Haben Sie ein Dokument in einer Fremdanwendung geöffnet und möchten es in DocuWare archivieren, verwenden Sie am einfachsten die Funktion Speichern unter in der Fremdanwendung und wählen als Speicherort den gewünschten Ordner innerhalb der DocuWare-Ordnerstruktur. Durch die Wahl der Ordner/Unterordner vergeben Sie direkt die Indexeinträge, mit denen das Dokument in DocuWare archiviert wird. Zudem wird die Ablagemaske geöffnet, so dass Sie weitere Indexbegriffe eingeben können.
Dies gilt so nur, wenn Sie das Dokument nicht aus DocuWare heraus geöffnet haben.
Beispiel:
Ihre DocuWare-Ordnerstruktur umfasst die Indexeinträge der Felder Firma und Kontakt. Das Indexfeld, für das die Option Dokumentname aktiviert ist, ist das Feld Betreff.
Sie speichern nun die Datei Freizeitpark Bebauungsplan.pdf aus Acrobat heraus über die Funktion Speichern unter in die DocuWare-Ordnerstruktur, und zwar in den Unterordner Werner Moser in der gleichen Firma, nämlich Freizeitpark Moser GmbH.
Das Dokument erhält automatisch die Indexbegriffe entsprechend der Ordnerstruktur, also
Firma: Freizeitpark Moser GmbH
Kontakt: Werner Moser
Zum Füllen der Felder stehen Ihnen die DocuWare-Auswahllisten über das Pfeilsymbol neben dem Feld oder über die Pfeiltaste zur Verfügung.
Unter Windows XP SP2 mit Office 2003 SP3 können Sie diese Funktion mit Microsoft Word und Excel gegebenenfalls nicht verwenden.
Aus einer Anwendung heraus über Öffnen auf ein archiviertes Dokument zugreifen
Sie können aus einer Fremdanwendung, z.B. Word, über die Funktion Öffnen ein Dokument aus der DocuWare-Ordnerstruktur auswählen und öffnen.
Das Dokument wird von DocuWare aus im read-only-Modus geöffnet, ohne dass die Fremdanwendung im read-only-Modus ist. Sie können also Änderungen an einem so geöffneten Dokument vornehmen und diese auch speichern, jedoch werden die Änderungen nicht für das Dokument im DocuWare-Archiv übernommen.
Unter Windows XP SP2 mit Office 2003 SP3 können Sie diese Funktion mit Microsoft Word und Excel gegebenenfalls nicht verwenden.