Ordner werden im Block von 1000 Einträgen angezeigt. Den nächsten 1000 Ordner blendet Windows Explorer Client erst mit einem Klick auf Nächste laden ein. Mit diesem Lazy-Loading-Verfahren werden Dokumente auch bei Archiven mit vielen Dokumenten ohne Wartezeit angezeigt.
Sie können einen neuen Ordner im Windows Explorer Client erstellen und ein Dokument oder mehrere Dokumente dort hineinziehen. Alle Dokumente erhalten den Ordnernamen als Indexeintrag. Legen Sie in einem neu erstellten Ordner kein Dokument ab, wird der leere Ordner nach dem Aktualisieren der Servereinstellungen wieder gelöscht.
Wenn einem Ordner im Windows Explorer Client jedoch eine feste Auswahlliste liegt, wird der Ordner immer angezeigt, unabhängig davon, ob er Dokumente enthält oder nicht.
Haben Sie das Recht, Indexeinträge zu ändern, können Sie auch einen Ordner innerhalb der DocuWare-Ordnerstruktur umbenennen. Bedenken Sie, dass die Ordnernamen die Indexeinträge der sich darin befindenden Dokumente wiederspiegeln. Ändern Sie also einen Ordnernamen, wird bei allen Dokumenten, die sich in diesem Ordner oder in Unterordnern befinden, der entsprechende Indexeintrag geändert.
Archivieren von ganzen Ordnerstrukturen aus dem Dateisystem
Ebenso wie Sie einzelne Dateien aus dem Explorer in DocuWare archivieren, können Sie auch ganze Ordnerstrukturen in die DocuWare-Ordnerstruktur übernehmen. Auf diese Weise archivieren Sie die in den Ordnern befindlichen Dateien in DocuWare mit den Ordnernamen als Indexbegriffe.
Die Indexbegriffe hängen davon ab, an welche Stelle in der DocuWare-Struktur die Ordner verschoben werden. Wenn beispielsweise Ordner x in die oberste Ebene der Baumansicht verschoben wird, wird ein neuer Ordner x erstellt. Ist in der Baumansicht bereits ein "Ordner x" vorhanden, werden die Dokumente in den vorhandenen Ordner verschoben. Genauso werden Unterordner in der DocuWare-Struktur neu erstellt oder die Dokumente in bestehende verschoben.
Normalerweise wird für jede Datei der Ablagedialog geöffnet, so dass Sie weitere Indexbegriffe manuell hinzufügen können. Wenn Sie beim ersten Dokument auf Automatisch ablegen und dann auf Ablegen klicken, werden alle Dateien folgendermaßen indexiert:
Jedes Dokument wird entsprechend seiner Position in der Ordnerstruktur indexiert. Diese Indexeinträge sind read only.
Sie können im Ablagedialog Felder ausfüllen, die nicht durch die Ordnerstruktur vorausgefüllt sind. Diese Indexeinträge werden auf alle verbleibenden Dateien übertragen.
Wenn ein Feld als Dokumentname ausgewählt wurde, wird von den neuen Dateien immer der Name der neuen Datei in dieses Feld übertragen. Wenn dies nicht gewünscht ist, müssen die Dokumente einzeln indexiert werden.
Ordner [Kein Index]
Wird bei einem Dokument ein Indexfeld, das für die Ordnerstruktur verwendet wird, nicht gefüllt, so wird auf der entsprechenden Ebene ein Ordner namens [Kein Index] erstellt. In diesen Ordner wird das Dokument dann platziert.
Beispiel:
Ihre DocuWare Ordnerstruktur umfasst die Indexeinträge der Felder Firma und Kontakt und Sie kopieren ein Dokument direkt in den Ordner Freizeitpark Moser GmbH.
In dem sich öffnenden Ablagedialog ist das Feld Firma mit Freizeitpark Moser GmbH gefüllt. Das Feld Kontakt ist hingegen leer, da über die Ordnerstruktur kein Kontakt ausgewählt worden ist. Für dieses Beispiel sei angenommen, dass Sie in das Feld Kontakt des Ablagedialogs nichts eingeben.
Da das Dokument nun keinen Eintrag im Feld Kontakt hat, wird parallel zu den Ordnern mit den verschiedenen Kontakten ein Ordner namens [Kein Index] erstellt, in den das Dokument verschoben wird.
Ab DocuWare 6.8 sind die Ordner [Kein Index] nicht mehr sichtbar. Im Beispiel oben würde das Dokument dann im Ordner darüber "Freizeitpark Moser GmbH" angezeigt.
Verknüpfung auf DocuWare-Ordner erstellen
Ebenso wie Sie eine Verknüpfung auf ein einzelnes Dokument erstellen, können Sie auch eine Verknüpfung auf einen ganzen Ordner aus der DocuWare-Ordnerstruktur erstellen. Ziehen Sie hierzu den markierten Ordner bei gedrückter Strg- und Umschalt-Taste an das gewünschte Ziel der Verknüpfung
Exportieren von Dateien und Ordnern
Auch das Exportieren von einzelnen Dateien oder ganzen Ordnern aus der DocuWare-Ordnerstruktur in den Datei-Explorer erfolgt ganz intuitiv über Drag’n‘Drop, Kontextmenü oder Tastaturkürzel. Bei Drag’n’Drop werden die Dateien/Ordner kopiert, bei Drag’n’Drop + [Umschalt] verschoben.
Briefkörbe verwenden
In der Baumansicht wird über den Archiven der Standard-Briefkorb des angemeldeten Benutzers angezeigt. Dokumente lassen sich im Windows Explorer Client in einen Briefkorb verschieben und aus dem Briefkorb laden. Für Dokumente im Briefkob stehen im Windows Explorer Client folgende Funktionen zur Verfügung: Öffnen, Öffnen im Web Client Viewer, Senden an, Ausschneiden, Kopieren, Umbenennen, Eigenschaften anzeigen.
Angezeigte Dateierweiterungen
Für Dokumente, die aus einer Datei bestehen, wird die Erweiterung dieser Datei auch im Windows Explorer Client verwendet. Besteht ein Dokument beispielsweise aus einer Word-Datei (.doc), hat dieses Dokument im Windows Explorer Client ebenfalls die Dateierweiterung doc.
Bei einem geklammerten Dokument, also einem DocuWare-Dokument, das aus mehreren Dateien besteht, gibt es zwei Möglichkeiten:
Ein geklammertes Dokument mit Dateien des gleichen Typs wird mit der entsprechenden Endung im Windows Explorer Client angezeigt.
Wenn ein geklammertes Dokument aus unterschiedlichen Dateietypen besteht, wird das Dokument im Windows Explorer Client als .zip angezeigt.