Die DocuWare Konfiguration enthält 28 Module, mit denen Sie DocuWare konfigurieren können. Dieser Überblick zeigt, welche Berechtigungen erforderlich sind, damit ein Konfigurations-Modul in der DocuWare Konfiguration sichtbar ist. Die Übersicht bezieht sich auf DocuWare Cloud, wenn On-Premises von den Einstellungen abweicht, ist dies vermerkt.
Bereich Allgemein
Organisationseinstellungen
Hier verwalten Sie die globalen Einstellungen für Ihr System. Sie treffen zum einen allgemeine Einstellungen für Diagnose und Feedback sowie zu Zeit und Sprache. Außerdem legen Sie Sicherheitseinstellungen fest zu Anmeldung, Passwörtern, Single Sign-on (SSO) und der Einschränkung von Dateitypen.
erforderliche Rolle: Organisations-Administrator
erforderliches Funktionsrecht: keines
verfügbar in On-premises: ja
Produktübersicht
Sehen Sie Ihr Produkt-Abonnement und Ihr Speichervolumen ein und weisen Sie Benutzerlizenzen zu.
erforderliche Rolle: Organisations-Administrator
erforderliches Funktionsrecht: keines
verfügbar in On-premises: nein
Benutzerverwaltung
Erstellen und verwalten Sie Benutzer, Rollen und Profile und erteilen Sie Zugriffsrechte auf Archive und Konfiguratoren.
erforderliche Rolle: keine
erforderliches Funktionsrecht: Benutzer verwalten
verfügbar in On-premises: ja
Protokollierungen
Sehen Sie alle protokollierten Ereignisse für DocuWare ein und erhalten Sie Transparenz darüber, was mit Ihren Dokumenten und Daten geschieht. Beispiele für Ereignisse, die zu einem Dokument auf den einzelnen Ebenen jeweils mit Datum, Zeit und Benutzer protokolliert werden, sind: Ablage, Indexänderung mit altem und neuem Wert, Anzeige, Druck, Versand per E-Mail, Anfügen von Anmerkungen usw.
Alle Protokollierungen lassen sich im CSV-Format herunterladen und für Auswertungen in anderen Anwendungen verwenden.
erforderliche Rolle: keine
erforderliches Funktionsrecht: Protokollierungen sehen
verfügbar in On-premises: ja
Mail-Dienste
Verbinden Sie DocuWare mit IMAP- oder Exchange-Servern, damit die Nutzer Ihrer Organisation E-Mails archivieren können.
erforderliche Rolle: Organisations-Administrator
erforderliches Funktionsrecht: keines
verfügbar in On-premises: ja, zusätzlich Lizenz Connect to Mail erforderlich
Text- und Barcode-Erkennung
Passen Sie die Einstellungen an, wie DocuWare Text und Barcodes auf Dokumenten erkennt..
erforderliche Rolle: keine
erfoderliches Funktionsrecht: Text- und Barcode-Erkennung konfigurieren
verfügbar in On-premises: ja, zusätzlich Lizenz Barcode+Forms erforderlich
Vorkonfigurierte Lösungen
Spielen Sie vorkonfigurierte Lösungen mit allen nötigen Archiven, Workflows, Formulare, etc. ein. Dies geschieht mittels einer DWBUC-Datei, die die meisten Konfigurationselemente enthält, wie z.B. Archive, Formulare, Löschregeln, E-Mail-Benachrichtigungen oder Workflows.
erforderliche Rolle: Organisations-Administrator
erforderliches Funktionsrecht: keines
verfügbar in On-premises: ja
Bereich Erfassen
Dokumentverarbeitung
Legen Sie fest, wie Dokumente mit einem Scanner, beim Drucken oder aus überwachten Ordnern importiert und indexiert werden. In einer Verarbeitungskonfiguration bestimmen Sie das Zielarchiv, treffen Einstellungen für die Indexierung und definieren Details wie beispielweise das Hinzufügen einer Metadaten-Datei oder einer elektronischen Signatur. Um Dokumente in ein Archiv abzulegen, benötigen Sie mindestens eine solche Konfiguration. Ohne Verarbeitungskonfiguration können Sie Dokumente nur in Ihren Standardbriefkorb ablegen, nicht aber in ein Archiv. Um eine Verarbeitungskonfiguration auszuführen, benötigen Sie die entsprechenden DocuWare Desktop Apps.
erforderliche Rolle: keine
erforderliches Funktionsrecht: Dokumentverarbeitung konfigurieren
verfügbar in On-premises: ja, (für vollen Konfigurationsumfang zusätzlich DocuWare Import und Barcode & Forms Lizenz erforderlich)
Formulare
Erfassen Sie Daten strukturiert in elektronischen Formularen und nutzen sie als Indexbegriffe im Archiv, zum Beispiel für automatische Weiterverarbeitung. .
erforderliche Rolle: keine
erforderliches Funktionsrecht: Formulare konfigurieren
verfügbar in On-premises: ja, zusätzlich Lizenz DocuWare Forms erforderlich
E-Mails aus Outlook
Speichern Sie E-Mails von IMAP- oder Exchange-Konten (siehe Mail-Dienste) und indexieren Sie diese automatisch beim Import.
erforderliche Rolle: keine
erforderliches Funktionsrecht: Connect to Outlook konfigurieren
verfügbar in On-premises: ja, zusätzlich Lizenz Connect to Outlook erforderlich
E-Mails allgemein
Speichern Sie E-Mails von IMAP- oder Exchange-Konten (siehe Mail-Dienste) und indexieren Sie diese automatisch beim Import.
erforderliche Rolle: keine
erforderliches Funktionsrecht: Connect to Mail konfigurieren
verfügbar in On-premises: ja, zusätzlich Lizenz Connect to Mail erforderlich
Indexierung
Indexierungshilfen
Richten Sie Auswahllisten und Feldmasken ein. Auswahllisten können Indexfeldern von z.B. Such- und Ablagedialogen zugewiesen werden und stehen dem Benutzer im Web Client als Eingabehilfen zur Verfügung.
Feldmasken werden im Bereich "Archive" der DocuWare Konfiguration einem Indexfeld zugeordnet. Der Anwender kann an jeder Stelle des Indexbegriffes nur solche Zeichen eingeben, die in der Maskendefinition vorgegeben sind.
erforderliche Rolle: keine
erforderliche Funktionsrechte: Feldmasken konfigurieren, Auswahllisten konfigurieren
verfügbar in On-premises: ja
Intelligent Indexing
Richten Sie Intelligent Indexing ein, um Ihre Dokumente automatisch indexieren zu lassen und dadurch unnötigen Arbeitsaufwand bei der Ablage zu minimieren.
erforderliche Rolle: keine
erforderliches Funktionsrecht: Intelligent Indexing konfigurieren
verfügbar in On-premises: ja, zusätzlich Lizenz Intelligent Indexing erforderlich
Autoindex
Nutzen Sie Metadaten eines Dokuments, die in einer anderen Anwendung bereits vorhanden sind, für die Indexierung in DocuWare. Diese Komponente dient der Synchronisierung und Vervollständigung von Indexdaten. Sie fügen externe Daten automatisch als Indexdaten in DocuWare hinzu oder übergeben Indexdaten aus DocuWare an Drittanwendungen.
DocuWare kann für das Archivieren von Dokumenten auch die Metadaten und Suchwörter aus einer externen Datenquelle verwenden. Autoindex überträgt diese Daten und fügt sie dem Archiv als Indexeinträge hinzu. Als externe Datenquelle kann ein DocuWare Archiv, eine Datenbank (Tabelle, Ansicht oder SQL Kommando) oder eine Datei dienen. Autoindex gleicht den externen Datenbestand mit den Dokumenten im DocuWare Archiv ab, sodass zusammengehörige Dokumente angezeigt werden. Für die Zuordnung der Datensätze aus dem Archiv und der externen Datenquelle wird ein Matchcode verwendet.
erforderliche Rolle: keine
erforderliches Funktionsrecht: Autoindex konfigurieren
verfügbar in On-premises: ja, zusätzlich Lizenz Autoindex erforderlich
Dokumentspeicherung
Archive
Legen Sie Archive an und definieren Sie Indexfelder zur Strukturierung Ihrer Daten. Konfigurieren Sie Dialoge für die Ablage und das Finden von Dokumenten. Grundlegende Archiv-Komponenten wie die Felder sind vordefiniert und können nach dem Baukastenprinzip zu Ablage- und Suchdialogen sowie Listen oder Ergebnislisten zusammengesetzt werden. Die Zugriffssicherheit wird durch vorkonfigurierte Standardprofile gewährleistet, die einzelnen Benutzern und Rollen zugeordnet werden (z.B. Lesen, Bearbeiten, Administration).
Darüber hinaus können Sie u.a. Datenbankfelder, Suchdialoge, Ablagedialoge, Ergebnislisten, Listen, Auswahllisten für Felder und Ordnerstrukturen definieren.
erforderliche Rolle: keine
erforderliches Funktionsrecht: Archive konfigurieren
verfügbar in On-premises: ja, zusätzlich für vollen Konfigurationsumfang Task Manager Lizenz erforderlich
Dokumentverknüpfung
Rufen Sie zu einem Dokument zugehörige Dokumente auf. Die Verknüpfungen stehen sowohl in der Ergebnisliste als auch im Viewer zur Verfügung.
erforderliche Rolle: keine
erforderliches Funktionsrecht: Archive konfigurieren
verfügbar in On-premises: ja
Löschregeln
Legen Sie fest, welche Dokumente in festgelegten Intervallen aus einem Archiv entfernt werden sollen.
erforderliche Rolle: keine
erforderliches Funktionsrecht: Löschregeln konfigurieren
verfügbar in On-premises: ja
Transfer
Übertragen Sie Dokumente in festgelegten Intervallen in ein anderes Archiv.
erforderliche Rolle: keine
erforderliches Funktionsrecht: Dokuent-Transfer konfigurieren
verfügbar in On-premises: ja
Synchronisation
Mit dieser Komponente führen Sie Daten von verteilten DocuWare Installationen zusammen. Die Dokumente werden von einem Quell- in ein Zielarchiv gespiegelt oder synchronisiert. Es eignet sich besonders gut für den Datenabgleich von lokalen Organisationen und Cloud-Organisationen.
erforderliche Rolle: keine
erforderliches Funktionsrecht: Archiv-Synchronisation konfigurieren
verfügbar NUR in On-premises
Zusammenarbeit
Benachrichtigungen
Richten Sie E-Mail Benachrichtigungen ein, die automatisch versendet werden, wenn ein Dokument abgelegt oder Indexeinträge geändert werden.
erforderliche Rolle: keine
erforderliches Funktionsrecht: Benachrichtigungen konfigurieren
verfügbar in On-premises: ja, zusätzlich Lizenz Task Manger erforderlich
Request
Exportieren Sie Dokumente in ein eigenständiges digitales Archiv. So können diese Dokumente auch ohne DocuWare gesucht und angezeigt werden. Dies ist z.B. für die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern hilfreich.
erforderliche Rolle: keine
erforderliches Funktionsrecht: Request konfigurieren
verfügbar in On-premises: ja
Stempel
Erstellen Sie Stempel, die auf Dokumenten im Viewer angebracht werden können, um diese zu markieren oder Indexdaten zu ändern.
erforderliche Rolle: keine
erforderliches Funktionsrecht: Stempel konfigurieren
verfügbar in On-premises: ja
Persönlich
Briefkörbe
Erstellen Sie Briefkörbe, um Dokumente vor der Ablage in ein Archiv zu bearbeiten, z. B. zu heften oder vorzuindexieren.
erforderliche Rolle: keine
erforderliches Funktionsrecht: Briefkörbe konfigurieren
verfügbar in On-premises: ja
Integrationen
Smart Connect
Verbinden Sie Anwendungen jeder Art mit DocuWare. Übertragen Sie Einträge aus beliebigen Programmoberflächen als Indexdaten nach DocuWare oder suchen Sie direkt von anderen Anwendungen aus in DocuWare.
erforderliche Rolle: keine
erforderliches Funktionsrecht: Smart Connect konfigurieren
verfügbar in On-premises: ja, zusätzlich Lizenz Smart Connect erforderlich
Webservices
Hier verwalten Sie zentral alle Webservices, die Sie in DocuWare integrieren möchten. Sie können Webservices der Typen REST und SOAP anlegen. Die hinterlegten Webservices werden Ihnen in Auswahllisten in den Modulkonfigurationen zur Verfügung gestellt, die mit Webservices arbeiten: für Workflows, z.B. zur Anbindung von Signaturdienstleistern, im Workflow Designer (REST, SOAP) und für Validierungen in der Archivkonfiguration (REST).
erforderliche Rolle: keine
erforderliches Funktionsrecht: Webservices konfigurieren
verfügbar in On-premises: ja
Webhooks
Hinterlegen Sie die URLs für Webhooks für die Kommunikation von DocuWare mit Drittanwendungen. DocuWare sendet die Benachrichtigung als POST-Anfrage an die URL, die die Drittanwendung überwacht und darüber die Nachricht empfängt. Mit dieser Funktion können zum Beispiel andere Business-Anwendungen benachrichtigt werden, wenn Dokumente in einem Archiv neu abgelegt oder zugehörige Indexeinträge geändert werden. Für bestimmte Anwendungen sind Templates zur Auswahl durch den Benutzer hinterlegt.
erforderliche Rolle: Organisations-Administrator
erforderliches Funktionsrecht: keines
verfügbar in On-premises: ja
Daten-Export
Ermöglichen Sie den Datenaustausch mit Anwendungen von Drittanbietern, indem Sie Indexdaten im bevorzugten Format der Anwendung exportieren. Dies ist besonders nützlich, wenn DocuWare in ERP- und Buchhaltungssysteme integriert ist und die Indexdaten von Rechnungen in diese Systeme importiert werden sollen. Der Export findet als CSV-Datei statt. Bei der Strukturierung der zu exportierenden Daten werden alle Konventionen abgedeckt, die die führenden Buchhaltungssysteme für einen Import vorsehen.
erforderliche Rolle: keine
erforderliches Funktionsrecht: DocuWare Export
verfügbar in On-premises: ja, zusätzlich Lizenz DocuWare Export erforderlich
FTP
Hochladen von Dokumenten in Ihre Briefkörbe über FTP.
erforderliche Rolle: Organisations-Administrator
erforderliches Funktionsrecht: keines
verfügbar in On-premises: nein