Einleitung in DocuWare für Outlook

Das Add-in DocuWare für Outlook importiert E-Mails aus Microsoft Outlook.

Sie können E-Mails und deren Anhänge von verschiedenen Geräten direkt in DocuWare ablegen, einen DocuWare Briefkorb oder ein Archiv auswählen und die Dokumente indexieren, ohne die Microsoft Outlook-Umgebung zu verlassen.

Kurz gesagt, DocuWare für Outlook bietet Ihnen die grundlegenden Funktionen von DocuWare Connect to Outlook.

• Vergleichen Sie die Funktionen von DocuWare Connect to Outlook und dem Add-In DocuWare für Outlook.

DocuWare to Outlook ist in der Outlook Add-in Library verfügbar:

• in der Webbrowser-Version von Microsoft Outlook

• in der lokalen Desktop-Anwendung (sowohl für Windows als auch für MacOS).

• in der neuesten Version von Outlook Mobile, verfügbar für Android und iOS (mit eingeschränkter Funktionalität - siehe unten).

Auf der DocuWare Seite benötigen Sie ein Benutzerkonto für ein DocuWare Cloud-System.

Das Erstellen einer Shop-Konfiguration ist nicht erforderlich.

Systemanforderungen und -einschränkungen

Microsoft Outlook wird auf einer Vielzahl von Geräten genutzt. Abhängig vom verwendeten Betriebssystem und der verwendeten Outlook-Version können bestimmte Einschränkungen die Verfügbarkeit einiger Funktionen im Add-in DocuWare for Outlook beeinträchtigen.

Einschränkungen:

• Das Add-in DocuWare for Outlook ist nur für Office-Konten (Microsoft 365 für Arbeit oder Schule) verfügbar. Es wird weder für persönliche Microsoft-Konten (wie outlook.com, hotmail.com usw.) noch für Drittanbieter wie Gmail, Yahoo oder ähnliche E-Mail-Konten unterstützt.

  In früheren Desktop-Versionen von Microsoft Outlook („klassisches“ Outlook) konnten Benutzer mehrere Arten von E-Mail-Konten verbinden – darunter auch Nicht-Microsoft-Postfächer wie Gmail. Auch war es möglich, mit der DocuWare Desktop App Connect to Outlook Dokumente in diesen Konten zu verwalten.
  Das neue Add-in DocuWare for Outlook ist jedoch eine vom Microsoft Store gehostete Anwendung und kann gemäß den aktuellen Anforderungen von Microsoft in keiner Version von Outlook mit Gmail oder anderen Nicht-Microsoft-Konten verwendet werden.

• Wenn Sie die Microsoft Store-App Outlook für Windows oder Outlook im Web verwenden, können Sie das Add-in DocuWare for Outlook nur mit einem von Microsoft 365 bereitgestellten Konto verwendet werden. Das Add-in kann nicht mit verbundenen Gmail- oder anderen Nicht-Microsoft-Konten verwendet werden, unabhängig davon, ob Sie den neuen oder den klassischen Outlook-Client verwenden.

Um optimale Ergebnisse zu erzielen, verwenden Sie die klassische Desktop-Version von Outlook (aus Microsoft 365 Apps) oder Outlook im Web und melden Sie sich mit den Microsoft 365-Anmeldedaten Ihrer Organisation an.

Generell gelten folgende Voraussetzungen:

• Cookies von Drittanbietern: Damit das Add-in verwendet werden kann, müssen aufgrund der Anforderungen von Microsoft und Outlook Cross-Site-Cookies und Cookies von Drittanbietern aktiviert sein. Bei Microsoft Edge und Google Chrome sind die Cookies von Drittanbietern standardmäßig aktiviert. Bei Safari hingegen sind Cookies von anderen Websites standardmäßig deaktiviert; Benutzer müssen sie aktivieren, um das DocuWare-Add-in verwenden zu können.

• Keine SSO-Anmeldung bei mehreren Konten: Die Anmeldung von Benutzern kann fehlschlagen, wenn SSO als Authentifizierungsmethode verwendet wird und der Benutzer mehrere Microsoft-Konten in seinem Browser registriert hat. In diesem Fall kann das DocuWare-Add-in für Microsoft Outlook die Liste der verfügbaren Konten nicht anzeigen, um den Anmeldevorgang abzuschließen. Es wird lediglich eine graue Seite angezeigt.

  Es gibt zwei Workarounds, um die Anmeldung durchzuführen, wenn Benutzer über mehrere Microsoft-Konten verfügen:

  • Benutzer verwenden die übliche Anmeldung mit Benutzernamen und Passwort,
    oder

  • Benutzer entfernen aus dem verwendeten Browser alle weiteren Microsoft-Konten, sodass nur das eine gewünschte verfügbar ist. Danach kann die Abmeldung per SSO abgeschlossen werden.

Grundsätzlich wird das DocuWare für Outlook Add-in in allen Microsoft Outlook-Versionen auf Windows-Geräten unterstützt, ist jedoch nur für die Outlook-Version des Webbrowsers auf MacOS-Geräten verfügbar.

Um zu überprüfen, ob Ihr Betriebssystem unterstützt wird und ob Ihre App-Version alle Funktionen bietet, lesen Sie die folgende Liste:

1. Suchen Sie Ihr Betriebssystem.

2. Wählen Sie den Textblock mit Ihrer bevorzugten Outlook-Version aus.

Windows

MacOS (Englisch)

DocuWare für Outlook Add-in für die klassische Outlook Desktop App - nicht verfügbar

Android

iOS

Unterstützte Versionen: DocuWare Cloud