DocuWare propose deux types de licences client : les licences client nominatives et les licences simultanées.

Les nouveaux utilisateurs ou ceux activés récemment reçoivent automatiquement une licence client nominative gratuite. Ceci est indépendant de la façon dont le compte utilisateur a été créé : que ce soit manuellement, via l'API de la plateforme, via la synchronisation des utilisateurs ou autrement. Si l'utilisateur est supprimé ou désactivé, la licence client nominative peut être assignée à d'autres utilisateurs.

Si vous utilisez des licences client nominatives converties à partir de licences simultanées et achetées directement avec des licences client nominatives, celles converties depuis les licences simultanées sont utilisées en premier.

Avec une licence client, nominative ou simultanée, vous pouvez utiliser une instance de chaque plateforme, Client Web, Windows Explorer Client, Windows Explorer Client et Mobile en même temps. L'aperçu qui suit montre quels modules DocuWare utilisent ces cinq composants.

Module DocuWare	Plateforme	Web Client*	Connect to Outlook	Windows Explorer Client	Mobile
Web Client, Formulaires, Intégration d'URL, Smart Search, Recherche rapide pour Connect to Outlook		x
Connect to Outlook			x
Windows Explorer Client				x
Mobile					x
PaperScan pour accéder à DocuWare					x
SDK	x
Connexion à DATEV	x
Connect to SAP Version 2	x

* = par navigateur sur un appareil. En ce qui concerne les conditions de licence, si un onglet dans un navigateur est classé comme une instance de navigateur séparée varie selon le navigateur.

Les applications suivantes ne requièrent aucune licence client :

Applications de bureau (Printer, Import, Scan)
DocuWare Administration
Configuration de DocuWare (à condition qu'elle ne soit pas ouverte via le client Web, mais directement, p. ex. via le menu droit de la souris appartenant aux applications de bureau DocuWare dans la barre des tâches de Windows)
Workflow Designer
Client Web en lecture seule
Fonction supplémentaire « Formulaire public » (les formulaires Web en général, cependant, nécessitent des licences clients)

Exemples pour l'exigence de licences client

Travail en parallèle avec le client Web, la configuration DocuWare, DocuWare Administration, Connect to Outlook et DocuWare Mobile => 1 licence client
Client Web utilisé en parallèle dans deux navigateurs différents => 2 licences client
Client Web utilisé en parallèle avec Windows Explorer Client sur un appareil => 1 licence client
Client Web utilisé en parallèle avec Windows Explorer Client sur deux appareils => 2 licences client
Configuration DocuWare utilisée en parallèle dans deux navigateurs => 0 licence client (à condition qu'elle ne soit pas ouverte via le client Web, mais directement, voir ci-dessus)
Client Web avec le même utilisateur utilisé en parallèle pour un formulaire public => 1 licence client
Mobile utilisé en parallèle sur deux appareils différents => 2 licences client

Une fois qu'un utilisateur s'est déconnecté, la licence client reste ouverte pendant deux minutes supplémentaires. Si l'utilisateur ferme le client Web ou la plateforme simplement en fermant le navigateur, mais ne se déconnecte pas explicitement, la licence restera également ouverte pendant deux minutes. Ce n'est que si le navigateur est fermé de façon inattendue que la licence restera ouverte pendant plus de temps dans certaines circonstances.

Pour DocuWare sur site : utilisation de licences serveur
Pour tous les serveurs, il y a une licence unique sous le nom « Serveur DocuWare ».
Dans la zone organisation de DocuWare Administration > Général > Licences, vous ne pouvez voir que le nombre total de licences de serveur que vous avez achetées :
1x Business : 1 serveur
1x Professional : 1 serveur
2x Professional : 2 serveurs
1x Enterprise : 2 serveurs
2x Enterprise : 4 serveurs
Vous pouvez installer chaque rôle de serveur DocuWare une fois pour chaque licence de serveur (services frontend, services backend, service plein texte).
1x Business : 1x service frontend, 1x service backend, 1x service plein texte
1x Professional : 1x service frontend, 1x service backend, 1x service plein texte
2x Professional : 2x services frontend, 2x services backend, 2x services plein texte
1x Enterprise : 2x services frontend, 2x services backend, 2x services plein texte
2x Enterprise : 4x services frontend, 4x services backend, 4x services plein texte