Passez à la nouvelle application
Pour DocuWare sur appareils mobiles, la nouvelle DocuWare Mobile App est disponible et fait l'objet d'un développement continu. La nouvelle application fonctionne avec DocuWare Cloud et avec les systèmes sur site à partir de la version 7.10 de DocuWare, à condition que la dernière version mineure soit installée. L'application DocuWare Mobile App Classic décrite ici reste utilisable, mais ne sera plus mise à jour.
L'application mobile DocuWare vous permet d'utiliser les fonctionnalités de DocuWare sur votre smartphone. Vous accédez aux documents archivés, participez à des processus de travail et enregistrez de nouveaux documents.
L'application mobile DocuWare est disponible pour Android et iOS, et les fonctionnalités sont les mêmes pour l'un comme pour l'autre.
L'application mobile DocuWare peut être utilisée avec DocuWare à partir de la version 7.0. Pour les clients DocuWare Cloud, l'utilisation de DocuWare Mobile est incluse dans l'ensemble des fonctionnalités ; pour DocuWare sur site, une licence est nécessaire.
Les certificats Wildcard ne sont pas pris en charge
Les certificats Wildcard ne sont actuellement pas pris en charge par l'application DocuWare Mobile.
Comment configurer l'application mobile DocuWare :
Installez l'application à partir de l'App Store (iOS) ou du Play Store (Android) sur votre smartphone.
Ouvrez le Client DocuWare et sélectionnez Applications mobiles dans le menu principal.
Sur le smartphone, accédez au menu des paramètres « Connexions - Connexion à DocuWare ».
Scannez le code QR affiché ou saisissez manuellement l'URL de votre organisation DocuWare dans l'application mobile du smartphone.
Saisissez vos identifiants DocuWare.
Enfin, indiquez les bacs à documents, les boîtes de dialogue de stockage, les boîtes de dialogue de recherche et les listes à afficher dans l'application.
Voici les principales fonctions de l'application mobile :
Recherche et affichage de documents
Vous pouvez trouver des documents archivés dans l'application mobile à l'aide des boîtes de dialogue de recherche habituelles. Les documents trouvés sont affichés de la même manière que dans le Web Client, soit sous forme de vignettes avec un titre, soit sous forme de liste avec aperçu miniature, titre et quelques entrées d'index.
Stockage de documents
Les téléchargements ou les documents récemment photographiés peuvent être stockés dans une file cabinet ou un document tray DocuWare à l'aide de la fonction Partager :
Ouvrez un document/image sur votre smartphone
Appuyez sur l'icône Partager.
Sélectionnez DocuWare dans la liste des applications proposées
Définissez un bac à documents ou une boîte de dialogue de stockage d'une armoire comme cible de stockage et confirmez avec Télécharger.
Ouvrez l'application mobile DocuWare pour terminer le téléchargement : lorsque vous sélectionnez une armoire DocuWare comme emplacement de stockage, la zone Prêt à stocker s'affiche dans l'application. La boîte de dialogue de stockage attribuée est déjà enregistrée. Vous pouvez également indexer le document avant de le stocker.
Modification des tâches de processus de travail
Les tâches de processus de travail sont affichées dans une zone distincte et peuvent être modifiées directement sur votre smartphone. Les tampons de processus de travail sont disponibles à cet effet, entre autres. Les tampons sont placés automatiquement sur un espace libre, mais peuvent également être déplacés. Vous pouvez vérifier leur emplacement si nécessaire dans un aperçu.
Partage ou transfert de documents archivés
Téléchargez les documents archivés sur votre smartphone. Cela est possible au format PDF comme au format d'origine. Pour partager les documents avec d'autres personnes par e-mail, WhatsApp ou d'autres applications, sélectionnez Partager dans le menu du document et choisissez un contact.
Joindre des documents
Des documents ou des photos supplémentaires peuvent être joints aux documents déjà archivés. Ouvrez le document archivé et sélectionnez la fonction Joindre un document dans le menu du document. Sélectionnez ensuite le bac à documents contenant le document/la photo que vous souhaitez joindre. Après avoir marqué le document/la photo correspondant(e), confirmez l'opération avec Joindre.
Modification des données d'index
Les données d'index peuvent être modifiées directement dans le menu du document. Cela s'applique aussi bien aux documents qu'aux enregistrements de données. Prenez des décisions concernant un enregistrement de données et transmettez-le dans le processus de travail.
Les données d'index peuvent également être résumées sous forme de tableau. Ces tableaux d'index sont utilisés, par exemple, pour le traitement des factures entrantes. Dans DocuWare, les postes individuels sont mappés par le biais de tableaux d'index et sont ainsi affectés à différents centres de coûts, par exemple. Dans l'application mobile, les entrées individuelles des champs du tableau peuvent être consultées et également modifiées. Insérez de nouvelles lignes ou supprimez des lignes existantes.
Il est également possible de travailler avec des tableaux d'index sur un smartphone, aussi bien dans le cadre de décisions de processus de travail qu'indépendamment de ceux-ci, lors de l'accès à des documents archivés et à leurs entrées d'index.
Aperçu des fonctionnalités de l'application mobile DocuWare
Affichage des documents
Affichage des documents dans la Visionneuse DocuWare spécialement adaptée aux appareils mobiles, quel que soit le format dans lequel les documents ont été archivés
Appel des boîtes de dialogue de recherche et des listes de tâches
Utilisation de listes de sélection et de listes de sélection filtrées dans les boîtes de dialogue de recherche
Stockage de documents
Stocker les documents dans l'armoire avec la fonction Partager
Charger des documents provenant d'autres applications dans DocuWare Mobile à l'aide de la fonction Partager
Charger et afficher les documents dans le bac à documents et les classer dans l'armoire à partir de là
Utiliser les listes de sélection et les listes de sélection filtrées dans les boîtes de dialogue de stockage
Utiliser les suggestions Intelligent Indexing pour le classement à partir des bacs à documents
Modification de documents
Contrôler les processus de travail basés sur Task Manager à l'aide d'appareils mobiles : prise en charge des fonctions de tampon de DocuWare (les champs de mots-clés ne sont pas pris en charge), y compris le tampon bitmap ; modification des données d'index
Modifier les tableaux d'index des documents archivés, par exemple affecter ou libérer des postes de facture individuels à un centre de coûts
Modifier les documents de processus de travail (avec une licence Workflow Manager)
Les tâches à traiter et les documents qui leur sont associés sont regroupés dans une liste automatique
Modifier les tâches de processus de travail : prendre des décisions en apposant des tampons
Modifier les tableaux d'index des documents de processus de travail, par exemple affecter ou libérer des postes de facture individuels à un centre de coûts
Connexion des applications mobiles DocuWare à DocuWare
Créer, modifier et supprimer des connexions – avec nom de connexion, nom d'hôte, nom d'utilisateur et organisation
Ouvrir les informations de connexion dans une liste et les afficher en un clic
Se connecter à DocuWare via un code QR
Scanner de code QR intégré
Sécurité
Autorisation des utilisateurs via l'authentification unique
Transfert des documents du DocuWare Server vers DocuWare Mobile via HTTPS (chiffrement sécurisé du protocole via SSL)