DocuWare Aura es un asistente de chat para sus documentos en el DocuWare Client. Usted hace una pregunta con sus propias palabras en lugar de con términos de índice, y DocuWare Aura responde en lenguaje claro a partir del contenido de sus documentos.
DocuWare Aura se abre con el icono Aura, que aparece en varios lugares. El lugar desde el que lo abre determina de dónde procede la respuesta: el documento que está leyendo, los documentos que ha seleccionado en una lista de resultados, o documentos que DocuWare Aura encuentra por sí mismo. Cada respuesta indica los documentos en los que se basa. Así puede abrirlos y comprobar el resultado.
Versiones compatibles: DocuWare Cloud + solo nuevo cliente DocuWare
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¿Viene del DocuWare Client clásico?
DocuWare Aura es completamente nuevo. El DocuWare Client clásico no tiene una función comparable, por lo que no hay un equivalente desde el que cambiar. Conviene conocer estos puntos antes de empezar:
Los permisos funcionan como antes: se aplican todos los permisos de archivador, y un documento que no tiene derecho a ver nunca se utiliza para una respuesta.
Algunos documentos no están protegidos por permisos de archivador, sino solo ocultos al quitar sus campos de índice de un diálogo de búsqueda. Eso no es una protección real: a través de DocuWare Aura, esos documentos siguen siendo accesibles.
Más sobre permisos y diálogos.
Por ahora, DocuWare Aura solo está disponible en DocuWare Cloud y requiere el nuevo DocuWare Client.
Importante: verifique las respuestas antes de actuar
DocuWare Aura puede equivocarse. Cada respuesta indica sus fuentes, así que abra los documentos y verifique todo aquello sobre lo que vaya a actuar.
Preguntar sobre un documento en el visor
Abra un documento y haga clic en el icono Aura para preguntar sobre ese documento, por ejemplo por las cifras clave de una factura o por el resumen de un contrato:
Preguntar sobre varios documentos de una lista de resultados
Seleccione hasta 15 documentos en sus resultados de búsqueda y haga clic en el icono Aura para preguntar sobre todos ellos a la vez. Es la manera de comparar documentos, por ejemplo tres ofertas para un mismo pedido. Sobre la respuesta ve cuántos documentos abarca la pregunta:
Preguntar sin seleccionar antes los documentos
Haga clic en el icono Aura de la barra lateral izquierda para preguntar sin elegir antes documentos. DocuWare Aura busca los documentos que se ajustan a su pregunta y muestra en cuáles de ellos se basa la respuesta. Es el lugar para una pregunta cuando no sabe qué documento contiene la respuesta.
Busca en los archivadores que su administrador ha seleccionado y que DocuWare Aura ha indexado. El icono situado a la izquierda del campo de pregunta indica cuántos archivadores abarca su pregunta. Selecciónelo para limitar la pregunta a archivadores concretos:
Si no sabe cómo formular una pregunta, utilice uno de los ejemplos de la página de inicio y sustituya las partes entre corchetes por su propio documento o tema.
Chats recientes
DocuWare Aura conserva sus últimos 20 chats, con hasta 50 mensajes cada uno. Un chat conserva su conversación, de modo que lo retoma donde lo dejó, en el lugar donde lo empezó.
Seleccione el icono de chat de la cabecera para ver los más recientes, y Ver todos los chats para la lista completa, agrupada en Fijados y Chats recientes. Los tres puntos al final de un chat ofrecen Ver chat, Fijar chat o Dejar de fijar chat, Editar nombre del chat y Eliminar chat.
Sus chats son privados: nadie más de su organización los ve.
Consejos para trabajar con DocuWare Aura
Mantenga un chat por tema: cada chat lleva su propio contexto, de modo que no tiene que explicar dos veces los mismos antecedentes y encuentra el camino de vuelta a la conversación correcta.
Pregunte sobre documentos que contengan texto: DocuWare Aura funciona con todo documento cuyo contenido de texto esté disponible en DocuWare, entre ellos documentos PDF, Word, PowerPoint y Markdown.
Pregunte en inglés o alemán para obtener las respuestas más precisas: DocuWare Aura está probado y optimizado para estos dos idiomas y responde en el idioma de su pregunta. Otros idiomas también funcionan, siempre que su pregunta y sus documentos estén en el mismo idioma. Preguntar en francés sobre documentos redactados en inglés puede dar una respuesta, pero el resultado puede ser inexacto.
Limitaciones actuales
Una pregunta hecha desde una lista de resultados abarca hasta 15 documentos seleccionados.
En la barra lateral izquierda, DocuWare Aura responde a partir de un máximo de 5.000 documentos dentro del paquete Freemium. Su administrador decide qué archivadores, y qué documentos dentro de ellos, componen esa cifra.
En el paquete Freemium, su organización comparte un volumen diario para DocuWare Aura. Se restablece al final del día, y verá un aviso cuando el volumen esté casi agotado.
Consulte todas las limitaciones actuales del nuevo DocuWare Client
Notas para administradores
En el visor y en una lista de resultados, es el usuario quien selecciona los documentos. Esto no necesita configuración y funciona para todos los usuarios del nuevo DocuWare Client.
El icono Aura de la barra lateral izquierda abre una consulta sin documentos seleccionados. Para activarlo, un administrador acepta las condiciones generales en DocuWare Configuraciones > Aura y selecciona los archivadores que DocuWare Aura puede utilizar.
Un documento está disponible para DocuWare Aura pocos segundos después de archivarse.
Un único volumen diario cubre todas las preguntas, se hagan donde se hagan. La configuración muestra el uso actual, y se puede añadir más capacidad. Cuando el volumen se agota, los usuarios ven un mensaje que indica que no es posible hacer preguntas hasta que se restablezca. Solicite más volumen a su contacto de DocuWare.
La configuración de Aura no tiene ningún ajuste que amplíe el acceso de un usuario. DocuWare Aura solo utiliza documentos que el usuario tiene derecho a ver a través de sus permisos de archivador y sus permisos de campo de índice. Dos compañeros con permisos distintos pueden recibir respuestas distintas a la misma pregunta.
Protección de datos: los documentos y su contenido nunca salen de los servidores de DocuWare.