Firma electrónica

DocuWare para la firma electrónica puede utilizarse como una solución independiente de DocuWare, pero también puede añadirse a sistemas nuevos o existentes de DocuWare Cloud para ampliarlos fácil y rápidamente con un proceso de firma.

En este caso, cualquier archivador (más el cuadro de almacenamiento) se puede personalizar en unos pocos pasos para presentar documentos a terceros para que los firmen mientras o después de almacenarlos. Por defecto, el archivador "SG - Documentos" con el cuadro de almacenamiento "Para firmar" está preparado para el proceso de firma en la solución.

Todos los usuarios que trabajen con la solución necesitan la función "SG - Funciones básicas" y el perfil de función "SG - Perfil básico DocuSign" o "SG - Perfil básico Validated ID". Más información

Las personalizaciones las realiza previamente su representante de DocuWare.

DocuWare trabaja con los proveedores de servicios de confianza Validated ID y DocuSign para proporcionar la infraestructura para las firmas electrónicas avanzadas y las firmas electrónicas cualificadas:

Para utilizar la solución de DocuWare para Firma electrónica, se requiere una cuenta con al menos uno de los proveedores.

• Validated ID y DocuSign permiten diferentes tipos de firma que puede utilizar con la solución.

• Los paquetes de firmas para Validated ID pueden adquirirse directamente de su representante de DocuWare (excepto para las firmas centralizadas).

• Una vez que haya firmado un acuerdo de servicio con uno o ambos proveedores, deberá conectar su solución DocuWare una vez a su cuenta con el proveedor.

• En un paso más, ahora puede crear configuraciones de firma para diferentes tipos de documentos o diseños, en los que se definen los detalles exactos para sus procesos de firma.

Los tipos de firma que puede utilizar con la solución depende de su propia suscripción de cuenta.

Firma remota (Validated ID y DocuSign)

Con ambos proveedores de firma, tiene la opción de enviar documentos a través de firma remota directamente desde DocuWare a terceros para que los firmen y, si es necesario, refrendarlos internamente. Los firmantes no tienen que registrarse con el proveedor, no tienen que instalar nada y pueden firmar el documento en cualquier dispositivo.

Dependiendo del proveedor, los procesos de firma difieren principalmente en su método de autenticación. Cuando se firma con Validated ID, el firmante se autentifica mediante un código SMS. DocuSign también permite la autenticación mediante llamada telefónica o código de acceso, así como la firma sin autenticación alguna.

La firma se coloca entonces en una página específicamente definida o encima de un texto de anclaje específicamente definido en el documento, que usted define en la configuración de la firma personal.

Opciones alternativas

• Firma de múltiposición (Validated ID y DocuSign)

  La firma se aplica en diferentes posiciones del documento.

• Firma de posicionamiento libre (DocuSign)

  La firma se coloque dinámicamente en cualquier lugar del documento. Tenga en cuenta que en este caso no puede haber refrendo interno.

Firma biométrica y firma centralizada (Validated ID)

Validated ID también ofrece firma biométrica centralizada.

La firma biométrica se escribe a mano en una tableta registrada u otro dispositivo y se utiliza principalmente en situaciones "cara a cara", por ejemplo, para registros, albaranes, etc. Con la firmas centralizada, se almacena de antemano un certificado para cada firmante con Validated ID, que confirma la identidad del firmante.

Puede obtener más información sobre los distintos métodos de firma directamente en Validated ID y DocuSign, así como en el documento oficial de DocuWare sobre la firma electrónica.

Para vincular DocuWare con su cuenta en el proveedor de firmas personal, debe registrarse allí una vez. El registro se realiza a través de un formulario almacenado en la solución cuando su representante de DocuWare configura la solución.

Atención: Para cada firma, el proveedor de firmas se remite al registro original para comprobar que la organización iniciadora está autentificada. Si se modifica la contraseña del usuario administrativo con el que se realizó el registro, se debe repetir el registro. En este caso, no dude en ponerse en contacto con el servicio de asistencia de DocuWare.

Si desea utilizar el Validated ID de la firma biométrica, el dispositivo -por ejemplo, unmóvil o una tableta en la que se va a introducir la firma electrónica a mano- debe estar registrado. Necesita la función de usuario "SG - Administrador" para registrar el dispositivo.

• Vaya a "Formularios" y abra el formulario "SG - Registar dispositivo biométrico".

• Introduzca el nombre del dispositivo en el formulario. Este nombre debe haberse configurado previamente en el propio dispositivo:

  • Para ello, descargue la aplicación gratuita VIDsigner de la tienda correspondiente (Google Play, Apple App Store, etc.) en el dispositivo, dependiendo del dispositivo utilizado.

  • Nada más abrir la aplicación VIDSigner, aparece un formulario de registro.

  • Introduzca el código de inscripción requerido desde su cuenta/kit de iniciación de VIDsigner y defina el nombre del dispositivo.

• Haga clic en "Enviar" en el formulario de inscripción. Ahora se puede seleccionar el dispositivo al crear una configuración de firma.

Utilice una configuración de firma para definir qué tipo de firma se utiliza, en qué parte del documento se coloca la firma o incluso en qué periodo de tiempo debe aplicarse. También puede especificar si se requiere un refrendo interno adicional y quién es el responsable de ello.

Mediante el formulario "SG - Nueva configuración de firma" que ofrece la solución, se puede crear cualquier número de configuraciones de firma para diferentes tipos de documentos o diseños de documentos, por ejemplo, para albaranes, diferentes tipos de contratos, etc. Necesita la función de usuario "SG - Administrador" para Acceder el formulario,.

Una vez creada la configuración de la firma, los usuarios de la solución pueden seleccionarla en el cuadro de diálogo de la tienda de documentos a firmar, así como a través del sello "Para firmar", para iniciar el proceso de firma.

Consejos útiles de antemano:

• Antes de crear una configuración de firma, su organización DocuWare debe estar registrada en el proveedor de servicios.

• Si puede influir en la disposición de los documentos que se van a firmar, se recomienda un formato uniforme del área de firma. Por ejemplo, si la firma se aplica siempre sobre el mismo texto de anclaje (por ejemplo, la firma del cliente), no se necesita una configuración distinta para cada tipo de documento.

• Si desea crear la configuración para una firma biométrica, el dispositivo biométrico debe estar registrado de antemano.

• Si en la configuración de la firma se especifica que se va a aplicar una firma interna, es posible que se tenga que guardar el firmante de antemano.

Puede añadir nuevos usuarios para trabajar con la solución en unos pocos pasos como administrador:

• Abra la "Configuraciones" de DocuWare desde el menú principal y vaya a "Gestión de usuarios".

• Haga clic en "Usuario nuevo" para añadir un nuevo usuario; alternativamente, haga clic en un usuario existente para asignarle las funciones y los perfiles de función para utilizar la solución.

• Introduzca los datos generales necesarios para los nuevos usuarios.

• Navegue desde el área "General" hasta "Funciones" y asigne al usuario al menos la función de usuario "SG - Funciones básicas" y de manera opcional, la función de usuario de "SG - Administrador".

• Pase del área «Funciones" a "Perfiles de función" y asigne al usuario el perfil de función "SG - Perfil básico DocuSign" o "SG - Perfil básico Validated ID", según el proveedor de firmas utilizado.

• Guarde su configuración.

Los usuarios que deban refrendar un documento internamente deben ser guardados como firmantes en el archivador "SG - Firmantes".

Además, todos los firmantes que utilicen la firma centralizada deñ Validated ID deben guardarse en este archivador, ya que este método de firma requiere un certificado que debe ser documentado.

Solo se necesitan unos pocos pasos para guardar a los nuevos firmantes. Necesita la función de usuario "SG - Administrador" para hacerlo.

• En DocuWare Client, vaya al área de la bandeja de documentos y haga clic en "Crear registro" (el campo "Guardar" cambia a "Crear registro de datos" una vez que no se ha seleccionado ningún documento, simplemente haga clic en un área vacía de la bandeja de documentos para ello).

• Seleccione el cuadro de almacenamiento "SG - Firmantes - Nuevo firmante".

• Introduzca todos los datos. La entrada en el campo "Certificado" solo es necesaria si el firmante utiliza la firma centralizada. En ese caso, introduzca el número de certificado del usuario.

• Guardar a través de "Crear registro de datos" Ahora se puede seleccionar el nuevo firmante al crear una configuración de firma.

Los documentos pueden ser transferidos al proceso de firma directamente cuando se almacenan o posteriormente por medio de un sello. El método de firma utilizado y si, por ejemplo, tiene lugar un refrendo interno, se define por la configuración de firma que se selecciona en el proceso.

Una vez firmado el documento, se guarda automáticamente en el archivador, ya sea en sustitución del documento original o grapado delante de él. Esto también se define individualmente para cada configuración de firma. También se almacena por defecto un informe del certificado..

Iniciar el proceso de firma al guardar un documento

• Capture el documento en la bandeja de documentos (mediante escaneo, importación, arrastre, impresión, etc.) y seleccione el cuadro de diálogo "Para firmar" (en la instalación estándar, este cuadro de diálogo está vinculado al archivador "SG - Documentos").

• Asegúrese de que el "Estado de firma" es "Enviar a firmar ahora" (normalmente está precargado).

• Elija la "Configuración de firma" adecuada para su documento y rellene al menos los siguientes campos: "Para firmar de", "Correo electrónico" y "Número de telefono móvil"

• El proceso de firma se inicia en cuanto se guarda el documento con el comando "Guardar".
  
  

Comenzar el proceso de firma mediante sello

En el caso de los documentos ya archivados, el proceso de firma puede activarse en cualquier momento mediante un sello. Tenga en cuenta que los documentos deben almacenarse en el archivador adaptado en su sistema para el proceso de firma (en la instalación estándar, se utiliza para ello el archivador "SG - Documentos").

• Busque el documento que necesite y ábralo en el visor.

• Elija el sello "Para firmar" (o alternativamente el sello "SG - Firma de posición libre" si este tipo de firma de DocuSign está disponible para usted y quiere utilizarlo).
  
  

• Elija una configuración de firma adecuada e introduzca los datos necesarios. El proceso de firma se inicia en cuanto se coloca el sello en cualquier lugar del documento.
  
  

• Si la firma ha sido aplicada por el firmante, el sello aplicado ya no aparecerá en el documento.

Puede detener un proceso de firma iniciado aplicando el sello "SG - Cancelar firma" al documento.

Puede rastrear qué documentos están pendientes de firma o han sido remitidos para ser firmados en los últimos 30 días mediante listas (todas las listas comienzan con el nombre del archivador "SG - Documentos" o con el archivador que ha sido adaptado en su sistema para el proceso de firma:

Mis docs esperando firma

En esta lista puede ver los documentos para los que ha solicitado una firma y que aún están en proceso de firma.

Mis docs firmados (últimos 30 días)

Esta lista contiene todos los documentos firmados de los últimos 30 días que usted solicitó que se firmaran.

Mis docs no firmados (últimos 30 días)

Esta lista contiene todos los documentos de los últimos 30 días que usted solicitó que se firmaran, pero que aún no se han firmado en su totalidad.

Todos los documentos a la espera de ser firmados

En esta lista, el administrador puede ver todos los documentos para los que se ha solicitado una firma.

Para el seguimiento detallado de los documentos en los flujos de trabajo, también se crean registros de datos en el archivador "SG - Datos del sistema". Con el rol de usuario "SG - Administrador", puede recuperar esta información a través de las siguientes listas (ambas listas comienzan con el nombre del archivador "SG - Datos del sistema"):

Registros de datos esperando firma

En esta lista puede ver los todos los registros de datos que están aún en proceso de firma.

Registros de datos no firmados (30 días)

Esta lista se basa en todos los registros de datos de los últimos 30 días que no fueron firmados en el proceso de firma.