DocuWare para el procesamiento de facturas garantiza la digitalización certificada, una verificación rápida y el almacenamiento seguro de sus facturas proveedor. La solución está especialmente diseñada para las necesidades de los departamentos de contabilidad en España.
Información para empezar con éxito la solución
Flujos de trabajo tras el archivado de una factura
Tan pronto como una factura es indexada y guardada en el archivador de contabilidad, se desencadenan los siguientes pasos del procesamiento de facturas.
Validación
El flujo de trabajo comprueba en segundo plano si los datos obligatorios proporcionados y los importes son correctos, si la factura es un duplicado y si existe un pedido correspondiente. El flujo de trabajo transfiere los documentos correctos directamente a los flujos de trabajo «Aprobación» o «Finalizar factura». Si algo es incorrecto o está incompleto, el departamento de contabilidad se encarga de decidir qué sucede con la factura.
Aprobación
En este flujo de trabajo, el departamento de contabilidad asigna las facturas a los compañeros responsables para su verificación. También es posible asignar la factura directamente a los responsables de su verificación individualmente o a los departamentos. Las dos opciones de verificación pueden utilizarse de forma independiente o combinada.
En cualquier caso, las notificaciones automatizadas ayudan a los trabajadores a completar sus tareas a tiempo. Para que los procesos sean seguros e impecables, se pueden establecer previamente los sustitutos y los límites de aprobación. También se puede llevar a cabo la imputación de la factura.
Facturas rechazadas
Las facturas que han sido rechazadas o no han sido completamente validadas se transfieren a este flujo de trabajo. El departamento de contabilidad decidirá qué hacer con ellas.
Finalizar factura
En este flujo de trabajo se evalúan finalmente las facturas que han sido totalmente validadas y aprobadas. Incluso en este punto, la factura podría ser rechazada. Otra opción sería poner la factura en espera. Por último, permite la creación de un lote contable para exportarlo a su sistema de contabilidad y finanzas.
Configuración de inicio activada
Al registrarse para una versión de prueba de la solución para el procesamiento de facturas, comenzará con la siguiente configuración de inicio por defecto para los flujos de trabajo:
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Otras funciones como la verificación de proveedores y la creación de lotes contables pueden activarse a través del formulario «Configuración del sistema» en DocuWare Client (en Formularios en su versión de prueba cuando se conecta a través de su inicio de sesión de administrador).
Personalizar la configuración de inicio
La configuración de inicio activada para los pasos del flujo de trabajo por los que pasa una factura después de haber sido archivada puede personalizarse mediante el formulario «Configuración del sistema» en DocuWare Client. Si es necesario, inicie sesión como administrador.
Vaya a «Formularios» en DocuWare Client.
Abra el formulario «Configuración del sistema» haciendo doble clic.
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Modifique o active otras opciones del flujo de trabajo e introduzca los datos de su organización.
Envíe el formulario: Se guarda con el nombre «Configuración del sistema» en el archivador «Datos del sistema» y los ajustes realizados se activan automáticamente.
Prueba con usuarios de muestra
La versión de prueba de la solución contiene cuatro usuarios de muestra con diferentes funciones y tareas:
La contable, Peggy.Jenkins, recibe todas las facturas en el proceso de tramitación.
La directora financiera, Elizabeth.Cash, es la supervisora de Peggy Jenkins y recibe todas las facturas que superan el límite de aprobación (5000,00 de la unidad monetaria de la factura correspondiente).
Peter.King y Peter Sanders reciben facturas cuando se les asignan en el flujo de trabajo «Aprobación».
Pruebe el procesamiento de las facturas, por ejemplo, asignando las facturas archivadas a usuarios de muestra e iniciando la sesión correspondiente para su aprobación.
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Los usuarios de muestra guardados en su versión de prueba tienen la misma contraseña que el usuario que se registró en la versión de prueba. En la página de inicio de sesión de su organización DocuWare, introduzca el nombre de usuario de un usuario de muestra (Peggy.Jenkins, Elizabeth.Cash, Peter.King o Peter.Sanders) e inicie sesión con la contraseña que eligió para el registro.
Si ha olvidado la contraseña o desea utilizar contraseñas diferentes para los usuarios de la muestra, vaya a «Restablecer contraseña», introduzca el nombre de usuario deseado y haga clic en «Enviar correo electrónico».
A continuación, recibirá un correo electrónico con un enlace para asignar una nueva contraseña de inicio de sesión al usuario. (El mensaje se envía al correo electrónico guardado del usuario que se registró en la versión de prueba).