La confianza es la base de cualquier cooperación o intercambio de bienes e información, ya sea en el ámbito personal o en el comercial oficial. En los contratos u otros acuerdos, el símbolo vinculante de esta confianza es la firma de una persona.
Lo que antes era exclusivo del papel y el bolígrafo se consigue ahora con una firma electrónica, que crea un compromiso vinculante del mismo modo que lo hace la firma manuscrita, con socios comerciales de todo el mundo. Las firmas crean seguridad jurídica para sus documentos, incluso cuando los involucrados se encuentran lejos unos de otros.
Casi todos los sectores industriales se han adaptado a tener personal que colabora desde distintas ubicaciones, incluidos los empleados que trabajan desde casa o estando de viaje.
Las firmas en la nube contribuyen de forma significativa al éxito de su empresa, ya que proporcionan una verificación legal de los documentos al mismo tiempo que garantizan la continuidad y la productividad empresarial.
Demostrar la integridad y autenticidad de los documentos
Cada día escribimos o recibimos grandes volúmenes de documentos. Algunos de ellos no requieren ninguna prueba documental en un entorno empresarial u oficial. Otros, como determinados contratos, deben ser jurídicamente irreprochables para que un tribunal también los considere vinculantes. Según el sector industrial, el proceso, las preferencias, la ubicación de su empresa y con quién trabaja, las normas varían para establecer la seguridad jurídica.
Con las firmas electrónicas, se crea seguridad para tres factores esenciales:
Autenticidad: El documento es genuino.
Integridad: Los contenidos del documento no han cambiado.
Origen: La persona que creó el documento puede ser identificada.
Firmas electrónicas para empresas en red y trabajo a distancia
Los documentos empresariales ya no son exclusivos de las oficinas corporativas físicas. También son utilizados por los empleados que trabajan desde casa o estando de viaje. Este entorno de trabajo dispersado exige la necesidad de contar con principios vinculantes y seguridad jurídica incluso cuando los involucrados se encuentran lejos unos de otros. Las firmas electrónicas ayudan a los empleados a cumplir con sus responsabilidades de forma inmediata y desde cualquier ubicación. Al fin y al cabo, un proceso no debería paralizarse porque un empleado no puede firmar un documento cuando se encuentra fuera de la oficina por trabajo debido a que no tiene la posibilidad de imprimir el documento.
Ejecutar transacciones independientemente de la ubicación y conforme a la ley
Aunque el rigor de los modelos legales varía de una región a otra, una cosa está clara: los módulos de seguridad de hardware para generar certificados digitales se pueden ubicar en infraestructuras de nube altamente seguras en cualquier lugar.
Mientras que antes era necesaria una tarjeta inteligente física y un lector de tarjetas, hoy se puede conectar a través de proveedores de firmas verificadas que están certificados de acuerdo con estándares de seguridad claros. De este modo, los datos intercambiados durante el proceso de firma también son seguros.
Firmar desde cualquier dispositivo
Mediante la integración de las firmas electrónicas en los flujos de trabajo automatizados, las empresas pueden completar todos los procesos de forma legalmente segura, independientemente del dispositivo utilizado. Esto incluye firmas proporcionadas en ordenadores, tabletas y dispositivos móviles tanto de la empresa como del cliente.
Los datos de la transacción son seguros y están protegidos. Con las firmas modernas, las empresas cumplen con los requisitos de cumplimiento normativo de sus respectivas regiones, tanto en términos de seguridad de la información como de protección de datos.
Autenticación y transmisión de la identidad
Muchos documentos, como los contratos, son creados y firmados por una persona dentro de una organización y luego refrendados por una persona ajena a la misma. En estos casos se utiliza muy a menudo la firma electrónica avanzada. Los procedimientos reconocidos para ello son la confirmación mediante código de acceso, teléfono, SMS o la autenticación basada en el conocimiento.
Sin embargo, en función de los requisitos de la firma, es posible que sea necesario verificar la identidad del firmante sin dejar lugar a dudas. En estos casos se recomienda una firma electrónica cualificada. Esta verificación se realiza a través de un proveedor externo que autentifica al usuario y garantiza así su identidad al firmar.
Qué hay que tener en cuenta a la hora de tomar una decisión
Si quieren utilizar firmas electrónicas en su empresa, debe tener en cuenta estas cuestiones, entre otras:
¿La solución de firma es la adecuada para probar la integridad y autenticidad de los documentos?
¿El proceso de firma se realiza en flujos de trabajo automatizados en los que también se pueden incluir empleados con estaciones de trabajo remotas?
¿Ofrece la solución la posibilidad de firmar tanto en los dispositivos del cliente como en los de la empresa?
¿Permite la solución firmar con diferentes niveles de seguridad (firma electrónica avanzada o cualificada)?
¿Se almacenan los datos del proceso de firma cumpliendo la normativa aplicable en la región de protección de datos deseada?
¿Utiliza el proveedor de servicios de firmas módulos HSM altamente seguros con cumplimiento normativo probado?