White Paper On-premises: Client Anwendungen

Web Client: Über den Web Client oder DocuWare Client greifen Benutzer auf das DocuWare System zu, ohne eine Client-Anwendung installieren zu müssen. Benutzer legen im Archiv ab, suchen im Archiv und betrachten und bearbeiten Dokumente im DocuWare Viewer. Darüber hinaus können Sie alle Ihre dokumentbasierten Prozesse in automatisierten Workflows abwickeln, zum Beispiel Ihren Rechnungsfreigabeprozess.

Der Funktionsumfang des Web Client erweitert sich jeweils um die Funktionen der Module, die zusätzlich zur DocuWare Standardausführung lizenziert werden, z.B. um die Workflow-Aufgabenliste oder die Task Manager-Liste.

Der Web Client basiert auf der HTML5-Technologie. Die Komponente ist in den Platform Service integriert und kommuniziert über diesen mit den Backend Servern.

Mit den Komponenten der DocuWare Desktop Apps kommuniziert der Web Client über den Desktop Service.

Konfiguration: Die DocuWare Konfiguration fasst die Konfigurationsoberflächen die Anwendungen innerhalb eines DocuWare Systems zusammen. Die Anwendungen oder Module basieren auf HTML5.

Die DocuWare Konfiguration besteht technisch aus zwei Komponenten: der Benutzeroberfläche mit den Komponenten der Anwendungen und dem Settings Service zum Speichern der Einstellungen.

In jedem Konfigurations-Modul können Sie Konfigurationen erstellen, bearbeiten und löschen und Rechte an den Konfigurationen anderen Benutzern zuweisen.

DocuWare Desktop Apps: Die DocuWare Anwendungen, die auf dem Client-Rechner lokal installiert werden, sind in den DocuWare Desktop Apps zusammengefasst.

Die DocuWare Desktop Apps werden über das Client Setup installiert. Es lassen sich dabei einzelne Apps oder das Gesamtpaket auswählen.

Bei Installation einer Desktop App wird der Dialog DocuWare Desktop Apps in den Windows Tray installiert.

Einzelne Desktop Apps kommunizieren über die Platform.NET API direkt mit dem Platform Service, andere greifen zudem auf den Desktop Service zu.

Der Desktop Service wird mit dem Client Setup als Teil der Desktop Apps installiert. Er ist Voraussetzung für das Funktionieren der DocuWare Desktop Apps. Er läuft einmal auf jedem Rechner, der mit einer DocuWare Installation verbunden ist und stellt die Verbindung von den DocuWare Desktop Apps zu den DocuWare Servern her. Desktop Service dient als Host für verschiedene lokale Dienste stellt für diese Schnittstellen zur Verfügung.

Der Desktop Service ruft vom Settings Service die Verarbeitungskonfigurationen für das Importieren, Verarbeiten und die Ablage der Dokumente in DocuWare ab.

Für die Ablage im Archiv übergibt der Desktop Service die Dokumente dem Platform Service. Auch den Volltext, der von den DocuWare Desktop Apps generiert wurde, speichert der Desktop Service über den Platform Service am Ablageort.

Liste aller Desktop Apps

Weitere windows-basierte Anwendungen:

• DocuWare Request

• Client Setup

• DocuWare Update  

Mit der DocuWare App für iOS oder Android greifen Sie vom mobilen Gerät auf DocuWare zu.

Die Schnittstelle Platform Service wird beim Setup automatisch installiert und ist in den Internet Information Services (IIS) innerhalb des verwendeten Web Service unter der Adresse https://<Servername>/DocuWare/Platform erreichbar.

Der Platform Service ermöglicht einen einheitlichen Zugriff für alle Clients und auf beliebigen Geräten. Dies funktioniert sowohl mit den DocuWare Anwendungen als auch mit Fremdapplikationen, die auf dem DocuWare .NET SDK beruhen.

Der Platform Service greift auf den Authentication Server und direkt auf die Datenbanken zu.

Durch die Verwendung von HTTPS und dem Architekturstil Representional State Transfer (REST) ist der Platform Service hoch performant und stellt eine einheitliche Schnittstelle für unterschiedlichste Anbindungen dar. Ressourcen werden per XML oder JSON in die Fremdanwendung eingebettet. Der Platform Service enthält einen Überblick über die verfügbaren Ressourcen sowie Dokumentationen dazu, wie sich die Ressourcen verwenden lassen. Allen Datenformaten liegt eine annotierte XML Schema Definition (XSD) bei, aus der automatisch eine Dokumentation erstellt wird. Dank XSD lassen sich auch für verschiedene Zielplattformen automatisch Bibliotheken zur Vereinfachung der Programmierung erzeugen. Die Bibliotheken lassen sich einfach aktualisieren, wodurch die Datenformate immer auf dem neuesten Stand sind. Für .NET-Entwickler stellt DocuWare eine .NET API auf NuGet zur Verfügung, um eine einfache Nutzung zu gewährleisten.

Anwendungen, die den Platform Service verwenden, sind auch mit zukünftigen DocuWare Versionen kompatibel. Damit müssen bei einem Update der DocuWare Version die Client-Anwendungen nicht zwingend aktualisiert werden.

Der Platform Service unterstützt diverse Verfahren, mit denen sich HTTP-basierte Webanwendungen beschleunigen lassen. HTTP-Caching-Methoden bringen in vielen Szenarien einen deutlichen Geschwindigkeitszuwachs. Die Platform unterstützt außerdem transparente Kompression und funktioniert hinter Proxys.

Weitere Informationen finden Sie in der DocuWare Developer Documentation.

Web Client: In den Platform Service integriert ist der Web Client, der die grafische Benutzeroberfläche von DocuWare für das Arbeiten mit Dokumenten zur Verfügung stellt (siehe auch den Abschnitt Web Client im Kapitel "Client-Anwendungen").

Der Web Client ist unter der Adresse https://<Servername>/DocuWare/Platform/WebClient erreichbar und nutzt ebenso die Dienste, die der Platform Service zur Verfügung stellt.

Workflows für Workflow Manager: Der Platform Service verarbeitet für Workflow Manager die durch Benutzerinteraktion im DocuWare Client entstehenden Daten, zum Beispiel Eingaben wie die Bestätigung von Aufgaben.

Der Settings Service bietet Zugriff auf die meisten Einstellungen eines DocuWare Systems. Die DocuWare Konfiguration läuft im Settings Service.

Der Settings Service ruft die Einstellungen direkt aus den Datenbanken ab und liefert sie an die Client-Anwendungen aus. Die Schnittstelle ist nicht für Eigenprogrammierungen freigegeben.

Für die Administration der DocuWare Briefkörbe ermittelt der Settings Service die Speicherkapazitäten.

Zusammen mit dem Authentication Server ist der Identity Service für das Login der Benutzer zuständig. Er erlaubt einem Benutzer die Authentifizierung über Single Sign-on (SSO). Als zentraler Anmeldeservice ist er für alle Organisationen innerhalb eines DocuWare Systems und somit auch für die Login-Seite von DocuWare verantwortlich. Er sorgt dafür, dass sich stets die Login-Seite von DocuWare öffnet, egal über welche DocuWare Anwendung (Web Client, Konfiguration, Desktop Apps oder Mobile) und zu welcher Organisation eine Verbindung hergestellt werden soll.

Als zusätzliche Funktion lässt sich SSO aktivieren und deaktivieren. Ist es aktiviert, sehen Sie auf der Login-Seite den SSO-Button. Standardmäßig ist SSO mit Microsoft Active Directory über NTLM (Windows Login) aktiviert und eingestellt. Dies kann deaktiviert bzw. umgestellt werden auf z.B. Azure AD, ADFS über OpenID Connect oder auf einen generischen OpenID Connect Anbieter (wie z.B. Okta oder Ping Identity).

Das Erzwingen von SSO steht optional für alle Identity Provider zur Verfügung. Damit legen Sie fest, dass Nutzer sich nicht mehr mit den DocuWare Anmeldedaten einloggen können, sondern nur noch über SSO. Durch das Erzwingen von SSO innerhalb von DocuWare können Sie die Benutzer indirekt auch zu einer Multi Factor Authentifizierung (MFA) zwingen, sofern MFA beim Identity Provider eingerichtet ist.

Der Identity Service greift direkt auf die Datenbank zu und kommuniziert mit Platform Service, Settings Service und Authentication Server.

Wenn Sie die interne mySQL-Datenbank von DocuWare verwenden, benötigen Sie Version 2 oder höher. Falls Sie eine individuelle MySQL-Installation nutzen, muss diese auf MySQL ab Version 5.6 aktualisiert werden.

Der Authentication Server ist zuständig für das Login der Benutzer, die Lizenzverwaltung und verwaltet einige Ressourcen auf Systemebene (z. B. Datenbank-Verbindungen).

Die Nutzung des Systems erfordert immer als Erstes eine Anmeldung beim Authentication Server.

Die Einstellungen speichert der Authentication Server in der Datenbank DWSYSTEM. Änderungen in den Einstellungen übermittelt der Authentication Server anderen Komponenten über den Message Bus.

Der Authentication Server wird in der DocuWare Administration verwaltet.

Der Settings Service verwaltet die meisten Ressourcen eines DocuWare Systems, die Benutzer eingeschlossen.

Damit DocuWare mandantenfähig sein kann, sind die Benutzer und die weiteren Ressourcen „Organisationen“ zugeordnet, die über den Settings Service verwaltet werden. Eine Organisation umfasst als logische Struktur:

• Benutzer und Benutzergruppen

• Archive inklusive zugehöriger Platten

• Prozesse

• Templates für Stempel, Schemata für die Erkennung von Text und Barcodes (OCR/OBR), Auswahllisten

• Protokollierung

Für Berechtigungen verwendet DocuWare ein Rollenkonzept. Darin verbindet eine Rolle Benutzergruppen oder einzelne Benutzer auf der einen Seite mit Berechtigungsprofilen oder einzelnen Berechtigungen auf der anderen Seite. Unabhängig davon können einzelnen Benutzern einzelne Berechtigungen zugeordnet werden.

Benutzt wird der Settings Service somit durch eine oder mehrere Organisationen mit jeweils mindestens einem oder vielen Benutzern.

Im DocuWare System laufen verschiedene Hintergrundprozesse, von denen die folgenden im Background Process Service gehostet werden:
Autoindex

• Customer Experience Improvement Program (CEIP)

• E-Mail-Benachrichtigungen

• E-Mails allgemein

• Erstellen und Importieren von selbsttragenden DocuWare Request Archiven

• Export von Dokumenten

• Intelligent Indexing

• Löschregeln

• Steuerung von Workflows

• Synchronisation von Archiven

• Transfer

• Volltext-Struktur

• Bereinigung des Papierkorbs

Zu den administrativen Anwendungen und Diensten innerhalb der Backend Server gehören:

• Service Control: Im DocuWare Service Control können Sie als Windows-Administrator die einzelnen Backend Services manuell starten und stoppen. Die Komponente wird standardmäßig mit dem Server Setup installiert.

• Message Bus Administration: Zur Kommunikation verwenden die DocuWare-Dienste den Message Bus, den Sie mit der Message Bus Administration verwalten. Die Komponente wird standardmäßig mit dem Server Setup installiert.

• Migration von Dokumenten: Mit dem Document Tool können Sie Dokumente innerhalb eines Archivs auf eine andere Platte mit einer anderen Plattennummer migrieren. In der Regel wird eine Migration gestartet, um die Plattengrößen innerhalb eines Archivs zu reduzieren oder um Platten zusammenzulegen. So lässt sich ein Archiv auf Platten in der Größe einer CD/DVD speichern, um den Transfer auf ein externes Speichermedium vorzubereiten.

• Wiederherstellen von Indexeinträgen: Mit Document Tool können Sie die Indexeinträge eines DocuWare-Archivs in der Datenbank mithilfe der gespeicherten Dokumente wiederherstellen. Voraussetzung für die Wiederherstellung der Datenbankinformation anhand der gespeicherten Dokumente ist, dass die Datenbankstruktur vorhanden ist.