Les Desktop Apps se divisent en deux composants logiciels :
DocuWare Desktop Apps : ce composant sera installé sur votre PC.
DocuWare Desktop Service : ce service associe DocuWare Desktop Apps à votre système DocuWare.
Une fois les deux composants installés, ils seront démarrés en arrière-plan lorsque vous démarrerez votre PC. Si un composant n'est pas lancé, vous pouvez le lancer manuellement ultérieurement, tel qu'indiqué dans les sections suivantes.
Installation de Desktop Apps
Installation de Desktop Apps
Les Desktop Apps sont installées en local sur l'ordinateur de l'utilisateur qui doit travailler avec les applications. Vous disposez de deux possibilités pour l'installation :
Ouvrez le menu principal de DocuWare et cliquez sur Desktop Apps.
Sinon, cliquez avec le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu contextuel de DocuWare Desktop Apps dans la barre des tâches Windows et cliquez sur Installer DocuWare Desktop Apps. Dans les deux cas, la boîte de dialogue d'installation s'ouvre.
Pour démarrer DocuWare Desktop Apps, dans la barre de recherche Windows, saisissez : DocuWare Desktop Apps. Dans la liste des résultats, cliquez sur l'entrée DocuWare Desktop Apps. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris sur DocuWare Desktop Apps dans la barre des tâches Windows et sélectionner Ouvrir DocuWare Desktop Apps.
Connexion de Desktop Apps au système
Pour établir une connexion à votre système DocuWare via le service Desktop, cliquez sur Connecter Desktop Apps dans le menu principal de DocuWare.
Remarque : DocuWare Desktop ne se connecte qu'aux systèmes DocuWare qui ont la même version que DocuWare Desktop.
Si le service Desktop n'est pas encore démarré, il existe deux façons de le faire :
Redémarrez votre PC. Le service Desktop démarre alors en arrière-plan.
Redémarrez le service : Ouvrez le Gestionnaire des tâches Windows en cliquant avec le bouton droit de la souris dans la barre des tâches Windows et sélectionnez le Gestionnaire des tâches dans le menu contextuel. Ouvrez l'onglet Services et cliquez sur Plus de détails. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur DWDesktopService et sélectionnez Démarrer ou Redémarrer dans le menu contextuel.
Modification des connexions
Vous pouvez modifier vos connexions sur la page du même nom dans les Desktop Apps :
Pour supprimer une connexion existante de la liste, sélectionnez-la et cliquez sur Supprimer.
Pour activer une connexion à utiliser, sélectionnez la connexion souhaitée et cliquez sur Activer.
Pour établir une connexion par défaut au système DocuWare à partir duquel vous avez démarré DocuWare Desktop Apps, cliquez sur Établir une connexion par défaut. Cette procédure peut être nécessaire en cas de modification de votre ID utilisateur par exemple.
Si vous ouvrez DocuWare Desktop Apps en tant que nouvel utilisateur et que vous vous connectez via la connexion Windows, une connexion à DocuWare est automatiquement établie pour vous. Lorsque vous vous identifiez en utilisant la connexion DocuWare, vous recevez un message dans la barre des tâches Windows qui vous permet de saisir directement votre nom d'utilisateur et votre mot de passe, sans que vous ayez besoin d'ouvrir DocuWare.
Historique des travaux
Cliquez sur le bouton Historique 
pour afficher les détails de toutes les commandes démarrées dans DocuWare Desktop Apps. La date, l'heure de début, le nom, la source et l'état de chaque tâche est affiché. Vous pouvez filtrer les informations par heure, source et statut à l'aide du menu déroulant dans l'en-tête de colonne de l'historique.
Pour ouvrir la vue détaillée pour une commande, cliquez sur la ligne correspondante. La vue détaillée indique également le nombre de sous-documents créés à partir d'un même document, le cas échéant. Cliquez sur les informations connexes à propos de la division de documents pour ouvrir une nouvelle boîte de dialogue dans laquelle tous les documents créés apparaitront, ainsi que leur statut.
Cliquez sur Mettre à jour pour mettre à jour une vue vers la version la plus récente, par exemple si une commande n'est pas encore clôturée lorsque vous affichez l'historique.
Pour supprimer toutes les informations pour toutes les tâches, cliquez sur Supprimer l'historique.
Nouvelle tentative pour les tâches échouées
S'il est impossible de terminer la tâche correctement, son statut devient Avertissement. Il est possible d'afficher un maximum de 1 000 commandes des sept derniers jours.
DocuWare Desktop Apps réessaye automatiquement d'exécuter les tâches d'importation échouées, par exemple si le serveur DocuWare n'est pas accessible. Toutefois, s'il n'est pas possible de stocker un document sur une période plus longue, par exemple, il est désormais possible de redémarrer manuellement le travail en appuyant sur le bouton Tenter à nouveau les tâches. Cela garantit que tous les documents sont stockés correctement.
Exportation d'un fichier
Si un document ne peut pas être importé dans DocuWare en raison d'une erreur, vous pouvez l'exporter afin de l'importer dans le système DocuWare d'une autre manière. La fonctionnalité est uniquement disponible en cas d'erreur. Il s'agit d'une alternative à une nouvelle tentative d'importation manuelle.
Dans le cas d'un document divisé, vous pouvez toujours exporter tous les documents résultant de la division. Les documents sont exportés sous forme de fichiers ZIP compressés, qui contiennent également des informations supplémentaires pour l'analyse des erreurs.
Interface utilisateur de DocuWare Scan, DocuWare Import et Smart Connect
Les DocuWare Desktop Apps vous fournissent les applications DocuWare Scan, Import, Printer et Smart Connect. Ces applications vous permettent d'effectuer les tâches suivantes :
Numériser des documents et les importer dans votre armoire électronique DocuWare - DocuWare Scan
Importer automatiquement des documents dans des bacs DocuWare ou des armoires électroniques en contrôlant les dossiers dans le système de fichiers - DocuWare Import
Exporter les données d'index et les transmettre à une application tierce - DocuWare Export
Imprimer des documents directement depuis d'autres applications (telles qu'ERP) au format PDF et les enregistrer dans l'armoire électronique - DocuWare Printer
Accéder, afficher et indexer des documents depuis d'autres applications (par ex. ERP) en appuyant simplement sur un bouton - Smart Connect
Dans Desktop Apps, toutes vos tâches de traitement actives s'affichent au bas de la page avec une barre de progression. Si un document n'est pas importé en raison d'une erreur, vous pouvez y accéder via l'Historique des travaux.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône de la barre d'état de DocuWare Desktop Apps 
dans la barre des tâches Windows pour ouvrir le menu contextuel, par exemple pour ouvrir les Desktop Apps ou modifier les Connexions.
Création et modification des configurations
Vous pouvez indiquer comment vos documents sont traités dans les configurations, dans les rubriques suivantes :
Configurations pour la numérisation, l'importation depuis des dossiers et DocuWare DocuWare Printer : DocuWare > Menu principal
> Configurations > Capturer > Traitement du document. Configurations pour Smart Connect : DocuWare > Menu principal > Paramètres > Configurations > Intégrations > Smart Connect.
Veuillez noter que pour certaines les fonctions de DocuWare Desktop Apps, il est nécessaire de posséder des licences distinctes. Si vous n'avez pas accès à une fonction, cela peut être dû à l'absence de licence adéquate.
Numérisation de documents
Avec DocuWare Scan, numérisez vos documents, importez-les dans DocuWare et stockez-les dans le format d'archivage à long terme PDF/A de votre système. N'importe quel scanner installé sur votre PC (disposant des pilotes TWAIN et WIA) peut être utilisé à cet effet.
Pour numériser un nouveau document, sélectionnez tout d'abord les paramètres du scanner, une configuration (qui définit comment le document sera traité) et le scanner. Les options du scanner sont enregistrées sous la forme d'un ensemble de paramètres. Vous pouvez sélectionner un tel ensemble sous Options du scanner. Pour créer de nouvelles options de scanner ou modifier les options existantes, cliquez sur Ouvrir les options du scanner.
Voici quelques conseils pour les paramètres sélectionnés :
Affichage de la boîte de dialogue du scanner
Les options du scanner sont affichées. Cette fonctionnalité n'est disponible que pour les scanners disposant du pilote TWAIN.Langue ROC
Sélectionnez Reconnaissance automatique dans la liste déroulante si vous souhaitez que la langue du document soit automatiquement identifiée. Sinon, sélectionnez la langue que vous souhaitez utiliser.Rotation automatique et redressement
Les pages mal orientées ou inclinées lors de la numérisation sont automatiquement pivotées et redressées.Suppression des pages vierges
Les pages vierges seront automatiquement supprimées du document.Stockage de chaque page en tant que nouveau document
Chaque page numérisée est stockée en tant que nouveau document. Si vous souhaitez stocker plusieurs documents d'une page, utilisez cette option pour numériser l'ensemble en tant que lot.
Si le champ Scanner est renseigné mais grisé, cela signifie qu'un seul scanner spécifique est disponible.
Configurations de traitement des documents
Vous pouvez créer et modifier des configurations dans Configuration de DocuWare > Traitement du document > Type de source Scanner.
Afin de pouvoir stocker des documents avec DocuWare Scan dans votre armoire DocuWare, vous devez créer au moins une configuration et vous devez avoir l'autorisation d'accéder à la configuration. Sinon, vous pourrez seulement importer des documents dans votre bac par défaut.
Modification de documents numérisés
Pour réorganiser les documents ou les pages numérisés, placez les pages où vous le souhaitez par un glisser-déposer.
Chaque page numérisée d'un document possède son propre menu contextuel auquel vous accédez soit par la flèche figurant sur chaque page, soit par un clic droit sur la page en elle-même. Ce menu contient des fonctions telles que la rotation et la suppression de pages ou du document entier.
Importation de documents depuis des dossiers
DocuWare Import contrôle les dossiers sélectionnés dans votre système de fichiers, puis importe les documents stockés à cet emplacement dans des armoires ou des bacs DocuWare. Pour importer des documents dans DocuWare, démarrez des tâches d'importation automatiquement ou manuellement.
Sous Importer, vous pourrez voir toutes les tâches attribuées à la connexion activée actuellement. Une tâche d'importation qui a démarré est signalée par 
.
Voici quelques conseils pour les paramètres sélectionnés :
Langue ROC
Sélectionnez Reconnaissance automatique dans la liste déroulante si vous souhaitez que la langue du document soit automatiquement identifiée. Sinon, sélectionnez la langue que vous souhaitez utiliser.Rotation automatique des PDF numérisés
Les pages mal orientées ou inclinées lors de la numérisation sont automatiquement pivotées et redressées.Vérifier l'âge des fichiers
Les fichiers ne sont pas téléchargés avant d'avoir été présents dans le dossier d'importation pendant au moins 30 secondes. Ce paramètre empêche le téléchargement incomplet de fichiers volumineux.
Démarrage et arrêt de travaux
Démarrer
Démarre la tâche d'importation.Démarrer une fois
Démarre le travail d'importation une fois.Démarrer tous
Démarre tous les travaux de tous les dossiers d'importation appartenant à la connexion actuellement active.Arrêter tous
Arrête toutes les tâches de tous les dossiers d'importation appartenant à la connexion actuellement active.
Afin de pouvoir stocker des documents avec DocuWare Import dans votre armoire DocuWare, vous devez créer au moins une configuration du type de source Dossier et vous devez avoir l'autorisation d'accéder à la configuration. Sinon, vous pourrez seulement importer des documents dans votre bac par défaut.
DocuWare Import est un module supplémentaire sous licence. Sans cette licence, vous disposerez seulement d'un nombre restreint de fonctions de l'application Import.
Configurations de traitement des documents
Vous pouvez créer et modifier des configurations dans Configuration de DocuWare > Traitement du document > Type de source Dossier.
Pour mettre à jour la liste des configurations disponibles, cliquez sur 
. Si vous n'avez pas de licence DocuWare Import, seule l'option Bac par défaut s'affiche ici. Sinon, toutes les configurations pour lesquelles vous avez des autorisations dans sla Configuration de DocuWare sont affichées.
Impression de documents avec DocuWare Printer
Avec DocuWare Printer, vous pouvez importer des documents directement depuis vos applications vers DocuWare, en utilisant le format d'archivage à long terme PDF/A. Ils sont stockés dans votre bac ou directement dans votre armoire. Il vous suffit de sélectionner DocuWare Printer dans votre programme (par exemple votre ERP ou MS Word) dans la liste des imprimantes et saisissez la commande d'impression.
DocuWare Printer crée des fichiers PDF, vous ne devez donc pas imprimer des documents qui sont déjà au format PDF. Cela pourrait entraîner des problèmes lors du traitement du document et de sa mise en page ultérieure.
DocuWare Printer reconnaît, via certains critères de texte et/ou via l'application d'impression, laquelle des configurations créées doit être utilisée pour le traitement du document. Ainsi, DocuWare Printer traite automatiquement les documents selon la configuration appropriée.
Le nombre de pages pouvant être imprimées avec DocuWare Printer dépend de la quantité de texte que contient chaque document. DocuWare Printer prend en charge l'impression et le stockage d'un maximum de 10 000 pages de document par tâche d'impression.
Configurations de traitement des documents
Vous pouvez créer et modifier des configurations dans Configuration de DocuWare > Traitement du document > Type de source Dossier.
Pour utiliser DocuWare Printer dans votre entreprise, vous devez disposer d'au moins une configuration.
Utilisation de Smart Connect
La page DocuWare Smart Connect affiche toutes les configurations de Smart Search et Smart Index pour lesquelles des droits d'utilisateur vous ont été attribués. Dans les deux cas, les listes contiennent le nom de la configuration, le raccourci clavier permettant de l'exécuter (pour les recherches Smart Search) et le titre de la fenêtre dans les applications respectives.
Pour utiliser Smart Connect, vous devez exécuter une configuration préalablement créée. Pour ce faire, vous pouvez procéder de différentes manières :
Ouvrez le menu contextuel à l'aide de l'icône DocuWare Desktop Apps
de la barre d'état, placez la souris sur Recherches Smart Search, puis cliquez sur Smart Search dans la liste affichée. Pour Smart Search : cliquez sur un bouton affiché dans la boîte de dialogue de l'application tierce (selon la configuration) ou utilisez une combinaison de touches donnée, définie dans la configuration.
Pour Smart Index : cliquez sur l'élément de menu correspondant dans les paramètres de la boîte de dialogue de stockage dans DocuWare.
Gestion des configurations Smart Connect
Cliquez ici pour créer et modifier des configurations Smart Connect. La section Smart Connect s'ouvre dans la configuration de DocuWare. Pour pouvoir créer ou modifier les configurations Smart Connect, vous devez disposer du droit Gérer les configurations Smart Connect assigné dans la section Droits des utilisateurs dans DocuWare Administration.
Utilisation du mode Diagnostic
Si vous activez cette option, une fenêtre supplémentaire s'ouvre lorsque vous exécutez Smart Connect. Elle indique si la configuration Smart Connect s'exécute correctement, c'est-à-dire si l'application trouve le titre de la fenêtre et l'ancrage et peut lire les sections définies et les transférer vers les champs index.
Envoi d'informations
Pour que votre instance de Smart Connect reconnaisse des applications supplémentaires à chaque mise à jour de DocuWare, vous devez indiquer à DocuWare quelles applications ont été correctement reconnues par Smart Connect. Sélectionnez une application dans le menu déroulant et cliquez sur OK. Votre client de messagerie s'ouvre pour envoyer les informations correspondantes à DocuWare. Aucune autre donnée n'est transférée lors de l'envoi du message électronique. L'envoi de ces informations permet à DocuWare d'améliorer sans cesse votre instance de Smart Connect.
Prise en charge des applications Java
Si les fenêtres à lire sont basées sur Java, il faut également télécharger ici un mini programme permettant d'obtenir de meilleurs résultats lors de la lecture des données avec Smart Connect. Vous devez disposer de droits d'administration Windows pour installer le programme.