Con Smart Connect, puede conectar sus aplicaciones, como su programa de contabilidad, directamente a DocuWare. Smart Connect le ayuda a buscar documentos en sus archivadores y a indexar documentos.
Smart Connect lee el contenido de la interfaz de usuario de cualquier aplicación y lo transfiere a DocuWare como términos de búsqueda o de indexación. Esto significa que los términos de búsqueda o indexación no tienen que introducirse manualmente.
Smart Connect ofrece las funciones Highlight Search, Smart Search y Smart Index.
Highlight Search
Resalte texto en cualquier aplicación, presione una combinación de teclas predefinida y el documento deseado del archivador de DocuWare se abrirá en el visor.
Ejemplo: Recibe un correo electrónico de un cliente con el número de una factura que usted le envió. Seleccione el número de la factura, presione [Alt-Shift-F4] y la factura se carga en el visor.
Configuración: Para utilizar Highlight Search en todos sus programas, configure la nueva búsqueda una sola vez en la configuración de DocuWare bajo Smart Connect.
Smart Search
Al igual que Highlight Search, Smart Search busca documentos en DocuWare sin que tenga que salir de su aplicación principal. Si lo desea, Smart Search puede integrar un botón de búsqueda en la aplicación, eliminando la necesidad de seleccionar texto. También puede definir varios términos de búsqueda en una Smart Search, por ejemplo, “Tipo de documento: Factura” y “Proveedor: Peters Engineering”.
Ejemplo: Está trabajando en un software de contabilidad y necesita frecuentemente el número de factura para los registros de datos. Con un solo clic en el botón de búsqueda, se abre la factura correspondiente.
Configuración: Para cada Smart Search, configure una configuración separada en la Configuración de DocuWare. Entre otras cosas, especifique qué contenido de qué aplicación se debe transferir a qué campos de un cuadro de diálogo de búsqueda de DocuWare.
Smart Index
Con Smart Index, puede indexar documentos en DocuWare sin tener que salir de su aplicación principal, como su programa de contabilidad. Smart Index lee el contenido de la interfaz de su programa y lo transfiere a DocuWare como términos de indexación. Esto se realiza tanto al archivar documentos como al volver a indexar documentos ya archivados. Así, ya no tiene que introducir o copiar el contenido de otras aplicaciones en un cuadro de diálogo de DocuWare.
Ejemplo: Usted registra una factura en su software de contabilidad y la archiva en DocuWare. La factura aparece en el visor de DocuWare y se abre el cuadro de diálogo de archivado. De vuelta en el sistema de contabilidad, introduce el nombre de la empresa, la fecha, el número de factura y el importe, por ejemplo. Inicie Smart Connect con un solo clic: DocuWare transfiere todos estos datos de la interfaz del sistema de contabilidad al cuadro de diálogo de archivado.
Configuración: Smart Index también se basa en configuraciones creadas en la Configuración de DocuWare. En la configuración, especifique, entre otras cosas, qué contenido de qué aplicación se debe transferir a qué campos en un cuadro de diálogo de búsqueda de DocuWare.
Instale Smart Connect como una DocuWare Desktop App
Para utilizar Smart Connect, la DocuWare Desktop App Smart Connect debe estar instalada en el servidor. Para obtener más información sobre la instalación de Smart Connect, consulte la DocuWare Desktop Apps.
También debe conectar las aplicaciones de escritorio instaladas localmente a su DocuWare en el cliente web de DocuWare: Cliente DocuWare > Menú de inicio > Aplicaciones de escritorio > Conectar con aplicaciones de escritorio.
DocuWare Smart Connect está incluido en DocuWare Cloud. Para instalaciones locales, DocuWare Smart Connect es un módulo adicional que requiere una licencia.