Con el servicio de firmas DocuWare, puede aplicar una firma electrónica a sus documentos en un flujo de trabajo. Hay dos factores que garantizan la escalabilidad y la preparación de su empresa de cara al futuro:
Con la firma de documentos dentro de los flujos de trabajo, se reduce al mínimo el tiempo y esfuerzo necesarios de sus empleados, a la vez que acelera los procesos en su totalidad.
Utiliza firmas remotas, también conocidas como firmas en la nube por lo que son independientes de la ubicación de los implicados.
Con las firmas en la nube, el proceso de firma tiene lugar en la nube a través de Internet, independientemente de si se trabaja con DocuWare Cloud o con un sistema local de DocuWare. No es necesario instalar localmente ningún software ni hardware.
El servicio de firmas DocuWare garantiza que sus documentos sean firmados por un proveedor de firmas reconocido y verificado. El servicio le ofrece la máxima rapidez y flexibilidad en el uso de las firmas electrónicas:
Integre sin problemas proveedores de firmas externos como Validated ID o DocuSign en sus flujos de trabajo de DocuWare. Los documentos se transmiten automáticamente al proveedor de servicios y el destinatario también recibe automáticamente una notificación cuando un documento está disponible para firmar.
Recopilar las firmas de un documento de todos los firmantes pertinentes a tiempo.
¿Avanzada o cualificada? Usted elige el nivel de seguridad de la firma en función de sus necesidades. La principal diferencia es el procedimiento de autenticación. En el caso de una firma avanzada, por ejemplo, basta con una autenticación de dos factores del firmante (como el correo electrónico o el SMS). Para una firma cualificada, se requiere el certificado de un proveedor de servicios de confianza para la autenticación.
Los certificados cualificados para una firma electrónica cualificada se almacenan de forma centralizada en un proveedor de servicios externo para que puedan ser utilizados en cualquier momento.
Usted almacena el documento junto con la firma en el archivo para la auditoría.
Flexible y de acuerdo con la normativa
Con DocuWare puede diseñar firmas electrónicas con total flexibilidad y cumplir con todas las especificaciones que su sector o legislador establecen para sus procesos. Por ejemplo, puede utilizar estas opciones:
Firmar un mismo documento en varios lugares, por ejemplo, un contrato en las páginas 1, 3 y 7.
Combinar varios archivos grapados en un solo documento y firmarlos como secciones individuales. Esto es más económico, ya que el firmante recibe un solo documento compuesto por varios archivos en un sobre. Es una opción útil, por ejemplo, cuando hay que firmar un acuerdo de confidencialidad estándar con un contrato. (Solo con DocuSign)
Establecer plazos para firmar. Una vez transcurrido este plazo, que se contabiliza a partir del envío de la solicitud de firma, el firmante ya no puede firmar el documento.
Enviar recordatorios por correo electrónico. Si un firmante no ha firmado un documento en un período de tiempo determinado, recibirá un recordatorio.
Garantizar que el firmante recibe una copia del documento firmado como un archivo adjunto de correo electrónico después de la firma.
Aplicar un sello electrónico de empresa, también llamado sello, a sus documentos antes de enviarlos al firmante. Así se demuestra que los documentos son genuinos (autenticidad) y no están alterados (integridad). (Solo con Validated ID)
Desde el punto de vista técnico, este sello funciona como una firma electrónica y puede tener un certificado avanzado o cualificado. La diferencia radica en que el sello electrónico siempre está vinculado a una entidad jurídica, es decir, a una empresa, una autoridad pública y otras organizaciones. La firma electrónica siempre se asocia con una persona física.