) accèdent au stockage pour les requêtes interactives, par exemple pour stocker un nouveau document ou relancer Intelligent Indexing de manière interactive.
Le service Windows des services backend (comme le Background Process Service) accède au stockage pour les tâches en arrière-plan en file d'attente, par exemple l'extraction du texte des documents et l'envoi de documents à Intelligent Indexing dans le cas standard.
Peu importe quel utilisateur DocuWare est servi par les services. L'accès s'effectue toujours dans le contexte de l'utilisateur de service, aussi bien dans le frontend (pool d'applications) que dans les services backend (service Windows).
Stockage NetApp
Les solutions de stockage NetApp reposent sur le système d'exploitation propre à NetApp et peuvent être intégrées dans divers réseaux de stockage (SAN) de la même manière que des disques durs (NAS, SAN, iSCSI). Elles sont spécialement conçues pour gérer de grands volumes de données et pour l'archivage à long terme de documents WORM. Le stockage NetApp peut être utilisé avec DocuWare pour le stockage de documents. Les fichiers dans les stockages NetApp ne peuvent pas être modifiés et se voient attribuer l'attribut « Read Only ». Même si les disques sur les solutions de stockage NetApp peuvent être configurés avec différents types, nous recommandons de sélectionner le type « WORM », car il est le mieux adapté au comportement NetApp.
Index de plein texte
Lors d'une recherche en plein texte, le Fulltext Server répertorie les occurrences ainsi que les chaînes de contexte pour les termes de recherche individuels dans un index de plein texte. Parallèlement, la pertinence estimée d'un terme est évaluée. La d'une recherche en plein texte est triée selon cette pertinence. Le Fulltext Server optionnel repose sur la plateforme SolR 9. Pour plus d'informations, consultez la section Section Fonctionnalité de plein texte dans le chapitre Structure de l'armoire.