Defina cómo se procesan en DocuWare las facturas electrónicas y las notas de crédito entrantes. La pestaña DocuWare E-Invoicing Service > Recepción muestra siempre la sección Facturas. La sección independiente Notas de crédito solo se muestra cuando está habilitada la opción Usar una configuración diferente para las notas de crédito. Configure ambas secciones por separado, ya que la estructura XML de las facturas y las notas de crédito puede variar según el formato.
Información: configuración de procesamiento de documentos
Si su configuración de procesamiento de documentos no aparece en la lista desplegable, asegúrese de haberla creado primero. Consulte también los prerequisites.
Los siguientes campos están disponibles tanto en la sección Facturas como, si está habilitada, en la sección Notas de crédito:
Configuración de procesamiento de documentos (obligatorio): seleccione la configuración de procesamiento de documentos que extrae los datos de la factura electrónica entrante, los asigna a los campos de índice de DocuWare e importa el documento al archivador de destino. Esta configuración debe crearse de antemano. Consulte también los prerequisites.
Formato de factura electrónica (obligatorio): seleccione el formato al que se transformarán las facturas electrónicas entrantes para su procesamiento interno y su archivado en DocuWare. DocuWare puede transformar las facturas electrónicas recibidas en distintos formatos a un único formato estandarizado. Así, puede aplicar un flujo de trabajo interno uniforme de procesamiento y aprobación, independientemente del formato original del emisor.
Formatos de los documentos con clip: seleccione representaciones adicionales del documento que se adjuntarán a la factura electrónica transformada:
Original: adjunta la factura electrónica en el formato original entregado por el emisor, por ejemplo UBL, CII, XRechnung u otros formatos específicos de la red.
Factura en PDF: adjunta una representación en PDF legible de la factura electrónica para su revisión. Este PDF no tiene validez legal.
Factura en PDF (firmada): actualmente, esta opción no es compatible.
Información: archivar la factura electrónica original
Archivar la factura electrónica original es un requisito legal. Seleccione siempre Original en Formatos de los documentos con clip. Si no se archiva el original, dejará de estar accesible y no se podrá garantizar el cumplimiento legal.
Campo de ID de red: seleccione el campo de índice del archivador en el que se almacenará el ID de referencia de red de la factura (por ejemplo, el ID de transacción de Peppol). Esto le permite hacer un seguimiento de la factura y consultarla en distintos sistemas.
Las listas desplegables Campo de ID de red y Campo de estado del informe fiscal sugieren campos de índice según la configuración definida en la configuración de procesamiento de documentos asignada.
Campo de estado del informe fiscal: seleccione el campo de índice en el que se almacena el estado del informe fiscal de la factura. Este campo solo está visible cuando Habilitar informes fiscales está activado en la pestaña Configuración general.
Usar una configuración diferente para las notas de crédito: habilite esta opción para configurar una configuración de procesamiento de documentos y un formato de factura electrónica independientes para las notas de crédito. Cuando está habilitada, aparece una sección Notas de crédito debajo de la sección Facturas, con los mismos campos disponibles para configurarlos por separado. Si esta opción no está habilitada, las notas de crédito se procesan con la misma configuración que las facturas.
Información: se requiere la activación de Peppol para las entidades jurídicas francesas
En el caso de las entidades jurídicas francesas, Peppol debe estar activado antes de poder guardar la configuración. La activación de Peppol para Francia se realiza automáticamente cuando la configuración de e-Reporting France se completa y se activa en la pestaña Envío.
Si la configuración de e-Reporting France aún no se ha activado al guardar, se muestra un mensaje de error. En ese caso, vaya a la pestaña Envío y complete primero la configuración de e-Reporting France.
Una vez que se recibe una factura electrónica a través de DocuWare E-Invoicing Service, se archiva en el archivador configurado y puede comenzar el proceso de aprobación interno. Si la red aplicable y la normativa local lo permiten, las actualizaciones de estado de las facturas electrónicas recibidas se intercambian automáticamente entre el emisor y la red.
Siguiente paso de la configuración: pestaña Envío