Armoires : autorisations

Les autorisations d'armoire déterminent qui peut accéder à une armoire et à ses documents, et ce que les utilisateurs y sont autorisés à faire, par exemple stocker, rechercher, modifier des entrées d'index ou supprimer des documents. Les droits individuels sont regroupés dans des profils, que vous assignez à des utilisateurs et à des rôles.

Vous configurez les autorisations dans DocuWare Configurations > Armoires > Armoire x > Autorisations.

Quatre profils par défaut couvrent les cas les plus courants : Propriétaires, Modifier, Lire et Supprimer. Pour d'autres besoins, vous créez des profils définis par l'utilisateur ou des profils de valeur d'index, qui donnent accès uniquement à certains documents.

Les autorisations fonctionnent de pair avec les boîtes de dialogue. Pour accéder aux documents, les utilisateurs ont besoin à la fois d'un profil et d'une boîte de dialogue assignée. Les autorisations de champ déterminent également quels champs les utilisateurs voient dans les boîtes de dialogue.

Profils par défaut et leurs droits

Les profils par défaut contiennent les droits individuels suivants :

Profil	Autorisations administratives	Autorisations générales	Droits de champ	Autorisations de superposition
Modifier	---	Stocker Ajouter Modifier les données d'index Modifier les documents Extraire	Modifier Autoriser de nouvelles entrées Écrire	Ajouter des annotations Supprimer les annotations Modifier les annotations Définir les tampons Masquer les éléments graphiques
Lire	---	Rechercher Afficher les documents Exporter	Lire Rechercher	---
Supprimer	---	Supprimer les documents	---	---
Propriétaires	Propriétaires Gérer les autorisations Opérateur Gérer les boîtes de dialogue	Stocker Rechercher Afficher les documents Modifier les données d'index Modifier les documents Supprimer les documents Exporter Ajouter Extraire Afficher l'historique des documents	Modifier Autoriser de nouvelles entrées Écrire Lire Rechercher	Ajouter des annotations Supprimer les annotations Modifier les annotations Définir les tampons Masquer les éléments graphiques

Les quatre profils par défaut Modifier, Lire, Supprimer et Propriétaires ne peuvent pas être modifiés. Vous pouvez toutefois créer de nouveaux profils d'armoire et y assigner des utilisateurs.

Autorisations administratives et sections visibles

Les sections des paramètres de l'armoire que les utilisateurs voient dépendent de leurs autorisations administratives :

Propriétaires : les quatre sections sont affichées, Général, Champs de base de données, Boîtes de dialogue et Autorisations.
Opérateur, Gérer les boîtes de dialogue et Gérer les autorisations : les quatre sections sont affichées, Général, Champs de base de données, Boîtes de dialogue et Autorisations.
Opérateur et Gérer les boîtes de dialogue : les sections Général et Boîtes de dialogue sont affichées.
Opérateur et Gérer les autorisations : les sections Général, Champs de base de données et Autorisations sont affichées.
Gérer les autorisations : seule la section Autorisations est affichée.
Gérer les boîtes de dialogue : seule la section Boîtes de dialogue est affichée.

Assignation des profils

Pour modifier des documents, les utilisateurs ont besoin à la fois du profil Modifier et du profil Lire.
Pour imprimer des documents, les utilisateurs ont besoin du profil Lire, car celui-ci contient le droit Exporter.
Si un utilisateur autre que le créateur d'une armoire doit modifier cette armoire, le propriétaire de l'armoire doit lui assigner l'autorisation Admin.

Pour accéder aux documents de l'armoire, les utilisateurs doivent se voir assigner des boîtes de dialogue ainsi que des autorisations.

Plus d'informations sur le système de droits dans DocuWare
En tant qu'administrateur, vous trouvez une vue d'ensemble des autorisations d'armoire d'un utilisateur donné dans DocuWare Configurations > Gestion des utilisateurs.

Le nouveau Client DocuWare : ce qui a changé
Dans le nouveau Client DocuWare, introduit avec DocuWare 7.15, seules les autorisations d'armoire déterminent quels documents les utilisateurs peuvent voir. Si vous masquez des champs dans une boîte de dialogue de recherche, les utilisateurs ayant accès à un document peuvent toujours le trouver par ses valeurs d'index. La recherche s'effectue directement sur l'armoire et ignore les paramètres de visibilité des boîtes de dialogue. Les informations confidentielles sont donc protégées par les autorisations d'armoire et de document, et non en masquant des champs de boîte de dialogue.
En savoir plus sur les autorisations et boîtes de dialogue dans le nouveau Client DocuWare

Avancé

Profils

Les profils regroupent les droits dans des « conteneurs », ce qui évite d'assigner de nombreux droits individuels. Un profil peut être assigné à un nombre illimité d'utilisateurs sans modifier la structure des droits à la main.

Ici, dans DocuWare Configurations, vous créez et modifiez les profils des autorisations d'armoire. Les autorisations d'armoire sont des droits qui ne concernent qu'une seule armoire, par exemple le stockage et la recherche de documents, la modification d'entrées d'index ou l'exportation de documents ou d'une armoire vers le répertoire de fichiers.

Les profils d'armoire et les autorisations d'armoire peuvent également être créés et modifiés dans DocuWare Administration.

En savoir plus sur les droits et les profils dans DocuWare

Profils par défaut

Les droits d'armoire sont répartis entre quatre profils prédéfinis : Propriétaires, Modifier, Lire et Supprimer.

Les nouveaux profils sont créés en tant que profils définis par l'utilisateur.

Profils définis par l'utilisateur

Dans un profil défini par l'utilisateur, vous composez vous-même les autorisations d'armoire et les autorisations de champ d'index, puis vous les assignez à des utilisateurs et à des rôles.

Armoire

Certaines autorisations d'armoire nécessitent également des autorisations de champ d'index. Par exemple, pour utiliser l'autorisation d'armoire « Stocker », les utilisateurs doivent pouvoir écrire dans au moins un champ d'index, afin que le document puisse être indexé.

Champs index

Tous les champs de l'armoire sont répertoriés dans la colonne de gauche de cette boîte de dialogue. Indiquez ce que les utilisateurs disposant de ce profil sont autorisés à faire avec chaque champ.

Certaines activités nécessitent plusieurs autorisations. Par exemple, pour modifier des documents, les utilisateurs ont besoin à la fois de l'autorisation Modifier et de l'autorisation Lire, car les documents ne sont affichés que dans ce cas.

Les autorisations de champ affectent également la visibilité des champs dans les boîtes de dialogue. Sans l'autorisation de champ « Rechercher », les utilisateurs ne voient pas le champ dans la boîte de dialogue de recherche, même s'il est assigné à cette boîte de dialogue au niveau du dialogue. Il en va de même pour « Lire » dans la liste des résultats, « Écrire » dans la boîte de dialogue de stockage et « Modifier » dans la boîte de dialogue d'index.

Plus d'informations sur les autorisations des profils d'armoire

Profils de valeur d'index

Les profils par défaut et les profils définis par l'utilisateur concernent l'armoire entière. Un profil de valeur d'index, en revanche, ne rend accessibles que certains documents pour un profil.

Définition de requête

Il existe deux manières de saisir les conditions de recherche :

Éditeur graphique : critères de recherche par champ d'index
SQL : une instruction SQL

Éditeur graphique

Dans l'éditeur graphique, sélectionnez les champs de l'armoire et définissez les règles (conditions) auxquelles les documents doivent répondre pour être visibles par les utilisateurs disposant de ce profil.

Vous pouvez créer autant de règles que vous le souhaitez et les combiner avec les opérateurs ET/OU. Par exemple, des règles peuvent ne rendre visibles que les nouvelles factures entrantes de Peters Engineering.

Au lieu d'une seule règle, vous pouvez aussi utiliser des groupes de règles. Avec un groupe de règles, les nouvelles factures, les factures rejetées et les factures approuvées de Peters Engineering peuvent par exemple toutes être visibles.

Les fonctions système Groupe d'utilisateurs et Rôle d'utilisateur peuvent être assignées à des champs d'index de type mot clé et texte. DocuWare vérifie alors si l'utilisateur appartient à un groupe ou à un rôle saisi dans ce champ d'index. Ce n'est qu'alors que l'utilisateur peut accéder aux documents. L'assignation se fait à l'aide des opérateurs suivants :

Champ mot clé avec Contient : au moins un mot clé correspond à l'un des rôles ou groupes de l'utilisateur.
Champ texte avec Est égal : le champ texte correspond à l'un des rôles ou groupes de l'utilisateur.
Champ texte avec N'est pas égal : le champ texte ne correspond à aucun des rôles ou groupes de l'utilisateur.

SQL

Les instructions SQL permettent de définir des filtres plus complexes que l'attribution de critères d'index par champ. Saisissez l'instruction dans le champ texte. Vous n'avez pas besoin d'entrer l'instruction SELECT. Vous définissez le filtre avec la clause WHERE. Les instructions de jointure SQL et les sous-chaînes peuvent être utilisées.

À partir de DocuWare version 7.13, les commandes SQL et les profils d'index sont vérifiés quant à leur syntaxe, leur validité et la présence de commandes SQL interdites.

Les commandes SQL suivantes sont interdites : ALTER, BEGIN, BACKUP, BULK, COMMIT, CREATE, DECLARE, DELETE, DENY, DROP, EXEC, EXECUTE, GRANT, GOTO, INSERT, KILL, MERGE, OPENDATASOURCE, OPENROWSET, PROC, PROCEDURE, RAISERROR, RECONFIGURE, RESTORE, RESTRICT, REVERT, REVOKE, ROLLBACK, SAVE, SHUTDOWN, SYSTEMUSER, TRAN, TRANSACTION, TRUNCATE, UPDATE, UNION, WAITFOR.

Une instruction SQL non valide ne peut pas être enregistrée. Les profils d'index et les listes existants contenant une commande SQL non valide continuent de fonctionner comme avant. Cependant, si vous modifiez une liste ou une boîte de dialogue d'index contenant une commande SQL non valide, celle-ci ne peut être publiée qu'une fois la commande corrigée.