Vous pouvez contrôler l'accès à une armoire et des documents avec différents droits. Les droits des armoires électroniques se divisent en quatre profils d'autorisation prédéfinis.
Propriétaires
Modifier
Lire
Supprimer
Les profils obtiennent les droits individuels suivants :
Profil | Autorisations administratives | Autorisations générales | Champs index | Autorisations de superposition |
Modifier | --- |
|
|
|
Lire | --- |
|
| --- |
Supprimer | --- |
| --- | --- |
Propriétaires |
|
|
|
|
Les quatre profils par défaut, « Modifier », « Lire », « Supprimer » et « Propriétaires », ne sont pas modifiables. Cependant, vous avez toujours la possibilité de créer de nouveaux profils et d'assigner des utilisateurs.
Remarque sur les autorisations administratives
Les sections des paramètres de l'armoire de fichiers affichées dépendent des droits d'administration de l'utilisateur.
Propriétaires : Les quatre sections sont représentées : Général, Champs de la base de données, Boîtes de dialogue, Autorisations
Opérateur, Gestion de boîtes de dialogue, Gestion des autorisations : Les quatre sections sont représentées : Général, Champs de la base de données, Boîtes de dialogue, Autorisations
Opérateur, Gestion de boîtes de dialogue : Généralités et Boîtes de dialogue sont affichés
Opérateur, Gestion des autorisations : Généralités, Champs de base de données, Autorisations sont affichés
Gérer les autorisations : seule la section Autorisations est affichée
Gérer les boîtes de dialogues : seule la section Boîtes de dialogue, est affiché
Instructions d'attribution des profils :
Pour pouvoir modifier les documents, l'utilisateur doit avoir les profils Lire et Modifier.
Pour pouvoir imprimer des documents, vous devez disposer du droit Lire, celui-ci comprenant le droit Exporter.
Si un utilisateur autre que le créateur de l'armoire doit la modifier, son propriétaire doit lui assigner l'autorisation Admin.
Pour que les utilisateurs puissent accéder aux documents dans l'armoire électronique, des boîtes de dialogue et autorisations doivent leur être assignées.
Plus d'informations sur le système de droits dans DocuWare
Avancé
Profils
Les profils vous permettent d'assigner des ensembles de droits et de les regrouper en un tout, plutôt que de multiplier les droits individuels. Des droits spécifiques peuvent ensuite être assignés au nombre souhaité d'utilisateurs par simple appui sur un bouton, sans devoir modifier la structure des droits à la main.
Vous pouvez créer et modifier les profils des autorisations d'armoire ici dans DocuWare Configuration. Les autorisations d'armoire sont des droits qui ne concernent que l'armoire elle-même ; ils comprennent le stockage et la recherche de documents, la modification d'entrées d'index, ainsi que l'exportation de documents ou d'une armoire dans le répertoire de fichiers.
Les profils d'armoire et les autorisations d'armoire peuvent aussi toujours être créés et modifiés dans DocuWare Administration.
En savoir plus sur les droits et les profils dans DocuWare
Profils par défaut
Les droits des armoires électroniques se divisent en quatreprofils d'autorisation prédéfinis : propriétaires, modifier, lire etsupprimer.
De nouveaux profils peuvent être créés sous Profils définis par l'utilisateur.
Profils définis par l'utilisateur
Dans un profil défini par l'utilisateur, les utilisateurscompilent eux-mêmes les autorisations d'armoire et de champ d'index et leurattribuent des utilisateurs et des rôles.
Armoire électronique
Pour certaines autorisations d'armoire, des autorisations dechamp d'index sont également nécessaires. Pour que l'utilisateur puisseeffectuer l'autorisation d'armoire « Stockage », par exemple, il doitpouvoir écrire dans un champ d'index au moins pour permettre l'indexation dudocument.
Champs index
Tous les champs de l'armoire sont répertoriés dans lacolonne gauche de la boîte de dialogue. Spécifiez quelles opérations sur leschamps sont autorisées aux utilisateurs de ce profil.
Veuillez noter que certaines activités nécessitent plusieursautorisations. Par exemple, pour modifier des documents l'utilisateur doitdisposer des autorisations Modifier et Lire pour que les documents soientaffichés correctement.
Les autorisations de champ affectent également la visibilitédes champs dans les boîtes de dialogue : sans l'autorisation de champ« Recherche », le champ n'est pas visible dans la boîte de dialoguede recherche, même si celui-ci est attribué à la boîte de dialogue de rechercheau niveau de la boîte de dialogue. Il en va de même pour les autorisations« Lire » pour la liste de résultats, « Écrire » pour laboîte de dialogue de stockage et « Modifier » pour la boîte dedialogue d'index.
Plus d'informations sur les autorisations de profil dansl'armoire
Profils de valeur d'index
Les profils standard et défini par l'utilisateur concernentl'armoire entière, tandis que le profil de valeur d'index permet de spécifierl'accès à certains documents uniquement pour un profil.
Définition de requête
Deux options sont à votre disposition pour saisir desconditions de recherche :
L'éditeur graphique : saisie de critères de recherche par champ d'index.
SQL : Saisie d'une commande SQL
1. Éditeur graphique
Dans l'éditeur graphique, vous pouvez sélectionner deschamps d'armoire et définir des règles (des conditions) auxquelles lesdocuments doivent correspondre pour être visibles des utilisateurs possédant ceprofil.
Vous pouvez créer autant de règles que vous le souhaitez.Établissez la relation logique entre les règles en utilisant les opérateursET/OU.
Dans l'exemple suivant, uniquement les nouvelles facturesentrantes de Peters Engineering seraient visibles :
Vous pouvez aussi utiliser des groupes de règles plutôtqu'une seule règle. Le deuxième exemple montre comment utiliser un tel groupede règles. Les nouvelles factures, ainsi que les factures rejetées etapprouvées par Peters Engineering doivent être visibles :
Note: Les fonctions système Groupe de l'utilisateur et Rôlede l'utilisateur sont attribuées aux champs index de type mot-clé et texte.Cela permet de vérifier si l'utilisateur appartient à un groupe ou à un rôlesaisi dans ce champ index. Ce n'est qu'ensuite que l'utilisateur peut accéderaux documents. Àl'exemple d'application
L'assignation se fait à l'aide des opérateurs suivants :
Mot clé :
Contient — au moins un mot-clé correspond à l'un des rôles/groupesd'utilisateurs
Champ Texte :
Est égal — le champ de texte correspond à l'un des rôles/groupesd'utilisateurs
N'est pas égal — le champ de texte ne correspond à aucun desrôles/groupes d'utilisateurs
2. SQL
Les commandes SQL permettent de définir des filtresplus complexes, en attribuant des critères d'index à chaque champ. Saisissezsimplement la commande dans le champ texte. Vous devez entrer la commandeSELECT. Définissez le filtre en utilisant la proposition WHERE. Vous pouvezutiliser des commandes et sous-chaînes SQL de jointure.
Armoire électronique
Pour certaines autorisations d'armoire, des autorisations dechamp d'index sont également nécessaires. Pour que l'utilisateur puisseeffectuer l'autorisation d'armoire « Stockage », par exemple, il doitpouvoir écrire dans un champ d'index au moins pour permettre l'indexation dudocument.
Champs index
Tous les champs de l'armoire sont répertoriés dans lacolonne gauche de la boîte de dialogue. Spécifiez quelles opérations sur leschamps sont autorisées aux utilisateurs de ce profil.
Veuillez noter que certaines activités nécessitent plusieursautorisations. Par exemple, pour modifier des documents l'utilisateur doitdisposer des autorisations Modifier et Lire pour que les documents soientaffichés correctement.
De plus, le droit de modifier les termes de l'indice necomprend pas le droit de céder de nouveaux termes d'indice qui n'existent pasencore. Si cela est autorisé, vous devez également affecter le champ «Autoriser de nouvelles entrées » directement dans un autre profil sans filtred'index. Utilisez ce deuxième profil pour contrôler uniquement l'autorisationde zone supplémentaire.
Les autorisations de champ affectent également la visibilitédes champs dans les boîtes de dialogue : sans l'autorisation de champ« Recherche », le champ n'est pas visible dans la boîte de dialoguede recherche, même si celui-ci est attribué à la boîte de dialogue de rechercheau niveau de la boîte de dialogue. Il en va de même pour les autorisations« Lire » pour la liste de résultats, « Écrire » pour laboîte de dialogue de stockage et « Modifier » pour la boîte dedialogue d'index.
Plus d'informations sur les autorisations de profil dansl'armoire