Imaginez les structures de dossiers comme des documentsnumériques. Les documents peuvent être archivés systématiquement et de manièrecompréhensible dans des structures de dossiers comme dans les systèmesanalogues des administrations.
Afin de créer de tels documents numériques, sélectionnez deschamps de texte et classez-les dans une structure hiérarchique : le premierchamp représente le niveau supérieur de la structure de dossiers, le deuxièmechamp représente le niveau suivant, et ainsi de suite. Vous pouvez créer autantde sous-dossiers que vous le souhaitez comme dans un dossier analogue.
Remarque : le nom du dossier dépend d'abord du contenu duchamp avec lequel l'utilisateur archive un document. Par exemple, si unutilisateur enregistre un document contenant « Peters Engineering GmbH » dansle champ « Entreprise », il s'affiche en tant que « Peters Engineering GmbH »dans DocuWare Client.
Vous pouvez toutefois prédéfinir des noms de dossier. Ceciest particulièrement important lorsqu'une administration archive ses documentsselon un plan de fichiers général avec des structures d'archivage identiquespour plusieurs fichiers.
Cliquez sur « avancé » à droite du champ, pourcréer une structure de dossiers vide.
L'exemple suivant montre comment reproduire une structure dedossiers numérique avec DocuWare. Un dossier est créé pour chaquecollaborateur. Dans ce dossier, les documents relatifs à ce collaborateur sontrassemblés comme dans un fichier du personnel :
.png "image(186).png")
À l'aide de structures de dossiers vides, vous pouvezégalement définir des noms pour les sous-dossiers de façon à ce que chaquefichier du personnel ait la même structure. Des dossiers numérotés et desdocuments archivés avec des numéros uniques facilitent l'identification desdocuments dans l'archive :
.png "image(187).png")
Remarque : vous pouvez utiliser les structures de dossiersdans Web Client et Windows Explorer Client.
Configuration d'un filtre
Si vous configurez un filtre, la structure de dossiersaffiche uniquement les documents correspondant aux règles définies ici.
Plus d'informations sur les boîtes de dialogue du filtre
Structure de dossiers vide
Les entrées de champ d'index sont affichées en tant quedossiers dans le client, comme décrit ci-dessus. Les champs d'index doiventdonc avoir été tout d'abord remplis sur le stockage afin de pouvoir apparaîtreen tant que dossiers.
L'indexation est néanmoins beaucoup plus simple si lesdossiers sont disponibles dès le début, avant stockage d'un document. Pour cefaire, vous pouvez utiliser les listes de sélection. Les entrées dans cetteliste de sélection sont insérées en tant que dossiers vides dans la structurede dossiers.
La liste de sélection ne s'assigne pas au champ ici.La liste de sélection doit être assignée à un champ au niveau de laboîte de dialogue pour être disponible de la manière habituelle dansla boîte de dialogue de stockage.
Propriétés de champ de la boîte de dialogue d'index
Les propriétés de champ suivantes dans une boîte de dialoguede stockage peuvent être configurées :
Nom du champ dans la boîte de dialogue
Modifiez le libellé si une description différente doits'afficher en tant que nom de champ dans la boîte de dialogue. Par exemple, lechamp « Numéro de document » peut porter le libellé « Numéro defacture » ou « Numéro de bon de livraison » dans d'autresservices.
Pour les colonnes de champ de tableau, « Nom de colonnedans la boîte de dialogue » s'affiche ici.
Obligatoire
Les champs obligatoires veillent à ce que toutes lesinformations d'index importantes d'un document soient saisies. Les boîtes dedialogue de stockage, de recherche et d'index peuvent voir leurs propres champsobligatoires. Un champ index peut donc être à la fois obligatoire et facultatifdans une armoire.
Remarque : si un champ est masqué dans la boîte dedialogue, l'option de champ obligatoire est automatiquement désactivée.
Masque de champ
Un masque de champ facilite la saisie des numéros detéléphone longs ou des formats de date. Vous pouvez créer un nouveau masque dechamp dans la configuration DocuWare sous Aide à l'indexation.
Créer... des listes de sélection
Les listes de sélection pour votre organisation peuvent êtreactivées pour ce champ. Vous pouvez créer des nouvelles listes de sélection enutilisant le symbole en forme de plus.
Assigner deslistes de sélection à un champ
Les listes de sélection fournissent des termes pour les motsclés ou les entrées d'index dans Web Client. De nouvelles listes desélection peuvent être créées sous DocuWare Configuration> Assistance d'indexation > Listes de sélection.
Les listes de sélection sont assignées aux champs de Boîtes dedialogue de recherche, Boîtes dedialogue de stockage et Boîtesde dialogue d'index dans le module Armoires deDocuWare Configuration :
Type de listes de sélection
Une liste de sélection peut être un tableau à colonne uniqueou à plusieurs colonnes. Le type de tableau détermine si une liste de sélectionpeut être filtrée.
Les listes de sélection à colonne unique ne peuvent pas être filtrées ; la liste de sélection par défaut est une exception.
En revanche, les listes de sélection composées de plusieurs colonnes peuvent être filtrées. Cela signifie que seules les entrées correspondant aux entrées dans d'autres champs de boîte de dialogue seront affichées dans la liste de sélection.
Si vous activez une liste de sélection à plusieurs colonnes,seule cette liste de sélection peut être utilisée pour le champ. Les autreslistes de sélection sont automatiquement désactivées.
Type de liste de sélection
Il existe trois types de listes de sélection : interne,fixe et externe.
Le système génère les listes de sélection internes. Une liste de sélection individuelle par défaut est automatiquement disponible pour chaque champ. Celle-ci contient toutes les entrées qui ont été saisies jusqu'à présent dans le champ.
Les listes de sélection fixes et externes sont basées surdes données provenant de sources extérieures à DocuWare. Les sources peuventêtre des bases de données ou de simples fichiers texte.
Une liste de sélection fixe est importée une fois, puis enregistrée dans DocuWare. Vous pouvez y accéder rapidement.
Les listes de sélection externes sont récupérées avec chaque entrée du champ. Ainsi, le statut de la liste de sélection externe est toujours le même que celui de la source.
Sélectionnez toujours une liste de sélection externe pourune date et un champ numérique.
Liste de sélection uniquement
Activez cette option si le champ doit uniquement être rempliavec des entrées de la liste de sélection. Elle permet ainsi d'éviter lesorthographes différentes et les coquilles.
Configurer le filtre
Une liste de sélection filtrée propose des entrées d'indexen fonction des entrées des autres champs. La configuration du filtrage variesi vous filtrez la liste de sélection par défaut ou une liste de sélection àplusieurs colonnes :
Liste de sélection par défaut
Afin de configurer le filtre de la liste de sélection pardéfaut, tous les autres champs de la boîte de dialogue de stockage actuellesont disponibles. Activez un ou plusieurs champs pour que la liste de sélectionpar défaut corresponde aux entrées de ces champs.
Liste de sélection à plusieurs colonnes
Une liste de sélection fixe ou externe doit être sous formede tableau à plusieurs colonnes pour pouvoir être filtrée.
Tout d'abord, définissez dans Colonne à utiliser ci-dessus quelle colonne du tableau doit être utilisée comme liste de sélection pour le champ actuel.
Ensuite, déterminez les conditions de filtrage.
À droite, vous pouvez sélectionner tous les champs de la boîte de dialogue de stockage actuelle. Définissez-en un.
À gauche, sélectionnez la colonne du tableau externe avec les entrées pour ce champ de boîte de dialogue.
Voici un exemple de filtragede listes de sélection à plusieurs colonnes.
L'utilisateur peut activer ou désactiver le filtrage dansle Web Client.
Le filtrage des champs de boîte de dialogue d'index estdésactivé par défaut dans le Web Client. Cela signifie que toutes leslistes de sélection sont disponibles pour les champs. L'utilisateur peutactiver le filtrage via cette option. La liste de sélection pour ce champdépendra des entrées dans les autres champs.