Con Smart Index, puede indexar documentos en DocuWare sin tener que salir de su aplicación principal, por ejemplo, su programa de contabilidad.
Escanea las facturas para que estén disponibles en una bandeja de DocuWare. Ingresa la factura en el programa de contabilidad y la archiva en paralelo. Para ello, marque las facturas en la bandeja y seleccione el archivador para su almacenamiento. La primera factura ahora se muestra en el Visor de DocuWare y se abre el cuadro de diálogo de almacenamiento de DocuWare.
Al mismo tiempo, tiene abierto su sistema de contabilidad. Allí ingresa los datos de la factura: por ejemplo, empresa, fecha, número de factura e importe. Además, su sistema de contabilidad asigna un número único a este registro de datos.
Si ahora hace clic en el botón Smart Index en el cuadro de diálogo de almacenamiento de DocuWare, todos estos datos de la interfaz de usuario del sistema de contabilidad se transfieren a los campos correspondientes del cuadro de diálogo de almacenamiento de DocuWare. Así, los términos de índice en DocuWare se asignan con solo pulsar un botón, lo que elimina errores de tipeo al ingresar los datos dos veces y, por tanto, también las inconsistencias entre los datos en el sistema de contabilidad y los términos de índice en DocuWare.
Smart Connect como Desktop App
Para usar Smart Connect, la Desktop App Smart Connect debe estar instalada en el servidor. Además, debe conectar las Desktop Apps instaladas localmente con su DocuWare: DocuWare Client > Menú de inicio > Desktop Apps > Conectar con Desktop Apps
Cómo configurar Smart Index
Cada Smart Index requiere una configuración específica. En una configuración, especifica, entre otras cosas, la aplicación en la que se utilizará Smart Index y qué contenidos se transferirán a los campos de un cuadro de diálogo de almacenamiento o de información de DocuWare. Para diferentes escenarios, crea diferentes configuraciones.
Crea configuraciones para Smart Index en Configuraciones de DocuWare > Integraciones > Smart Connect.
Seleccionar origen:
El origen es la aplicación en la que desea integrar Smart Connect, por ejemplo, su programa de contabilidad o Microsoft Outlook.
Primero, tome una captura de pantalla de la ventana de esta aplicación. Ingrese el título de la ventana en el siguiente paso, Identificar, para que Smart Connect pueda reconocer su aplicación.
Identificar: Smart Connect identifica la ventana desde la que se transferirán los contenidos por el título de la ventana. Puede definir la identificación con más detalle seleccionando un operador e ingresando la cadena de caracteres correspondiente en el campo de título. Si la ventana de su aplicación se titula "Aplicación CRM", por ejemplo, seleccione el operador "contiene" e ingrese "CRM".
Tecnología de reconocimiento: Al crear la captura de pantalla, Smart Connect verifica en segundo plano si el texto se puede leer directamente de la aplicación de terceros mediante tecnologías de Windows. Si es así, este método se selecciona automáticamente. Si esto no es posible, se abre un cuadro de diálogo en el que puede seleccionar la tecnología apropiada.
Indexación
Para especificar qué términos de índice se transferirán a DocuWare, asigne elementos de texto o de lista de la ventana capturada a los campos de índice individuales del cuadro de diálogo de DocuWare seleccionado.
Seleccione archivador y cuadro de diálogo: La lista muestra los archivadores de DocuWare en orden alfabético para los que se le ha asignado al menos un cuadro de diálogo de almacenamiento o de información.
Definir indexación: Para la indexación, el texto se lee de su aplicación de terceros y se transfiere a los campos de índice de DocuWare. Para ello, crea áreas de lectura, que puede posicionar con un ancla si es necesario.
Seleccione una herramienta:
Resumen de las herramientas Texto, Lista y Ancla
Texto: Por ejemplo, su captura de pantalla muestra su programa de contabilidad con una factura abierta y desea utilizar el número de factura para la indexación. Haga clic en la herramienta de texto y dibuje un área de lectura sobre la zona del número. Esta área la conecta con el campo de índice "Número de factura", que aparece a la derecha entre los campos de índice de su archivador. El número leído aparece en el campo de índice.
Lista: Para una lista, el texto leído se rellena como líneas individuales en campos de palabras clave individuales.
Ancla: Si el área de texto o lista a leer no siempre está en una posición fija, primero coloque un ancla y luego asigne el área de lectura a ella.
Para editar la entrada del campo, haga clic en Editar.
Definir campo de texto:
Definir texto: Aquí puede especificar una sección del texto leído que se utilizará para la indexación. Determine si solo se debe utilizar el texto después, antes o entre una cadena específica. También puede especificar la posición exacta o (por ejemplo, para un código de barras) definir un separador y seleccionar una entrada específica.
Reemplazar texto: Puede reemplazar automáticamente todo el texto leído de un área por otro. Por ejemplo, el término "Factura" leído de un documento puede ser reemplazado para la indexación por "Factura – Saliente". Para esto, puede crear una lista con todas las entradas que se deben reemplazar. Seleccione si deben reemplazarse solo los valores listados o todos los valores.
Si se deben reemplazar todos los valores: Si falta un valor a leer, puede seleccionar si se debe usar el valor predeterminado o si se debe generar un error y cancelar el proceso.
Opciones adicionales para campo de fecha y campo numérico
Para el campo de fecha también puede especificar en qué formatos se muestra solo la fecha o la fecha con la hora en el área de lectura asociada. Por defecto, se utilizan los formatos que coinciden con la configuración regional de su computadora. Es importante especificar los formatos para que la fecha leída se interprete correctamente.
Para el campo numérico, también puede especificar en qué formato está definido el número en el área de lectura asociada. Por defecto, se utiliza el formato numérico que coincide con la configuración regional de su computadora. Es importante especificar el formato para que el número leído se interprete correctamente.