Con Smart Search, busca documentos en DocuWare sin tener que salir de su aplicación principal, por ejemplo su programa de contabilidad.
Smart Search lee el contenido de la interfaz de su aplicación y los transfiere como términos de búsqueda a DocuWare. Esto le evita ingresar o copiar manualmente el contenido en un cuadro de diálogo de búsqueda de DocuWare.
Smart Connect como Desktop App
Para utilizar Smart Connect, la DocuWare Desktop App Smart Connect debe estar instalada en el servidor. Además, debe conectar las Desktop Apps instaladas localmente con su DocuWare: DocuWare Client > Menú de inicio > Desktop Apps > Conectar con Desktop Apps
Cómo configurar una Smart Search
Cada Smart Search se basa en una configuración específica. En esta configuración, especifica, entre otras cosas, en qué aplicación está integrada la Smart Search y qué contenidos de la aplicación se transfieren a los campos del cuadro de diálogo de búsqueda.
Para diferentes aplicaciones y escenarios, crea diferentes configuraciones.
Vaya a Configuraciones de DocuWare > Integraciones > Smart Connect.
Haga clic en Nueva configuración > Smart Search.
Seleccionar origen:
El origen es la aplicación en la que desea integrar Smart Connect, por ejemplo su programa de contabilidad o Microsoft Outlook.
Primero, haga una captura de pantalla de la ventana de esta aplicación. Ingrese el título de la ventana en el siguiente paso, Identificar, para que Smart Connect pueda reconocer su aplicación.
Identificar: Smart Connect identifica la ventana de la que se van a transferir los contenidos utilizando el título de la ventana.
Puede definir la identificación con mayor precisión seleccionando un operador e ingresando la cadena correspondiente en el campo de título. Por ejemplo, si la ventana de su aplicación se titula "Aplicación CRM", seleccione el operador "contiene" e ingrese "CRM".Tecnología de reconocimiento: Al crear la captura de pantalla, Smart Connect verifica en segundo plano si el texto se puede leer directamente de la aplicación de terceros mediante tecnologías de Windows. Si es así, este método se selecciona automáticamente. Si esto no es posible, se abre un cuadro de diálogo en el que puede seleccionar la tecnología adecuada.
Definir búsqueda en DocuWare:
Asigne elementos de texto o lista de la ventana capturada a los campos de índice individuales del cuadro de diálogo de búsqueda de DocuWare seleccionado.
Seleccione archivador y cuadro de diálogo de búsqueda: La lista muestra los archivadores de DocuWare en orden alfabético a los que se le ha asignado al menos un cuadro de diálogo de búsqueda.
Definir búsqueda: Seleccione una herramienta.
Texto: Si desea integrar Smart Connect en su programa de contabilidad, la captura de pantalla puede mostrar la ventana con una factura abierta. Usted quiere utilizar el número de factura para su Smart Search.
Haga clic en la herramienta de texto y dibuje una zona de lectura sobre el lugar donde normalmente aparece el número de factura. Conecte la zona de lectura con el campo de índice "Número de factura", que aparece bajo los campos de índice de su archivador a la derecha.Listas: Para una lista, el texto leído se llena como líneas individuales en campos de palabras clave individuales.
Ancla: Si el área de texto o lista a leer no siempre está en la misma posición, primero coloque un ancla y luego asigne la zona de lectura a ella.
Para editar la entrada del campo, haga clic en Editar.
Campo de texto
Definir texto: Aquí puede definir una sección del texto leído que se utilizará para la búsqueda. Especifique si solo se debe utilizar el texto después, antes o entre una determinada cadena. También puede especificar la posición exacta o (por ejemplo, para un código de barras) definir un separador y seleccionar una entrada concreta.
Reemplazar texto: Puede reemplazar automáticamente todo el texto leído de un área por otro. Por ejemplo, el término "Factura" leído de un documento puede ser reemplazado para la indexación por "Factura - Saliente". Para ello, puede crear una lista con todas las entradas a reemplazar. Elija si solo se reemplazarán los valores listados o todos los valores.
Si se deben reemplazar todos los valores: Si falta un valor a leer, puede elegir si se debe usar el valor predeterminado o si se debe generar un error y cancelar el proceso.
Opciones adicionales para campo de fecha y campo numérico
Para el campo de fecha también puede especificar en qué formatos se muestra solo la fecha o la fecha con la hora en la zona de lectura asociada. Por defecto, se utilizan los formatos que coinciden con la configuración regional de su ordenador. Es importante especificar los formatos para que la fecha leída se interprete correctamente.
Para el campo numérico, también puede especificar en qué formato está definido el número en la zona de lectura asociada. Por defecto, se utiliza el formato numérico que coincide con la configuración regional de su ordenador. Es importante especificar el formato para que el número leído se interprete correctamente.
Ejecutar búsqueda:
Especifique qué tipo de elemento debe utilizar el usuario para iniciar una Smart Search. Hay disponible un botón y un atajo de teclado, que también se pueden combinar.
Botón: El botón se muestra directamente en la aplicación seleccionada, por ejemplo en su programa de contabilidad. Haga clic en "Botón" y dibuje un marco en la posición deseada de la captura de pantalla. Para ajustar la etiqueta o el icono, haga clic en Editar en el marco.
Atajo de teclado: Defina el atajo de teclado en la barra lateral derecha.
Lista de resultados en lugar de Visor: Si solo se encuentra un documento en la Smart Search, puede mostrar la lista de resultados en lugar del Visor de DocuWare. Para ello, active la opción Abrir siempre la lista de resultados.