Los documentos se recuperan en bloques de 1000 documentos. El Windows Explorer Client muestra el siguiente bloque automáticamente al llegar al final del control deslizante de la imagen con la rueda del ratón o con la tecla Av Pág del teclado, o al hacer clic en Cargar siguiente. Los documentos se muestran al instante con este procedimiento de carga diferida, incluso en el caso de los archivadores con grandes cantidades de documentos. Para asegurarse de que se vuelvan a cargar correctamente, se necesita un nombre de documento con formato.
Las funciones para trabajar con documentos en el Windows Explorer Client están accesibles a través de un menú contextual:
Historial de la versión (solo para documentos con versiones)
Desbloquear/Bloquear (solo para archivadores con gestión de versiones activada)
Cortar
Propiedades: se muestran las entradas de índice y la información general sobre el documento.
Apertura de documentos
Al hacer doble clic en un documento o al seleccionar la entrada del menú contextual Abrir, se abre el documento en modo de solo lectura en la aplicación asociada a la extensión de archivo en el Explorador de Windows. Por ejemplo, un archivo con la extensión .doc se abre en Word. Puede editar el documento. El documento modificado se guarda en DocuWare con el comando de Word Guardar. El documento modificado se puede guardar en el sistema de archivos mediante la función Guardar como de la aplicación.
Si un usuario de DocuWare no tiene derechos para editar documentos, puede utilizar la entrada del menú contextual y modificar el documento; sin embargo, dicho documento no se archivará en DocuWare.
Para utilizar esta función, se necesitan los derechos Mostrar, Cambiar y Exportar archivadores de DocuWare.
De forma predeterminada, los documentos que contienen caracteres en la entrada de índice utilizada como nombre de archivo que no suelen utilizarse en el Explorador de Windows Explorer (?!/, etcétera.) seguirán apareciendo en pantalla. Dichos caracteres se sustituyen por "_."
Abrir con
En el Windows Explorer Client, haga clic derecho en un documento archivado y seleccione Abrir con en el menú contextual. Al igual que ocurre en Windows Explorer, se abre un diálogo en el que puede seleccionar el programa para abrir el documento.
Si un usuario de DocuWare no tiene derecho para Editar documentos, puede utilizar la entrada del menú contextual y modificar el documento; sin embargo, dicho documento no se archivará en DocuWare.
Para utilizar esta función, se necesitan los derechos Mostrar, Cambiar y Exportar archivadores de DocuWare.
De forma predeterminada, los documentos que contienen caracteres en la entrada de índice utilizada como nombre de archivo que no suelen utilizarse en el Explorador de Windows Explorer (?!/, etcétera.) seguirán apareciendo en pantalla. Dichos caracteres se sustituyen por "_."
Abrir un documento en el Web Client Viewer
Para abrir un documento en el Web Client Viewer, seleccione la entrada Abrir en Web Viewer en el menú contextual. Ahí podrá agregar anotaciones y sellos al documento, al igual que en DocuWare.
Impresión de documentos
A través del menú contextual del documento, puede imprimir un documento PDF directamente desde el Explorador de Windows, sin necesidad de abrirlo antes en una aplicación. Si el documento está en otro formato, se convierte automáticamente a PDF antes de imprimirse. Si el PDF contiene comentarios, puede elegir si desea imprimirlos al mismo tiempo. Tenga en cuenta que se imprimirán todas las secciones del documento. Se utiliza la impresora predeterminada de Windows.
Visualización de las versiones de un documento.
Puede visualizar una lista con las versiones anteriores de cada documento. Para ello, utilice el menú contextual "Historial de la versión".
En el diálogo Historial de la versión, aparecen las columnas siguientes:
Número de versión
Estado de la versión
Última modificaión de: Usuario que ha modificado el documento y/o los datos del índice
Última fecha de modificaión: Fecha de la modificación del documento y/o de los datos del índice
Comentario
Si hace clic con el botón derecho en la tabla Historial de la versión, en el menú contextual aparecen las opciones siguientes:
Abrir: abre el documento en el Visor
Exportar: exporta el documento a una carpeta de archivos sin bloquear
Imprimir: imprime el documento
Enviar correo electrónico: abre un nuevo correo el en programa de correo con el documento como dato adjunto
Cambiar estado: un documento que tenga el estado "Obsoleto" puede cambiarse a uno que tenga el estado "Actualizado".
El bloqueo de un documento con el estado "En curso" se puede invertir.
La opción "Historial de la versión" únicamente está disponible si la opción Gestión de versiones está activada para el archivador.
Desbloqueo y bloqueo de documentos
Se puede bloquear un documento del archivador en el sistema de archivos Se crea una copia del documento y el original se bloquea. Para desbloquearlo, arrastre el documento a un directorio del Windows Explorer Client. De manera automática, se reconoce el archivador al que hace referencia el desbloqueo. Se conserva el documento antiguo; al desbloquear o archivar, se crea una versión nueva del documento. Se abre un diálogo de entrada. Seleccione el número de versión, que se compone del número principal y el subnúmero. Si lo desea, también puede incorporar un comentario.
Para poder utilizar las funciones de Bloquear y Desbloquear, el usuario debe tener el derecho de archivador Bloquear. Asimismo, la opción Gestión de versiones debe activarse para el archivador.
Visualización y cambio de entradas de índice para documentos
En un documento, abra el menú contextual y seleccione Modificar entradas de índice para abrir el visor con el diálogo de índice integrado, que muestra las entradas del índice y los datos de sistema del documento. Si tiene los correspondientes derechos de DocuWare, en el diálogo puede cambiar las entradas de índice existentes o añadir nuevas entradas.
Si modifica la entrada en un campo de índice usado para la estructura de carpetas del Windows Explorer Client de DocuWare, el documento se moverá a esa carpeta.
Ejemplo:
Su estructura de carpetas de DocuWare comprende las entradas de índice de los campos Empresa y Contacto. Si accede a las entradas de índice de un documento desde la carpeta Werner Moser y, a continuación, cambia la entrada de índice de Corinna Schneider por Werner Moser, el documento se moverá a la carpeta Corinna Schneider, ya que el documento contiene ahora esa entrada en su campo Contacto.
Si utiliza una entrada en el campo que no existía antes, se crea una carpeta con ese nombre.
Si en el diálogo de almacenamiento cambia la entrada en el campo de índice que se utiliza para mostrar el nombre del documento, el nombre de archivo del documento en el Explorador también se modificará.
Indexación automática con Smart Connect
Con Smart Connect, puede utilizarse la información que ya se encuentra en el sistema ERP, por ejemplo, para la indexación automática en DocuWare. En el Windows Explorer Client, la opción Smart Index está disponible en el menú de configuración del diálogo de índice. Para utilizar Smart Index, es necesario tener la aplicación Smart Connect instalada y una configuración de Smart Index.
Envío de documentos como vínculos
Con el comando Enviar a > Como vínculo del menú contextual, el Windows Explorer Client abre el cliente de correo electrónico predeterminado de Windows e inserta la URL para el documento en el cuerpo del correo electrónico.
Copia de documentos dentro de DocuWare
Dentro del sistema de carpetas de DocuWare puede copiar documentos mediante la función arrastrar y colocar, el menú contextual o teclas de método abreviado. Se asignan automáticamente al documento los términos de índice de la jerarquía de carpetas en la que se copió. También se aplicará cualquier otro término de índice existente.
Para trasladar un documento a otro archivador de DocuWare, en el archivador fuente se debe tener el derecho para eliminar documentos.
Por ejemplo, su estructura de carpetas de DocuWare comprende las entradas de índice de los campos Empresa y Contacto. La carpeta Peter Jones contiene un documento que a su vez contiene la entrada Plan en el campo Tipo de doc. Si copia este documento en la carpeta Brian Jones, la entrada en el campo de índice Contacto se actualizará a Brian Jones para el nuevo documento. La entrada en el campo Empresa no se modifica porque el nuevo documento también se encuentra en la carpeta principal Leisure park Jones. También se aplica la entrada del campo Tipo de doc., dado que es independiente de la estructura de carpetas.
Copiar vínculo al portapapeles
El vínculo a un documento archivado en DocuWare puede copiarse en una aplicación como un sistema ERP o Microsoft Word mediante el comando de menú contextual o [Ctrl]+[V].
Eliminación de documentos
Al igual que en el Explorador de Windows, es posible borrar documentos sueltos, varios documentos seleccionados o carpetas enteras de la estructura de carpetas de DocuWare. La única condición es tener derechos en DocuWare para eliminar los documentos seleccionados.
Cambio de nombre de los documentos
En el Windows Explorer Client de DocuWare, puede cambiar el nombre de los archivos de la misma manera que en el Explorador de Windows.
El nombre de archivo con el que se muestra un documento de DocuWare es la entrada en el campo de índice para el cual está habilitada la opción Nombre de documento. Si cambia el nombre de archivo, la entrada del índice también se cambiará. Por lo tanto, para cambiar el nombre de los documentos, necesita el derecho Editar datos de índice.
Una excepción es una entrada de índice procedente de una lista predefinida, por ejemplo una lista de selección externa. En tal caso, la entrada de índice no se puede cambiar.
Los documentos que obtienen sus nombres a partir de un campo de fecha o número solo se pueden modificar con “Editar entradas de índice”.
Documentos agrupados
DocuWare permite agrupar varios documentos. Si se hace doble clic en el documento agrupado o en Visualizar, en el menú contextual se abre una lista con los archivos que hay en el documento. Puede abrir y editar el archivo que desee en la aplicación que dicho archivo tenga asociada en Windows. Estos cambios no se pueden guardar en DocuWare.
El comando contextual "Editar" abre de manera automática el primer archivo del documento agrupado en la aplicación correspondiente. Los cambios que se hagan aquí se pueden guardar en DocuWare.
Creación de un vínculo a un documento archivado
Puede crear un acceso directo a un documento del archivador de DocuWare y colocarlo, por ejemplo, en su escritorio, de modo que pueda acceder al documento rápidamente.
Para crear el acceso directo, navegue por la estructura de carpetas de DocuWare hasta el documento, cópielo mediante la opción Copiar del menú contextual (o pulse Ctrl+C); a continuación, péguelo en el destino (por ejemplo, en el escritorio) mediante el elemento de menú Pegar acceso directo del menú contextual.
Para poder abrir un documento mediante un acceso directo, debe haber iniciado sesión en el sistema DocuWare a través de Windows Explorer Client. Es suficiente con abrir la carpeta de nivel superior en Windows Explorer Client.
No se puede crear un acceso directo mediante el menú contextual Nuevo > Acceso directo > Crear acceso directo y seleccionando el documento de la estructura de carpetas de DocuWare.
Archivado de archivos
Puede archivar uno o más archivos del sistema de archivos mediante la operación de arrastrar y soltar, el menú contextual o teclas de método abreviado. Si utiliza arrastrar y soltar, los archivos se copian. Si se arrastra y suelta con la tecla [Mayús] pulsada, los archivos se mueven.
Al añadir un archivo a una carpeta de DocuWare, se abre el visor con el diálogo de índice integrado. Los campos de índice que se correspondan con los nombres de las carpetas de la estructura de carpetas de DocuWare ya están rellenos. Puede añadir otras entradas de índice si es preciso. Si no rellena manualmente el campo de índice cuyo contenido se utiliza como nombre de archivo, este campo se rellena automáticamente con el nombre de archivo que ya existe (como sucede en el Explorador de Windows).
El diálogo de índice integrado también permite disfrutar de la comodidad de One Click Indexing en el Windows Explorer Client. Si mueve el ratón por encima del documento, las palabras, la información de fecha e incluso las cifras se seleccionan como un área. Al hacer clic en una de dichas áreas, el contenido se transfiere automáticamente al campo activo del diálogo de archivado.
Aunque inserte varios archivos a la vez en una carpeta de DocuWare, el visor con el diálogo de índice integrado seguirá abriéndose solo para el primer documento. Si no tiene entradas de índice concretas para asignar a determinados archivos, active Conservar entradas. A continuación, los archivos se archivarán conforme a la estructura de carpetas.
Puede utilizar las listas de selección de DocuWare para completar los campos mediante el símbolo de flecha junto al campo o bien el botón de flecha.