Archivado de documentos en DocuWare desde una aplicación mediante "Guardar como"
Si abre un documento en una aplicación externa y quiere archivarlo en DocuWare, la forma más sencilla es usar la opción Guardar como en la aplicación externa y seleccionar una carpeta en la estructura de carpetas de DocuWare como ubicación donde se guardará el documento. Cuando se selecciona una carpeta o subcarpeta, inmediatamente se asignan las entradas de índice con las que el documento está archivado en DocuWare. Asimismo, se abre el diálogo de almacenamiento para poder incorporar más palabras clave.
Esto solo sucede si no se abrió el documento desde el propio DocuWare.
Por ejemplo:
Su estructura de carpetas de DocuWare comprende las entradas de índice de los campos Empresa y Contacto. El campo de índice para el que se activa la opción Nombre de documento es el campo Asunto.
A continuación, guarda el archivo leisure park plan.pdf en Acrobat mediante la función Guardar como en la estructura de carpetas de DocuWare, en concreto en la subcarpeta Peter Jones de la misma empresa, Leisure park Jones.
Se asignan automáticamente al documento las palabras clave especificadas en la estructura de carpetas, es decir,
Empresa: Leisure park Jones
Contacto: Peter Jones
Puede utilizar las listas de selección de DocuWare para completar los campos mediante el símbolo de flecha junto al campo o bien el botón de flecha.
Es posible que en Windows XP SP2 con Office 2003 SP3 no pueda utilizar esta función con Microsoft Word y Excel.
Acceso a un documento archivado desde una aplicación mediante la opción Abrir
Mediante la opción Abrir, puede seleccionar y abrir un documento en la estructura de carpetas de DocuWare desde una aplicación externa, por ejemplo Word.
El documento se abre desde DocuWare en modo de solo lectura, también en el caso de que la aplicación externa no estuviera en este modo. Eso significa que se pueden hacer cambios en un documento que se haya abierto de este modo y que los cambios pueden guardarse. Sin embargo, los cambios no se aplicarán en el documento en el archivador de DocuWare.
Es posible que esta opción no esté disponible en Microsoft Word y Excel en Windows XP SP2 cpm Office 2003 SP3.