Con la versión 7.15 de DocuWare hay disponible para pruebas una nueva forma de definir un flujo IDP . Todos los ajustes de Intelligent Document Processing (IDP) están ahora en un solo lugar, en DocuWare Configuraciones > Captura > Acceso anticipado - IDP: el flujo de procesamiento de sus documentos entrantes, los agentes de IA que puede definir para procesar documentos y el resumen de sus contratos y su consumo de IDP.
Resumen
Puede acceder a DocuWare Configuraciones > Captura > Acceso anticipado - IDP. El acceso es posible para los administradores de la organización o con el permiso Configure IDP.
La nueva configuración de IDP contiene varias secciones:
IDP Flows: creación de flujos IDP para definir cómo deben procesarse los documentos desde la entrada hasta el almacenamiento. Un flujo consta de varios pasos de procesamiento: por ejemplo, separación, almacenamiento o validación.
AI Agents: resumen de agentes de IA, donde ve todos sus agentes de IA existentes y puede crear y entrenar nuevos agentes de separación, clasificación y extracción. Un agente es un algoritmo de IA que define cómo se procesa un documento.
Document Validation: Document Validation Overview, que muestra todos los documentos que deben validarse (también visible en el DocuWare Client clásico)
Actualmente solo DocuWare Client clásico
Intelligent Document Processing aún no está disponible en el nuevo DocuWare Client, introducido con DocuWare 7.15.
Usage & Contracts Overview: consulte todos los datos de sus contratos de IDP.
Cómo crear un flujo IDP
Normalmente, su contacto de DocuWare le proporciona una configuración de IDP. No obstante, si quiere probar la configuración usted mismo, estos son los pasos en detalle:
Vaya a DocuWare Configuraciones > Captura > Acceso anticipado - IDP. Su organización se conecta automáticamente a DocuWare IDP.
En IDP Flows ya puede construir un flujo IDP que defina cómo deben procesarse los documentos entrantes.
Defina qué formatos de documento quiere procesar. Actualmente son posibles las opciones PDF y other. Se incluirán más opciones en próximas actualizaciones:
Añada distintos pasos de procesamiento desde la izquierda al lienzo. Los pasos de procesamiento de IA disponibles son Splitting, Classification y Extraction. En estos pasos puede definir qué agente de IA quiere utilizar para sus documentos:
Utilice Splitting para asegurarse de que los documentos agrupados se separan y de que cada documento se procesa de forma independiente.
Classify permite distinguir distintos tipos de documento - por ejemplo, factura y albarán de entrega - y, en función de los resultados de la clasificación, puede definir distintos pasos siguientes
El agente Extraction define cómo deben leerse exactamente los documentos entrantes.
Cree nuevos agentes de IA a partir de datos de un archivador de DocuWare, o cree y entrene sus modelos desde cero. Puede hacerlo al seleccionar el paso Splitting, Classification o Extraction en el lienzo, o bien en el resumen AI agents.
en la sección Master Data Matching puede conectar al flujo IDP datos maestros externos, como archivos CSV o listas de selección de DocuWare, y recuperar datos para corregir las extracciones de la IA
El nodo Validation le permite definir si hace falta un paso de validación manual y cuándo debe activarse. Una vez activada la validación, cuando un documento tenga que validarse lo verá en una lista Validation de su DocuWare Client clásico.
Por último, decida dónde almacenar sus documentos en DocuWare. Si ha creado su extracción de IA a partir de un archivador de DocuWare, basta con que seleccione Automapping para conectar automáticamente los datos extraídos con los campos correspondientes de DocuWare.
Integrar la configuración de IDP en una DocuWare Desktop App
Una vez completado su flujo IDP, o una vez que su contacto de DocuWare le haya proporcionado el flujo IDP, selecciónelo en su configuración de Importar o Escanear. Abra las DocuWare Desktop Apps.
Usar IDP para documentos escaneados
Para usar IDP a través del plugin de escaneo, haga clic en la pestaña DocuWare Desktop Apps > Escanear.
En la lista desplegable Configuración de escaneo, seleccione su flujo IDP para enviar sus documentos a DocuWare mediante el flujo que ha creado.
Usar IDP para documentos importados a través de una carpeta supervisada
Para usar IDP a través del plugin Importar, haga clic en la pestaña Importar.
Haga clic en Crear nuevo trabajo de importación
Seleccione la carpeta Fuente que debe supervisarse.
En la lista desplegable Configuración de procesamiento, seleccione su flujo IDP para enviar sus documentos a DocuWare mediante el flujo que ha creado
Supervisar los trabajos de IDP activados por las DocuWare Desktop Apps
Los documentos importados con Intelligent Document Processing (IDP) se separan, clasifican e indexan mediante servicios de IA que se ejecutan en los servidores de DocuWare.
Para supervisar estos procesos, abra DocuWare Configuraciones y seleccione IDP Monitoring. La lista muestra el estado, el nombre de archivo, la marca de tiempo y otros detalles de cada trabajo.
En ocasiones, un trabajo de IDP puede fallar por motivos técnicos u operativos. Los trabajos fallidos aparecen con un estado de advertencia o de error. Haga clic en Detalles para ver la causa concreta, realice las correcciones necesarias y después haga clic en Reintentar para reiniciar el trabajo.
Un trabajo puede fallar, por ejemplo, si más de una configuración de IDP coincide con el mismo documento, como cuando hay dos configuraciones asignadas a la misma clase de documento que usan el mismo archivo de muestra. Entonces DocuWare no puede determinar qué extractor aplicar y detiene el trabajo.
Funcionalidad admitida en el estado de acceso anticipado
La configuración de IDP se encuentra actualmente en estado de «acceso anticipado» (Early Access). Solo ofrece una funcionalidad limitada, para pruebas y flujos sencillos. Aquí tiene un resumen de la funcionalidad admitida actualmente y de la que se añadirá en el futuro:
Funcionalidad | Estado | Qué hace |
Start | Disponible | El punto de entrada predeterminado |
Automated intake | No implementado | Un punto de entrada supervisado que obtiene documentos de un origen de documentos, como carpetas de correo electrónico |
OCR y preprocesamiento como parte de los agentes de IA | Disponible | Uso de OCR y preprocesamiento como parte de los agentes de IA |
Definir el OCR y el preprocesamiento una sola vez para su flujo | No implementado | El cliente define una sola vez el recorte, la rotación, el tratamiento del idioma y el reconocimiento de escritura manuscrita en un proceso de IDP, para todos los pasos |
Splitting | Disponible | La IA detecta los límites dentro de un mismo lote escaneado y lo separa en documentos individuales |
Classification | Disponible | La IA decide qué es cada documento, y el flujo se ramifica en función de esa respuesta |
Extraction | Disponible | La IA extrae campos de cabecera, valores complejos y datos de tablas o de partidas |
Creación de agentes a partir de archivadores de DocuWare | Disponible | El cliente puede crear agentes de IA con datos de DocuWare existentes, lo que permite entrenar el modelo y asignarlo automáticamente a DocuWare al utilizarlo |
e-Invoice Extraction | No implementado | Analiza facturas electrónicas estructuradas (XRechnung / ZUGFeRD) y decide automáticamente que los archivos XML se procesen de forma distinta a los PDF |
Master Data Matching | Disponible | Concilia los valores extraídos con los datos maestros propios del cliente, incluida la coincidencia aproximada |
Validation | Disponible | Intervención humana cuando la confianza está por debajo del umbral definido por el cliente |
Interfaz de validación en el nuevo DocuWare | No implementado | Véase más arriba (no hay ajustes de validación complejos disponibles) |
Storage | Con restricciones | Asigna los campos a los campos de índice del archivador y archiva el documento |
Gestión de agentes de IA | Disponible | Crear, entrenar, anotar y gestionar los modelos de IA, incluido el entrenamiento directamente a partir de documentos que ya están en un archivador |
Gestión de contratos | Disponible | Consultar todos los contratos y las tasas de uso |