DocuWare stocke tous les documents dans des armoires où ils peuvent être conservés à long terme. Chaque est assignée à une organisation DocuWare. Les utilisateurs accèdent aux documents dans l'interface DocuWare à l'aide d'une requête de recherche dans l'armoire concernée ou dans plusieurs armoires.
Chaque organisation dispose d'au moins une armoire pour le stockage des documents. Dans les paramètres de l'armoire, vous pouvez définir :
Les caractéristiques générales de l'armoire, par ex. le nom, etc.
La base de données à utiliser pour les informations d'index des documents ainsi que les paramètres supplémentaires liés à la base de données
L'emplacement de stockage à utiliser pour les documents et (le cas échéant) leur subdivision en disques logiques avec les limites de capacité associées
Les champs de l'armoire / champs index
Les droits d'accès et les profils d'armoire pour l'archive ou pour les champs individuels
Les boîtes de dialogue utilisateur pour le stockage de fichiers, les recherches, la liste de résultats et les structures de dossiers
Les fonctionnalités supplémentaires, par ex. la disponibilité d'un index de plein texte, le type et l'étendue des tampons disponibles pour le traitement des documents
Le concept de disques
Les documents d'une armoire sont stockés sur des « disques DocuWare ». Les disques DocuWare sont généralement des répertoires de l'armoire identifiés par un nom que DocuWare leur a attribué. La subdivision de l'armoire en disques logiques est un moyen d'organiser les supports de stockage.
Vous pouvez transférer ces disques logiques vers un autre support à tout moment, par exemple lorsqu'ils atteignent une certaine taille. La gestion documentaire avec DocuWare présente l'avantage de pouvoir externaliser les documents soit par des règles prédéfinies, soit automatiquement. DocuWare propose des fonctionnalités permettant d'automatiser facilement les étapes correspondantes.
Le concept de disques logiques et la structure de fichiers ouverte offrent à l'administrateur un degré élevé de transparence et de flexibilité pour la gestion du système DocuWare.
Structure des documents
Un document dans DocuWare peut se composer d'un ou de plusieurs fichiers. De plus, un document peut être constitué d'une combinaison de différents formats de fichiers, par ex. PDF/A, PDF, MS Excel, par exemple si DocuWare accepte un e-mail avec plusieurs pièces jointes en tant que document associé.
Chaque fichier comprend à son tour une ou plusieurs pages :
La structure d'un document contenant deux fichiers : l'un avec trois pages et l'autre avec deux pages
Exemple 1 (voir le schéma ci-dessus) :
Un document papier de 3 pages numérisé dans DocuWare se compose d'un fichier PDF/A de 3 pages.
Exemple 2 (voir le schéma ci-dessus) :
Pour un document, un fichier PDF/A de 3 pages généré par DocuWare et un fichier Word de 2 pages sont attachés ensemble dans le .
Exemple 3 :
Pour un document, un fichier PDF/A généré par DocuWare, un fichier Word de 3 pages et un fichier PDF de 2 pages sont attachés ensemble dans le bac. Le document se compose alors de trois fichiers :
1er fichier du document : fichier PDF/A avec la page 1
2e fichier du document : fichier Word avec les pages 1, 2 et 3
3e fichier du document : fichier PDF avec les pages 1 et 2
Des annotations peuvent être apposées sur chaque page d'un fichier au sein d'un document, sur plusieurs niveaux d'annotation si nécessaire. Les annotations sont stockées avec leurs caractéristiques et attributs supplémentaires et reproduites de manière persistante par la visionneuse DocuWare.
Chaque document dans DocuWare peut contenir un maximum de 999 fichiers.
Les documents numérisés et imprimés avec les applications DocuWare sont stockés dans les armoires DocuWare sous forme de fichiers PDF/A. Tous les autres documents importés dans DocuWare, tels que les fichiers PDF et MS Office, sont stockés dans leur format d'origine.
Métadonnées des documents
Les métadonnées contiennent des informations sur le document, telles que les tampons, les données d'index et les annotations. Les métadonnées sont automatiquement stockées dans la base de données de l'armoire. Des copies de ces données peuvent éventuellement être enregistrées dans un format de fichier basé sur ZIP (extension .DWX) dans l'emplacement de stockage de l'armoire.
Pour ce faire, l'option Sauvegarde des données d'index dans l'emplacement de stockage de l'armoire doit être activée dans DocuWare Configuration sous Armoires.
Elles sont mises à jour de manière asynchrone, et non dans le cadre de la modification du document. Après la mise à niveau vers DocuWare version 7, cette option de stockage redondant pour les installations sur site est activée par défaut. Cela s'applique également aux nouvelles armoires.
Cela signifie que les documents avec leurs données d'index restent entièrement disponibles même en cas de défaillance complète de la base de données sans sauvegarde. Toutefois, la restauration peut être très longue et ne remplace donc pas une sauvegarde conventionnelle de la base de données.
Un outil en ligne de commande est disponible pour restaurer les entrées de la base de données à partir de l'emplacement de stockage de l'armoire dans un système DocuWare sur site.
Lorsque l'utilisateur supprime un document de l'armoire, celui-ci est déplacé vers la corbeille et toutes les métadonnées de la base de données sont enregistrées dans un fichier TBDWX. Ce fichier est supprimé lorsque le document est restauré ou définitivement supprimé de la corbeille.
Chaque fichier de document possède un nom unique (GUID). Lorsqu'un fichier de document est mis à jour, le fichier en mémoire n'est pas écrasé. Un nouveau nom unique (GUID) est généré à la place. Une fois le nouveau fichier créé, l'ancien est supprimé.
Modification de la structure de fichiers dans la version 6.12 et la version 7
Comme pour l'ensemble du contenu de ce livre blanc, ce chapitre se réfère exclusivement à DocuWare. Avec DocuWare version 7, la structure de fichiers des documents a été modifiée. Si vous utilisiez déjà DocuWare version 6.12 ou antérieure et que vous travaillez désormais avec la version 7 ou supérieure, vos documents sont stockés dans des structures différentes.
Il n'existe pas d'autre version entre la 6.12 et la 7.
DocuWare version 7 et ultérieure : les métadonnées sont automatiquement stockées dans la base de données de l'armoire. Des copies de ces données peuvent éventuellement être enregistrées dans un format de fichier basé sur ZIP (extension .DWX) dans l'emplacement de stockage de l'armoire. (Cependant, si l'option n'est pas utilisée, cela peut entraîner un gain de performances.) Les fichiers DWX sont mis à jour de manière asynchrone et non dans le cadre de la modification du document.
Jusqu'à DocuWare version 6.12 : les métadonnées étaient toujours automatiquement stockées dans un fichier d'en-tête par document dans l'emplacement de stockage de l'armoire.
Les documents stockés avec une version 6.x ou antérieure de DocuWare ne sont transférés vers la nouvelle structure de stockage que s'ils sont modifiés ou si leurs entrées d'index sont changées. La structure de stockage des documents enregistrés avec une version 6.x ou antérieure de DocuWare n'est donc pas modifiée et leurs fichiers d'en-tête continuent d'être utilisés.
Si un tel document est modifié dans DocuWare version 7 ou supérieure (par ex. si une annotation est ajoutée dans la visionneuse), les métadonnées du document sont copiées dans la base de données et le fichier d'en-tête est supprimé. Si l'option d'enregistrement des fichiers DWX est activée, un fichier DWX est enregistré. La nouvelle convention de nommage des fichiers (GUID) est utilisée.
DocuWare version 7 et ultérieure
Jusqu'à DocuWare version 6.12
Nom de fichier du document
GUID
Numéro continu (DocID)
Données d'index et annotations
Fichier DWX (optionnel)
Fichier d'en-tête (XML)
Fonctionnalité de plein texte
DocuWare propose sa propre fonctionnalité de plein texte, qui permet d'effectuer une recherche efficace dans le plein texte des documents et leurs entrées d'index. Cette fonctionnalité est optionnelle. La fonctionnalité de plein texte fonctionne comme suit.
Le Background Process Service extrait des captures de texte du document et les stocke dans le magasin de données. Les termes de recherche d'une page de document et leur position sont marqués dans les captures de texte. Cela permet de mettre en surbrillance les résultats dans le document.
Parallèlement, le Background Process Service transfère les captures de texte au Fulltext Server. Celui-ci stocke à nouveau les captures de texte dans des fichiers de catalogue (fichiers d'index) et les utilise pour les requêtes de recherche. Les fichiers de catalogue sont créés par armoire DocuWare. Ils sont stockés par défaut sur l'ordinateur où le Fulltext Server est installé.
Si une erreur survient lors de l'indexation pour la recherche en plein texte, par exemple si un serveur n'est pas accessible, l'indexation de ces documents est automatiquement relancée ultérieurement.
Le bac à documents dans une armoire
Le principal scénario d'utilisation des bacs à documents est la consultation des nouveaux documents et leur traitement avant l'archivage. C'est pourquoi les nouveaux documents sont souvent d'abord importés dans un bac à documents. C'est également là que les documents sont évalués à l'aide d'Intelligent Indexing. De plus, un bac à documents peut être utilisé pour les copies de documents déjà archivés.
Les bacs à documents sont techniquement structurés comme des archives et les données sont stockées dans un format simplifié. Contrairement aux archives, les bacs à documents ne disposent cependant ni d'une recherche structurée ni d'une recherche en plein texte, et ne possèdent pas de concept de droits. Ils sont généralement configurés de manière à ce qu'un seul utilisateur y ait accès.
En principe, il est également possible de donner à plusieurs utilisateurs l'accès à un bac à documents. Il est toutefois important de noter qu'aucune journalisation n'a lieu dans le bac à documents et qu'aucune attribution plus précise des droits n'est possible. Toute personne ayant accès à un bac à documents peut y effectuer n'importe quelle action. Une action individuelle ne peut pas être attribuée rétrospectivement à un utilisateur spécifique.
Synchronisation des armoires
Deux armoires peuvent être synchronisées entre elles (documents et base de données). Cette synchronisation est gérée dans DocuWare Configuration.
Les documents sont mis en correspondance à l'aide de GUID uniques au niveau global. L'une des armoires à synchroniser doit se trouver dans le système local ; l'autre peut se trouver dans le même système DocuWare ou dans un autre.
La comparaison entre les armoires s'effectue simplement dans une colonne de champ texte, ce qui ne prend que peu de temps. Le processus de synchronisation est exécuté via HTTPS compatible avec le Cloud par le Background Process Service.