Las carpetas se muestran en bloques de 1000 registros. El Windows Explorer Client solo muestra las 1000 carpetas siguientes al hacer clic en Cargar siguiente. Los documentos se muestran al instante con este procedimiento de carga diferida, incluso en el caso de los archivadores con grandes cantidades de documentos.
Puede crear una nueva carpeta en el Windows Explorer Client y arrastrar a ella uno o varios documentos. Todos los documentos tienen como entrada de índice el nombre de la carpeta. Si ningún documento se archiva en una carpeta recién creada, la carpeta vacía se elimina de nuevo después de actualizar la configuración del servidor.
Ahora bien, si una carpeta del Windows Explorer Client contiene una lista de selección fija, la carpeta se muestra siempre, contenga o no documentos.
Si tiene el derecho para poder cambiar las entradas de índice, también puede cambiar el nombre de una carpeta de la estructura de carpetas de DocuWare. Recuerde que los nombres de carpeta reflejan las entradas de índice de los documentos que contienen. Esto significa que, si cambia el nombre de una carpeta, la entrada de índice de la que procede también se modificará en todos los documentos ubicados en esta carpeta o subcarpeta.
Archivo de estructuras completas de carpetas del sistema de archivos
Del mismo modo que se guardan archivos sueltos del Explorador a DocuWare, también se pueden copiar estructuras completas de carpetas (hasta tres niveles) en la estructura de carpetas de DocuWare. Esto permite guardar los archivos contenidos en las carpetas de DocuWare con los nombres de carpetas como términos de índice.
En general, si guarda un archivo de esta forma, se abre el diálogo de almacenamiento para poder añadir manualmente más palabras clave. No obstante, al archivar estructuras completas de carpetas que contienen numerosos archivos, es posible que esto no sea lo más recomendable. Si no tiene palabras clave concretas para asignar a determinados archivos, haga clic en Archivar todo la primera vez que se abre el diálogo de almacenamiento. A continuación, todos los archivos se guardan conforme a la estructura de carpetas y no se abre ningún diálogo de almacenamiento para cada documento.
Carpeta [Sin índice]
Si un campo de índice que se utiliza para la estructura de árbol no se ha rellenado para un documento en particular, se crea una carpeta denominada [Sin índice] en ese nivel. A continuación, el documento se coloca en dicha carpeta.
Por ejemplo:
La estructura de carpetas de DocuWare comprende las entradas de índice de los campos Empresa y Contacto. El usuario copia un documento directamente en la carpeta Leisure park Jones.
En el diálogo de almacenamiento, el campo Empresa se rellena con Leisure park Jones. Por el contrario, el campo Contacto está vacío, ya que no se ha seleccionado ningún contacto a través de la estructura de carpetas. En este ejemplo se supone que no se especificó ningún valor en el campo Contacto del diálogo de almacenamiento.
Dado que el documento no tiene ninguna entrada en el campo Contacto, simultáneamente a la creación de las carpetas que contienen los diversos contactos se crea otra carpeta con el nombre [Sin índice]. El documento se mueve a esta última carpeta.
A partir de la versión 6.8 de DocuWare, las carpetas [Sin índice] ya no están visibles. En el ejemplo anterior, el documento aparecería en la carpeta "Leisure park Jones".
Creación de vínculos con carpetas de DocuWare
De la misma manera que se puede crear un vínculo con un solo documento, es posible crear un vínculo con toda una carpeta de la estructura de carpetas de DocuWare. Arrastre la carpeta seleccionada al destino del vínculo que desee manteniendo pulsadas las teclas Ctrl y Mayús.
Exportación de archivos y carpetas
También puede exportar determinados documentos o incluso carpetas enteras de la estructura de carpetas de DocuWare al Explorador de archivos mediante arrastrar y colocar, el menú contextual o teclas de método abreviado. Si arrastra y coloca, los archivos y las carpetas se copian; si arrastra y coloca con la tecla [Mayús] pulsada, se mueven.
Uso de bandejas
En la vista de árbol, la bandeja predeterminada del usuario que ha iniciado sesión se muestra encima de los archivadores. Los documentos pueden moverse a una bandeja del Windows Explorer Client o extraerse de ella. El Windows Explorer Client incluye las siguientes funciones para los documentos de la bandeja: Abrir, Abrir en el Web Client Viewer, Enviar a, Cortar, Copiar, Cambiar nombre, Mostrar.
Visualización de las extensiones de archivo
En el caso de documentos formados por un solo archivo, en el Windows Explorer Client se utilizará la extensión de este archivo. Por ejemplo, si existe un documento que es un archivo de Word (.doc), mantendrá la extensión .doc en el Windows Explorer Client.
En el caso de un documento agrupado, es decir, un documento de DocuWare compuesto de varios archivos, hay dos opciones:
1. Un documento agrupado con archivos del mismo tipo se muestra en el Windows Explorer Client con la extensión correspondiente.
2. Si un documento agrupado se compone de tipos diferentes de archivos, el documento se muestra en el Windows Explorer Client con la extensión .zip.