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DocuWare benötigt mehrere Datenbanken und mindestens eine Dateiablage (Archiv). Die Installation der Volltext-Funktionalität ist optional.
Datenbanken
Die Installation mehrerer relationaler Datenbanken ist Voraussetzung für den Betrieb von DocuWare. Diese Datenbanken werden verwendet für die Speicherung der strukturierten Indexdaten der Dokumente, für deren Suche sowie für den Volltext-Index. Darüber hinaus legt DocuWare wesentliche Systeminformationen, z.B. des Authentication Server, in einer Datenbank ab oder speichert Workflow-Informationen darin.
Hinweis: Der Datenbankbenutzer, den DocuWare für den Zugriff auf seine Datenbanken verwendet, muss für alle Datenbanken die Owner-Rechte haben.Lese-, Schreib- oder Administratorrechte sind nicht ausreichend.
Datenbanksysteme
DocuWare unterstützt MS SQL Server und MySQL Server. Der Administrator kann für jedes Archiv wählen, welche Datenbank genutzt werden soll. Darüber hinaus kann ein Cluster-System angebunden werden. Datenbanken können auf eigenständigen Servern außerhalb des DocuWare Serverbereiches lokalisiert sein. DocuWare kann gleichzeitig mit mehreren Datenbank-Verbindungen zu unterschiedlichen Servern und verschiedenen Datenbanken arbeiten. Zu einer Datenbank können mehrere Verbindungen gleichzeitig aufgebaut werden.
Um eine optimale Performance und Wartbarkeit sicherzustellen, empfiehlt DocuWare, für Archive mit mehr als 1 Million Dokumenten (ohne Volltext-Funktionalität) bzw. mehr als 200 000 Dokumentseiten (mit Volltext-Funktionalität) den Einsatz des Microsoft SQL Server als Server oder als Datenbanksystem.Für Unterstützung bei der Migration von Datenbanken wenden Sie sich bitte an die DocuWare Professional Services.
Interner Datenbank-Server
Für den Fall, dass kein externer Datenbank-Server zur Verfügung steht oder eingerichtet werden soll, bietet DocuWare im Standard-Lieferumfang auch einen integrierten Datenbank-Server (Internal Database). Dieser MySQL-Server wird optional beim Server Setup mit installiert.
Wenn eine MSSQL Datenbank verwendet wird, kann der Archivname maximal 128 Zeichen lang sein, mit MySQL maximal 64 Zeichen.
Struktur der Datenbanken
Zu einem DocuWare System gehören folgende Datenbanken:
System Datenbank (DWSYSTEM)
In dieser Datenbank sind alle Daten zu Rechten, Lizenzen und Einstellungen gespeichert. Zudem finden sich hier Auditing-Daten auf System- und Organisationsebene.
Datenbank für Dokumentdaten (DWDATA)
Diese Datenbank enthält alle systeminternen Informationen für das Suchen und Finden von Dokumenten. Sie können mehrere solcher Datenbanken anlegen.
Notification Datenbank (DWNOTIFICATION)
Diese Datenbank enthält alle Ereignisse, die der Background Process Service für das Ausführen von Workflows und Email-Benachrichtigungen benötigt.
Workflow Engine Datenbank (DWWORKFLOWENGINE)
Diese Datenbank enthält alle Informationen, die der Background Process Service für das Erstellen, Bearbeiten und Ausführen von Workflow-Konfigurationen benötigt.
Speicherorte
DocuWare unterstützt ein breites Spektrum an Speichermedien für die Ablage Ihrer Dokumente. Dazu gehören sowohl lokale Festplatten als auch (virtuelle) Netzwerk-Ablagen und externe Speichersysteme. Welche Medien zum Einsatz kommen können, hängt vom Volumen der abzulegenden Dokumente und den Anforderungen an Zugriff und Aufbewahrung ab.
Sofern die Konventionen für Windows-Dateisysteme eingehalten werden, ist für DocuWare unerheblich, auf welcher technologischen Basis die Ablagen realisiert sind. Sie können auch Speicherverfahren wie RAID-Systeme (RAID = Redundant Array of Independent Disks) oder NetApp-Speicherlösungen nutzen, vorausgesetzt, diese lassen sich als virtuelles Laufwerk in das Windows-Dateisystem einbinden.
Zusätzlich unterstützt DocuWare spezielle Speichersysteme. DocuWare liefert Software, mit der diese Speichersysteme als DocuWare Dateiablagen genauso in ein Archiv eingebunden werden können, wie es mit Windows-Dateiablagen möglich ist. Dabei können Sie einstellen, ob Dateien bei der Archivierung direkt auf das Zielmedium geschrieben werden sollen oder ob zunächst eine Zwischenspeicherung auf der virtuellen Platte erfolgen soll.
Festplatten, RAID
Als Dokumentenspeicher bieten sich Verzeichnisse und Laufwerke an. Es ist dabei unerheblich, ob die Verzeichnisse und Laufwerke einfache Festplatten, virtuelle Platten, RAID-Verbünde (Hardware- oder Software-RAID, Storage Spaces) oder Netzlaufwerke sind.
Es empfiehlt sich, für Produktivsysteme die Daten auf redundanten Speichersystemen zu speichern. Von der Verwendung einfacher, nicht redundanter Speichersysteme wird abgeraten.
Wenn DocuWare über mehrere Server verteilt installiert wird, sollten Netzwerkspeicher eingesetzt und SMBv3 als Protokoll verwendet werden. SMBv1 sollte aus Sicherheitsgründen nicht genutzt werden.
Für Installationen mit einem großen Volumen an Dokumenten und vielen Nutzern sollten die Datenbank-Dateien auf redundanten Flash-Speichern abgelegt werden. Gleiches gilt für die Volltextindex-Dateien. Die Speicherorte für die Dokumente können selbst bei großen Installationen auf klassische Platten verteilt werden.
Platform Service und Background Process Service müssen Lese- und Schreibzugriff auf alle von DocuWare verwendeten Speicherorte und Datenbanken haben:
Alle Zugriffe auf den Speicher erfolgen unter dem Windows-Konto, das im Server Setup für den Service-Benutzer eingetragen wurde. Darüber hinaus ist der volle Zugriff dieses Benutzers auf den Speicher erforderlich, damit die gesamte Funktionalität des Produkts unterstützt wird.
Die App-Pools der Frontend Services (z.B. des Platform Service) greifen für interaktive Anfragen auf den Speicher zu, zum Beipiel um ein neues Dokument zu speichern oder Intelligent Indexing interaktiv zu wiederholen.
Der Windows-Dienst der Backend Services (z.B. des Background Process Service) greift auf den Speicher für Hintergrundaufgaben in Warteschlangen zu, beispielsweise für das Extrahieren von Dokumententext und das Senden von Dokumenten an Intellix.
Es spielt keine Rolle, welcher DocuWare Benutzer von den Diensten bedient wird. Der Zugriff erfolgt immer im Kontext des Service-Benutzers, sowohl im Frontend (App-Pool) als auch in den Backend-Services (Windows-Service).
NetApp Storage
Die NetApp-Speicherlösungen basieren auf dem NetApp-Betriebssystem und lassen sich ähnlich wie Festplatten in verschiedenste Speichernetzwerke integrieren (NAS, SAN, iSCSI). Sie sind vor allem für die Verwaltung großer Datenmengen und die Langzeitarchivierung von WORM-Dokumenten vorgesehen. Mit DocuWare kann NetApp Storage für die Speicherung von Dokumenten zum Einsatz kommen. Dateien in NetApp-Speichern können nicht bearbeitet werden und erhalten das Attribut "Read-only". Auch wenn in der DocuWare Administration verschiedene Festplattentypen für NetApp-Storage-Lösungen eingestellt werden können, wird empfohlen, den Typ "WORM" zu wählen, da er für das NetApp-Verhalten am besten geeignet ist.
Volltext-Index
Bei einer Volltext-Suche listet der Fulltext Server in einem Volltext-Index (einer Katalogdatei) die Fundstellen sowie die Kontext-Strings für die einzelnen Suchbegriffe auf. Gleichzeitig wird die voraussichtliche Relevanz eines Begriffs bewertet. Die Ergebnisliste einer Volltext-Suche sortiert sich entsprechend dieser Relevanz. Der optionale Fulltext Server basiert auf der Plattform SolR 9. Für weitere Informationen siehe den Abschnitt Volltext-Funktionalität im Kapitel über die Archivstruktur.