Puede controlar el acceso a un archivador y a documentos con muchas clases de derechos. Los derechos de archivador se dividen en cuatro perfiles de permisos predefinidos:
Propietarios
Editar
Leer
Suprimir
Los perfiles obtienen los derechos individuales siguientes:
Perfil | Permisos administrativos | Permisos generales | Campos de índice | Permisos de superposición |
Editar | --- |
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Leer | --- |
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| --- |
Suprimir | --- |
| --- | --- |
Propietarios |
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Los cuatro perfiles predeterminados «Editar», «Leer», «Suprimir» y «Proprietario» no se pueden cambiar. Sin embargo, sigue teniendo la opción de crear nuevos perfiles de archivador y de asignar usuarios.
Notas sobre permisos administrativos
Las secciones de la configuración del archivador mostradas dependen de los permisos administrativos del usuario.
Propietarios: Se muestran las cuatro secciones: General, Campos de base de datos, Diálogos, Permisos
Operador, Administrar diálogos, Gestionar permisos: Se muestran las cuatro secciones: General, Campos de base de datos, Diálogos, Permisos
Operador, Administrar diálogos: Se muestran General y Diálogo.
Operador, Gestionar Permisos: Se muestran General, Campos de base de datos, Permisos
Gestionar permisos: solo se muestra la sección Permisos
Administrar diálogos: solo se muestra la sección Diálogos
Instrucciones para asignar perfiles:
Para poder editar documentos, el usuario necesita los perfiles Editar y Leer.
Para poder imprimir documentos, se necesita el derecho "Leer", ya que el derecho de exportación está incluido en el perfil Leer.
Si un usuario que no es el creador de un archivador necesita editar el archivador, su propietario debe asignarle el permiso Admin.
Para que los usuarios puedan acceder a los documentos del archivador, deben tener asignados Diálogos además de permisos.
Más información sobre el sistema en DocuWare
Configuración avanzada
Perfiles
Los perfiles permiten asignar conjuntos de derechos en "contenedores", en lugar de asignar muchos derechos por separado. Esto permite asignar derechos específicos a cualquier número de usuarios con tan solo pulsar un botón, sin necesidad de modificar la estructura de derechos manualmente.
DocuWare Configuration le permite crear y editar perfiles para permisos de archivador. Los permisos de archivador son derechos relacionados exclusivamente con un archivador, por ejemplo el archivado y búsqueda de documentos, la modificación de entradas de índice, o la exportación de documentos o de un archivador al directorio de archivos.
También es posible crear y editar perfiles de archivador y permisos de archivador en DocuWare Administration como antes.
Más información sobre los derechos y los perfiles en DocuWare
Perfiles predeterminados
Los derechos de archivador se dividen en cuatro perfiles de permiso predefinidos: propietarios, editar, leer y eliminar.
Pueden crearse nuevos perfiles en Perfiles definidos por el usuario.
Perfiles definidos por el usuario
En los perfiles definidos por el usuario, el usuario compila permisos de archivador y campo de índice y los asigna a usuarios y funciones.
Archivador
Para algunos permisos de archivador, también se necesitan permisos de campo de índice. Para otorgar permiso a los usuarios (por ejemplo para poder ejercer el permiso de archivador "Archivar"), estos deben poder escribir en un campo de índice como mínimo para que el documento pueda indexarse.
Campos de índice
Todos los campos del archivador se muestran en la columna izquierda del diálogo. Especifique lo que los usuarios con este perfil pueden hacer con los campos.
Tenga en cuenta que algunas actividades requieren varios permisos. Por ejemplo, para poder editar documentos, los usuarios necesitan permiso tanto para modificar como para leer, puesto que solo en tal caso se mostrarían los documentos.
Los permisos de campo también afectan a la visibilidad de los campos en los diálogos: si no cuentan con el permiso de campo "Buscar", los usuarios no podrán ver el campo en el diálogo de búsqueda, aunque esté asignado al diálogo de búsqueda en el nivel del diálogo. Lo mismo se aplica a los permisos "Leer" para la lista de resultados, "Escribir" para el diálogo de almacenamiento y "Modificar" para el diálogo de índice.
Más información sobre los permisos de perfil de archivador
Perfiles de valor de índice
Los perfiles estándar y definidos por el usuario están relacionados con todo el archivador, mientras que con los perfiles de valor de índice solo se proporciona acceso a documentos específicos para un perfil.
Definición de consulta
Hay dos opciones disponibles para introducir las condiciones de búsqueda:
Editor gráfico: entrada de criterios de búsqueda por campo de índice.
SQL: entrada de una instrucción SQL
1. Editor gráfico
En el editor gráfico, puede seleccionar los campos de archivador y definir las reglas (condiciones) que los documentos deben cumplir para estar disponibles para los usuarios con este perfil.
Puede crear tantas reglas como desee. La relación lógica entre las reglas se establece con los operadores AND/OR.
En el ejemplo siguiente, solo estarían visibles las nuevas facturas entrantes de Peters Engineering:
También puede usar grupos de reglas en lugar de una regla. El segundo ejemplo muestra cómo puede usarse un grupo de reglas. Tanto las facturas aprobadas nuevas como las rechazadas de Peters Engineering estarían visibles:
Nota: Las funciones del sistema Función de usuario y Grupos de usuarios pueden asignar a campos de índice del tipo palabra clave y texto. Al ejemplo de aplicación
La asignación se realiza mediante los siguientes operadores:
Palabra clave:
Contiene: al menos una palabra clave coincide con una de las funciones/grupos de usuariosCampo de texto:
Es igual a: el campo de texto corresponde a una de las funciones/grupos de usuarios
No es igual a: el campo de texto no corresponde a una de las funciones/grupos de usuarios
2. SQL
Las instrucciones SQL permiten definir filtros más complejos de lo que es posible mediante la asignación de criterios de índice a cada campo. Para ello solo hay que escribir la instrucción en el campo de texto. Debe especificar la instrucción SELECT. Defina el filtro utilizando la cláusula WHERE. Puede utilizar subcadenas e instrucciones de combinación de SQL.
Archivador
Para algunos permisos de archivador, también se necesitan permisos de campo de índice. Para otorgar permiso a los usuarios (por ejemplo para poder ejercer el permiso de archivador "Archivar"), estos deben poder escribir en un campo de índice como mínimo para que el documento pueda indexarse.
Campos de índice
Todos los campos del archivador se muestran en la columna izquierda del diálogo. Especifique lo que los usuarios con este perfil pueden hacer con los campos.
Tenga en cuenta que algunas actividades requieren varios permisos. Por ejemplo, para poder editar documentos, los usuarios necesitan permiso tanto para modificar como para leer, puesto que solo en tal caso se mostrarían los documentos.
Además, el derecho a modificar condiciones de indexación no incluye el derecho a asignar nuevas condiciones de indexación aún no existentes. Para ello, debe asignar también el campo "Permitir nuevas entradas" a la derecha en otro perfil sin filtro de índice. Utilice este segundo perfil para controlar sólo la autorización de campo adicional.
Los permisos de campo también afectan a la visibilidad de los campos en los diálogos: si no cuentan con el permiso de campo "Buscar", los usuarios no podrán ver el campo en el diálogo de búsqueda, aunque esté asignado al diálogo de búsqueda en el nivel del diálogo. Lo mismo se aplica a los permisos "Leer" para la lista de resultados, "Escribir" para el diálogo de almacenamiento y "Modificar" para el diálogo de índice.