El conector iPaaS de DocuWare proporciona un conjunto de funciones importantes de DocuWare. En Power Automate, las funciones como almacenar en archivador o en bandeja de entrada, sellos, búsqueda, etc. se pueden juntar en varios escenarios. .
Por ejemplo, se utiliza una aplicación externa como Microsoft One Drive para almacenar archivos de otro programa. Estos archivos deben almacenarse automáticamente en DocuWare. El escenario correspondiente comprueba periódicamente si se han añadido nuevos archivos y los importa automáticamente a un archivador y les proporciona datos de índice.
Prerequisites
Para utilizar integraciones a través de Power Automate, necesita acceder a una organización DocuWare Cloud.
Necesita una licencia Premium para Microsoft Power Automate, el conector DocuWare en la plataforma está disponible de forma gratuita. No se requiere ninguna licencia especial adicional para DocuWare, sólo una licencia de cliente para registrar el conector en DocuWare.
Las transacciones se facturan directamente a través de Power Automate. Existen diferentes modelos de licencia.
Asegúrese de que el usuario que genera la clave API tiene los derechos adecuados en DocuWare. Las autorizaciones necesarias pueden variar en función del proceso que se vaya a ejecutar en Power Automate.
DocuWare Cloud solo puede funcionar con un entorno de Power Automate, que se encuentra en la misma región. Más información sobre las regiones en Microsoft Learn: Power Platform environments overview + Regions overview for Power Automate.
Conecte DocuWare y Power Automate
Para conectar DocuWare y Power Automate, cree una clave API y añádala a Power Automate.
Crear una clave API en DocuWare
Inicie sesión en la cuenta DocuWare que desea utilizar con Power Automate.
En DocuWare Web Client, vaya al menú principal y seleccione Configuraciones de DocuWare.
En DocuWare Configurations, vaya a la sección Integrations y haga clic en Power Automate API Keys.
Si no ve el icono de Power Automate API Keys, el usuario de DocuWare con el que está trabajando no tiene permisos suficientes. En este caso, póngase en contacto con el administrador de DocuWare.
Haga clic en Crear clave API.
Introduzca el Nombre y - opcionalmente - la Descripción y haga clic en Crear.
Notas:
La creación de la clave puede tardar un poco.
Asegúrese de guardar la clave API. Si pierde esta clave, tendrá que crear otra.
Utilice esta clave API en Power Automate para crear una conexión con DocuWare. Esta conexión estará disponible en el conector Power Automate de DocuWare. .
Cambia a tu Power Automate Connector para añadir la clave allí - ver los siguientes pasos a continuación.
Empiece a utilizar su conector DocuWare en Power Automate
Inicie sesión en Power Automate.
Cree un nuevo flujo o abra un flujo existente.
Añada una actividad del conector DocuWare Power Automate a su flujo.
Haga clic en + Nuevo paso.
Cuando se le solicite Elegir una operación, seleccione Todas en la selección de categorías y, a continuación, escriba DocuWare en el campo de búsqueda.
Seleccione el conector DocuWare y, a continuación, elija una acción de la lista.
Cuando la acción seleccionada se añada al flujo, se le pedirá que cree una nueva conexión.
Introduzca un nombre de conexión y la clave API que recibió de DocuWare (véase más arriba) y haga clic en Crear.
A partir de este momento, todas las actividades que se añadan en el conector DocuWare utilizarán esta conexión. Para crear conexiones adicionales, haga clic en «...» en la esquina superior derecha de una actividad y, a continuación, haga clic en + Añadir nueva conexión en la parte inferior del menú que aparece.
Estado de la clave API
El estado de la clave Power Automate se muestra en Configuraciones de DocuWare > Claves API de Power Automate. La clave puede tener uno de los siguientes estados:
Válida: La clave API está actualmente activa y seguirá siendo válida durante 10 minutos.
Pendiente: La clave API ha expirado temporalmente, pero se renovará automáticamente cuando se utilice un flujo de Power Automate.
Expirada: La clave API no se ha utilizado en 30 días. Se requiere una acción manual para reactivar la clave: haga clic en "Actualizar" junto al estado.
Información detallada:
La clave API de Power Automate está vinculada tanto a un token de acceso de DocuWare como a un token de actualización. El token de acceso es válido durante 10 minutos, mientras que el token de actualización permanece válido durante 30 días. Cuando se ejecuta el conector, utiliza la clave API para obtener un token de acceso de DocuWare. Si el token de acceso existente aún es válido, se utiliza directamente para acceder a DocuWare. Si el token de acceso ha expirado, el token de actualización se utiliza automáticamente en segundo plano para obtener un nuevo token de acceso. Si la clave API no se utiliza durante más de 30 días, el token de actualización también expira. En este caso, se requiere una intervención manual para actualizar y reactivar la clave.
Acciones de DocuWare en Power Automate
Esta sección no está disponible en su idioma. Acceda a la versión correspondiente en el DocuWare Knowledge Center en inglés.