Utilisez E-mail général (Connect to Mail) pour importer et stocker automatiquement les e-mails et les pièces jointes dans DocuWare. La configuration consiste à créer un service de messagerie, à définir une configuration de stockage et à lier une ou plusieurs boîtes de réception.
Assurez-vous que les utilisateurs ont les droits requis pour accéder à la configuration, stocker des documents et utiliser le dialogue de stockage sélectionné.
Autorisations
Droit fonctionnel : les utilisateurs qui devraient voir et utiliser la zone E-mail Général dans la configuration de DocuWare ont besoin du droit fonctionnel Configurer Connect to Mail qui peuvent être accordées dans Configurations DocuWare > Général > Gestion des Utilisateurs > Profils Fonctionnels.
Droit d'armoire : pour importer des e-mails, l'utilisateur doit avoir le droit de les stocker dans l'armoire cible. Les autorisations peuvent être accordées dans Configurations DocuWare > Stockage de documents > Armoires > Autorisations.
Dialogue de stockage : assignez le dialogue de stockage sélectionné pour l'indexation des utilisateurs concernés. Les autorisations peuvent être accordées dans Configurations DocuWare > Stockage de documents > Armoires > Autorisations.
1. Créer un service de messagerie
Créez un service de messagerie qui se connecte à votre fournisseur de messagerie. Ceci est généralement mis en place de manière centralisée par un administrateur.
Le serveur exécutant le Background Process Service (BPS) doit être en mesure de se connecter à l'hôte et aux ports du service de messagerie ; ajustez les paramètres du pare-feu au besoin.
Le service de messagerie établit la connexion à votre fournisseur de messagerie. Vous sélectionnerez ce service lorsque vous liez la configuration de stockage au compte de messagerie (étape 3).
Le service de messagerie est généralement configuré pour l'ensemble de l'entreprise par l'administrateur DocuWare.
2. Création d'une configuration de stockage
Définissez la cible de stockage dans DocuWare, une armoire ou un bac, et l'indexation automatique des e-mails importés.
Sélectionnez un dialogue de stockage pour l'indexation. Les champs d'index peuvent être remplis par :
Valeur fixe : entre une valeur constante dans la configuration ; elle n'est pas modifiée lors de l'importation.
Propriété E-mail : lit les valeurs à partir de l'e-mail, par exemple, l'expéditeur, les pièces jointes, le nom de CC, la date d'envoi et les écrire dans les champs d'index.
Une seule configuration de stockage peut être réutilisée par plusieurs utilisateurs et boîtes de réception.
Avec DocuWare 7.11, vous pouvez utiliser le traitement automatique des documents pour indexer les pièces jointes plus précisément que des règles d'importation basiques. Consultez l'aide dédiée pour la configuration.
3. Connexion de la configuration de stockage pour votre compte e-mail
Liez un ou plusieurs comptes de messagerie dans l'aperçu de l'E-mail général. Dans votre configuration de stockage, sélectionnez Connectez le compte e-mail, choisissez le service de messagerie et entrez les informations d'identification pour que la boîte de réception soit récupérée.
Pour DocuWare Cloud avec Microsoft Exchange Online, vous n'avez pas besoin d'un service de messagerie dédié. Sélectionnez Exchange Online comme service ; DocuWare établira la connexion automatiquement.
Remarque pour DocuWare antérieur à 7.2
Avant la version 7.2, la configuration de stockage et la connexion à la boîte de réception étaient gérées dans des interfaces séparées. À partir de la version 7.2, les deux étapes sont disponibles dans une seule interface, sous réserve d'autorisation de l'utilisateur.
Boîtes de réception partagées Microsoft 365
Depuis DocuWare 7.13, E-mail général prend en charge l'archivage à partir de boîtes de réception partagées Microsoft 365, en plus des boîtes de réception personnelles.
Aucune licence utilisateur supplémentaire de Microsoft 365 n'est requise pour l'archivage de boîtes de réception partagées. Une application doit être enregistrée sur Azure AD avec les autorisations requises.
L'accès utilise Microsoft Graph et OAuth2 ; les autorisations et l'accès à la boîte de réception sont contrôlées et révocables dans Microsoft 365/Azure AD. Pour l'enregistrement de l'application, les autorisations suivantes sont nécessaires :
Mail.ReadWrite : permet l'accès à la boîte de réception de base pour le compte connecté et toute boîte de réception que le compte peut ouvrir.
Openid : Permet la connexion via OpenID Connect et fournit un jeton d'identification pour identifier l'utilisateur.
Offline_access : maintient l'accès aux données pour lesquelles l'accès a été accordé.
Mail.ReadWrite.Shared : permet à l'application d'accéder explicitement aux boîtes de réception partagées, en prenant en charge les scénarios où le compte n'est pas le propriétaire de la boîte de réception.
Avant de connecter une boîte de réception partagée dans une configuration E-mail général, confirmez que votre compte Microsoft 365 personnel a reçu les droits requis (par ex. Accès complet ou Envoyer en tant que) par votre administrateur. Pour connecter une boîte de réception partagée avec une configuration E-mail général, vous devez entrer l'adresse de la boîte de réception partagée dans le champ E-mail de Données de connexion, puis connectez-vous avec votre compte personnel qui a accès à cette boîte de réception.
Versions prises en charge : DocuWare Cloud + 7.13 + 7.12 + 7.11 + 7.10