Aufgaben erstellen

Die Aktivitäten Aufgabe und Parallele Aufgabe binden Benutzerkaktionen in einen Workflow ein. Im Gegensatz zu automatisierten Aktivitäten wie Daten zuweisen oder E-Mail können bei einer Aufgabe eine oder mehrere Personen aktiv eine Entscheidung treffen, z. B. eine Rechnung genehmigen oder ablehnen, und bei Bedarf Informationen eingeben.

Der Dialog zur Konfiguration von Aufgabe und Parallele Aufgabe ist weitgehend identisch. Eine zusätzliche Option bei der parallelen Aufgabe ist nur die Abbruchbedingung.

In diesem Artikel wird daher Aufgabe als allgemeiner Begriff verwendet. Alles Beschriebene gilt auch für die Parallele Aufgabe, sofern nicht anders angegeben.

1. Aufgabe hinzufügen

1. Um dem Workflow eine Aufgabe hinzuzufügen, rufen Sie unter DocuWare Konfigurationen > Zusammenarbeit den Workflow Designer auf.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Workflow oder Bearbeiten, um einen neuen oder einen vorhandenen Workflow im Arbeitsbereich zu öffnen.  

3. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Aufgabe.
   Machen Sie sich keine Sorgen über die roten Sternchen im Konfigurationsdialog. Sie zeigen an, dass die Konfiguration nicht vollständig ist und verschwinden, wenn alle Einstellungen angepasst worden sind.

2. Methode auswählen

Wählen Sie aus, wie Benutzer ihre Entscheidung im Web Client übermitteln sollen.

• Dialog: Benutzer treffen ihre Auswahl, indem sie auf Schaltflächen klicken und Text in ein Dialogfeld eingeben.

• Dialog und/oder Stempel: Neben der Verwendung eines Dialogfelds kann auch ein Stempel auf dem Dokument platziert werden, um die Entscheidung visuell deutlich zu machen.

Dialog

1. Wenn Sie Aufgabe > Methode > Dialog wählen, sind keine weiteren Einstellungen erforderlich. Fahren Sie mit dem Tab Entscheidung fort.

Dialog und/oder Stempel

1. Gehen Sie zu Aufgabe > Methode > Dialog und/oder Stempel.

2. Klicken Sie auf den Link Stempel, um festzulegen, welche Daten der Stempel bereitstellen soll.

3. Definieren Sie die Stempel-Einstellungen.  

   Die folgenden Stempeleinstellungen beziehen sich auf die Ausgabe des Stempels im Web Client. Hier sehen Sie ein Beispiel für einen Workflow-Stempel im DocuWare Viewer:
   

   • Benutzername: DocuWare Benutzername des Entscheiders - er ist im Screenshot ausgegraut.  

   • Datum: <#date> Datum der Entscheidung

   • Zeit: <#time> Zeitpunkt der Entscheidung

   • Titel der Entscheidung: Legen Sie fest, ob der Titel im Stempel angezeigt wird. Der Titel der Entscheidung, wie z.B. "Approve" (Freigeben) oder "Reject" (Ablehnen), wird im nächsten Schritt Entscheidung festgelegt.

   • Workflow-Schrittname: Sie können den Namen Name der aktuellen Aufgabe anzeigen lassen.

   • Rahmen: Die Stempelinformationen werden eingerahmt.

   • Einfache Unterschrift: Wählen Sie diese Option, wenn der Stempel mit einer einfachen elektronischen Signatur die Integrität des gestempelten Dokuments innerhalb des DocuWare Systems sicherstellen soll.

   • Die Farbe des Stempels im Dokument stimmt mit der Farbe überein, die für die Entscheidung im nächsten Schritt festgelegt wird.

   • Im Schritt Entscheidung können Sie Felder angeben, in die der Benutzer einen Kommentar oder Werte eingeben muss, wenn er eine Entscheidung trifft. Dort können Sie auch auswählen, ob diese Felder im Stempel angezeigt werden.

   Stempel, die in Workflow-Aufgaben verwendet werden, können nur hier im Workflow-Designer erstellt werden.

   Stempel, die im Web Client und im Viewer verwendet werden, lassen sich im Bereich Stempel der DocuWare Konfiguration erstellen. Diese Stempel sind jedoch nicht Teil des DocuWare Workflow Managers.

Abbruchbedingung

Die Option Abbruchbedingung festlegen ist nur im Dialogfeld Parallele Aufgabe sichtbar.

Eine parallele Aufgabe weist Aufgaben für mehrere Benutzer gleichzeitig zu. Der Workflow wird angehalten, bis alle ihre Aufgaben abgeschlossen haben.

Eine Abbruchsbedingung ermöglicht es dem Workflow, mit dem nächsten Schritt fortzufahren, auch wenn noch nicht alle Benutzer ihre Aufgaben abgeschlossen haben.

Beispiel: Eine parallele Aufgabe wurde mehreren Benutzern zugewiesen, um Teilbeträge einer Rechnung zu genehmigen, aber ein Benutzer hat bereits den gesamten Betrag genehmigt. In diesem Fall sollte die Aufgabe den anderen Benutzern nicht mehr angezeigt werden. Da die Summe der genehmigten Beträge mit der Rechnungssumme übereinstimmt, ist die Abbruchbedingung erfüllt – auch wenn nicht alle Benutzer ihre einzelnen Aufgaben abgeschlossen haben.

Eine Abbruchbedingung führt den Workflow sofort weiter, sobald die festgelegte Bedingung erfüllt ist, auch wenn noch nicht alle Benutzer ihre Entscheidung getroffen haben.

Die Abbruchbedingung wird jedes Mal überprüft, wenn ein Benutzer eine Entscheidung trifft.

Mit folgenden Schritten legen Sie eine Abbruchbedingung fest:

1. Gehen Sie zu Parallele Aufgabe > Methode > Abbruchbedingung festlegen.

2. Klicken Sie auf den Link Abbruchbedingung festlegen.

3. Geben Sie in das Feld einen Visual Basic Ausdruck (verlinkter Inhalt noch in englischer Sprache) für die Abbruchbedingung ein.

3. Entscheidung konfigurieren

Im Workflow-Kontext bezeichnet Entscheidung die Auswahlmöglichkeit, die ein Benutzer im Web Client erhält, um seine Aufgabe abzuschließen.

Öffnen Sie den Block unten, um mehr darüber zu erfahren, wie eine Entscheidung im Web Client angezeigt wird.

Entscheidung > Allgemein

Im Bereich Allgemein der Entscheidungskonfiguration fügen Sie unter anderem einen Namen für die Entscheidungsschaltfläche im Web Client hinzu.

1. Gehen Sie zu Aufgabe > Entscheidung.

2. Klicken Sie auf den Link Erste Entscheidung hinzufügen. Der Link heißt Nächste Entscheidung hinzufügen, wenn bereits eine Entscheidung vorhanden ist.  

3. Klicken Sie auf den Link Entscheidung: Entscheidung 0 , um den Konfigurationsassistenten zu öffnen:

• Geben Sie im Reiter Allgemein einen Titel für die Entscheidung ein – zum Beispiel "Freigeben".
  Der Entscheidungstitel ist im Web Client mehrfach zu sehen:

  • als Name auf dem Button für die Entscheidung

  • in der Workflow-Historie

  • im Workflow-Stempel, wenn diese Option in Methode > Stempeleinstellungen aktiviert wurde

• Sie können eine Farbe für die Entscheidung hinzufügen. Sie ist an folgenden Stellen sichtbar:

  • im Web Client als Farbe des Stempels

  • markiert für den Designer im Canvas die Aufgabe und den Ausgabe-Pfad

• Wenn Sie die Option Diese Entscheidung als Standard festlegen aktivieren, wird die Entscheidung standardmäßig ausgewählt, sobald die Aufgabe im Web Client geöffnet wird. Der Entscheidungsträger muss nur auf die Schaltfläche Bestätigen klicken, um die Aufgabe abzuschließen.

• Das Hinzufügen einer Beschreibung ist optional. Die Beschreibung ist nur im Workflow Designer sichtbar, nicht für den Entscheidungsträger im Web Client.

Entscheidung > Dialog

Hier fügen Sie Felder zum Bereich der Aufgabe im Web Client hinzu.

Ein Feld dient zwei Zwecken: Es kann vom Entscheidungsträger ausgefüllt werden und/oder Sie verwenden es, um vordefinierte Informationen anzuzeigen.

Hinweis: Wenn Änderungen, die ein Entscheidungsträger auf einen vordefinierten Eintrag angewendet hat, in den Indexdaten des Dokuments gespeichert werden sollen, müssen Sie sowohl die Quelle als auch das Ziel der Daten auf dem nächsten Tab Datenzuweisung angeben. Wenn Sie dies nicht konfigurieren, werden alle Änderungen, die der Entscheider eingibt, nur als Bemerkungen in der Workflow-Historie und im Stempel angezeigt, aber nicht in den Indexeinträgen des Dokuments gespeichert.

1. Gehen Sie zu Aufgabe > Entscheidung > Dialog.

2. Klicken Sie auf den Link Erstes Feld hinzufügen.

3. Wählen Sie zuerst den Feldtyp aus. Je nach Feldtyp können die Feldeinstellungen variieren.
   Detaillierte Informationen zu den Einstellungen für die einzelnen Feldtypen finden Sie in den folgenden Registerkarten:

Entscheidung > Datenzuweisung

Erstellen Sie eine Datenzuweisung, um das Ergebnis der Entscheidung in den Indexdaten eines Dokuments zu spiegeln.

Beispiel: Wenn der Entscheidungsträger eine Rechnung genehmigt, wechselt der Status der Rechnung von "Neu" auf "Freigegeben". Dieser neue Wert im Statusindexfeld kann einen weiteren Workflow auslösen.

1. Gehen Sie zu Aufgabe > Entscheidung > Datenzuweisung.

2. Klicken Sie auf den Link Erste Zuweisung hinzufügen.

3. Für das in der Einleitung beschriebene Szenario konfigurieren Sie die Datenzuordnung wie folgt:

   1. Zieltyp: Dokument-Index

   2. Zieleingabe: Status

   3. Quelltyp: Fester Wert

   4. Quelleingabe: Freigegeben

• Lesen Sie mehr über die automatische Datenzuweisung im Artikel über die Aktivität Daten zuweisen.  

Entscheidung > Validierung

Bevor Sie eine Aufgabe abschließen, können Sie optional deren Eingaben überprüfen. So können Sie z.B. bei der Rechnungsfreigabe überprüfen, ob die Summe der genehmigten Teilbeträge mit dem Gesamtbetrag in einer Teilbuchung übereinstimmt. Wenn die Werte nicht übereinstimmen, erhält der Benutzer eine Benachrichtigung.

Geben Sie per Ausdruck (verlinkter Inhalt zur Zeit nur in englischer Sprache verfügbar) eine Bedingung ein, die Variablen und Werte aus Index- und Workflow-Feldern enthält, die für die aktuelle Entscheidung relevant sind.

Die Validierung wird angewendet, wenn der Benutzer die Aufgabe bestätigt. Wenn die Validierung fehlschlägt, erhält der Benutzer eine Fehlermeldung, die Sie direkt im Entscheidungsvalidierungsdialog angeben können.

4. Verhalten definieren

Definieren Sie in mehreren Stufen Aufgabenbenachrichtigungen und Eskalationsregeln, die dafür sorgen, dass Aufgaben im Zeitplan bleiben.

Bestimmen Sie zunächst, ob der Entscheider neben dem Eintrag in seiner Aufgabenliste auch per E-Mail über die neue Aufgabe informiert wird. Dies könnte nützlich sein, wenn die Benutzer nicht regelmäßig ihr DocuWare öffnen müssen.

Wenn die Aufgabe nicht innerhalb der angegebenen Zeit abgeschlossen wird, markiert der Web Client sie mit einem roten Indikator, um anzuzeigen, dass sie überfällig ist, und der Workflow sendet Erinnerungs-E-Mails, um rechtzeitig zum Handeln aufzufordern.

Sollte dann immer noch keine Antwort erfolgen, eskaliert das System die Aufgabe automatisch an einen alternativen Genehmiger – entweder nach der Erinnerung oder sofort, je nach Einstellung.

Abwesenheitsregeln stellen sicher, dass Stellvertreter übernehmen, wenn der ursprüngliche Bevollmächtigte abwesend ist.

Diese Funktionen verhindern, dass der Workflow pausiert und Aufgaben durch die Maschen fallen.

1. Gehen Sie zu Aufgabe > Verhalten.

Nachricht für neue Aufgabe senden

Konfigurieren Sie eine E-Mail, die sofort gesendet wird, wenn die Aufgabe ausgelöst wird. Darüber hinaus wird die Aufgabe im Web Client in der Aufgabenliste des Entscheidungsträgers angezeigt.  

1. Aktivieren Sie im Abschnitt Aufgabe > Verhalten die Option E-Mail diese Entscheidung senden.

2. Klicken Sie auf den Link Senden an Aktueller Benutzer.

3. Geben Sie Inhalt in die Betreffzeile und die E-Mail ein.

4. Klicken Sie auf Fertig.

Notizen:

• Der Eintrag in der An-Zeile Aktueller Benutzer ist eine System-Variable. Hier im Dialogfeld Verhalten einer Workflow-Aufgabe bezieht sich Aktueller Benutzer immer auf die Benutzer oder Rollen, die Sie für die Aufgabe als Entscheidungsträger ausgewählt haben. Aus diesem Grund kann diese Variable hier nicht geändert oder entfernt werden.  

• Klicken Sie auf die drei Punkte, um den Editor für die Betreffzeile und den E-Mail-Text zu öffnen.

• Die Links zur Aufgabe oder zur Aufgabenliste sind rot gefärbt, um anzuzeigen, dass es sich um eine andere Art von Variable als Systemvariable handelt.  

• Ein Anhang bezeichnet das Dokument im Workflow.

• Wählen Sie eine der Optionen unter Sendeverhalten:

  • Einzelne E-Mails an jeden Empfänger senden: Ein Entscheidungsträger sieht die anderen Entscheidungsträger nicht in der E-Mail-Adresszeile.

  • Eine E-Mail an alle Empfänger senden: Ein Entscheidungsträger sieht die anderen Entscheidungsträger in der E-Mail-Adresszeile.  

Legen Sie einen Timeout fest und senden eine Erinnerungsmail

Wenn der Entscheidungsträger für einen bestimmten Zeitraum inaktiv war, erhält er eine Erinnerungsmail, um die Aufgabe zu erledigen.

1. Aktivieren Sie im Bereich Aufgabe > Verhalten die Option Entscheidungsträger erinnern.

2. Klicken Sie auf den Link Nach 3 Werktagen erinnern. Dies ist der standardmäßige Überfälligkeitszeitraum, gemessen ab dem Zeitpunkt, an dem die Aufgabe in der Aufgabenliste angezeigt wird.

3. Geben Sie an, wann die Aufgabe überfällig wird, wählen Sie

   • Zeitsteuerung zum Festlegen eines Timeouts
     oder

   • Variable, um ein bestimmtes Datum festzulegen.  

4. Geben Sie optional eine E-Mail-Erinnerung an.  Die Einstellungen sind die gleichen wie beim Versenden einer Nachricht zu einer Aufgabe.  

5. Klicken Sie auf Fertig.

Notizen:

• Jede Frist kann entweder in Arbeitszeit oder vergangener Zeit gemessen werden.

  • Arbeitszeit zählt nur die Stunden, die in den Arbeitszeitplan fallen. Beispiel: Ein Zeitraum von "3 Arbeitstagen", der am Freitag um 8:00 Uhr beginnt, endet am Dienstag um 17:00 Uhr; Die Wochenendstunden sind ausgenommen.

  • Die vergangene Zeit zählt jede aufeinanderfolgende Stunde, unabhängig vom Arbeitszeitplan. Der gleiche Zeitraum von "3 Tagen", der am Freitag um 8:00 Uhr beginnt, endet daher am Montag um 8:00 Uhr.

  In DocuWare ist der Standardarbeitsplan Montag bis Freitag von 8:00 bis 17:00 Uhr. Sie können die Arbeitstage für Ihr Unternehmen in den Organisationseinstellungen definieren.

Aufgabe nach Inaktivität neu zuweisen

Die Aufgabe wird automatisch an einen anderen Workflow-Schritt weitergeleitet, wenn der zugewiesene Entscheidungsträger innerhalb des definierten Zeitrahmens keine Aktion ausführt.

1. Aktivieren Sie im Bereich Aufgaben > Verhalten die Option Nach Inaktivität neu zuweisen.

2. Klicken Sie auf den Link Zeitüberschreitung nach 5 Arbeitstagen. Dies ist der standardmäßige Überfälligkeitszeitraum, gemessen ab dem Zeitpunkt, an dem die Aufgabe in der Aufgabenliste angezeigt wird.

3. Legen Sie die Zeitüberschreitung mit der Option Zeitsteuerung fest:
   Jede Frist kann entweder in Arbeitszeit oder vergangener Zeit gemessen werden.

   • Arbeitszeit zählt nur die Stunden, die in den Arbeitszeitplan fallen. Beispiel: Ein Zeitraum von "3 Arbeitstagen", der am Freitag um 8:00 Uhr beginnt, endet am Dienstag um 17:00 Uhr; Die Wochenendstunden sind ausgenommen.

   • Die vergangene Zeit zählt jede aufeinanderfolgende Stunde, unabhängig vom Arbeitszeitplan. Der gleiche Zeitraum von "3 Tagen", der am Freitag um 8:00 Uhr beginnt, endet somit am Sonntag um 8:00 Uhr.

   In DocuWare ist der Standardarbeitsplan Montag bis Freitag von 8:00 bis 17:00 Uhr. Sie können die Arbeitstage für Ihr Unternehmen in den Organisationseinstellungen definieren.

4. Aktivieren Sie die Option Routing verwenden, um die Aufgabe wieder einer anderen Aktivität auf der Workflow-Arbeitsfläche zuzuordnen. Dazu verknüpfen Sie anschließend an die Konfiguration der Eskalation die Aufgabe mit einer anderen Aktivität.

5. Sie haben die Möglichkeit, zusätzlich eine Benachrichtigung zu versenden.

6. Klicken Sie auf Fertig. Nachdem Sie das Dialogfeld mit Fertig geschlossen haben, können Sie die Aktivitäten auf der Arbeitsfläche verbinden.

Anmerkung:

• Die Ausgabefarbe für die Weiterleitung bezieht sich auf den Konnektor im Canvas. Im Screenshot unten ist die Weiterleitung Zeitüberschreitung benannt und als Farbe für die Verbindungslinie ist rot gewählt. Dem Entscheidungsträger wird diese Farbe oder der Name des Timeouts nicht angezeigt:  
  

Aufgabe einer Vertretungsregel neu zuweisen

Leiten Sie die Aufgabe mithilfe einer Vertretungsregel weiter, um sicherzustellen, dass sie innerhalb des angegebenen Zeitraums erledigt wird, auch wenn der Entscheidungsträger nicht verfügbar ist oder nicht reagiert.

1. Aktivieren Sie im Abschnitt Aufgaben > Verhalten die Option Abwesend.

2. Klicken Sie auf den Link Weisen Sie die Aufgaben dem nächsten Benutzer in der Vertretungsregel zu …

3. Wählen Sie eine der Optionen:

   • Weisen Sie die Aufgaben dem nächsten Benutzer in der Vertretungsregel neu zu, wenn die Aufgabe überfällig sind, bevor der aktuelle Benutzer zurückkehrt

   • Weisen Sie sofort den nächsten Benutzer in der Vertretungsregel neu zu, wenn der aktuelle Entscheidungsträger nicht mehr im Büro ist.

4. Klicken Sie auf Fertig.

Notizen:

• Vertretungsregeln und -listen werden in DocuWare Konfigurationen > Benutzerverwaltung angelegt.

• Eine Vertretungsregel kann Zuständigkeiten für abstrakte Aufgaben zuweisen, z. B. Kostenstellen, die eine Gruppe von Personen umfassen. Die Aufgabe wird automatisch an den ersten Mitarbeiter weitergeleitet, der als "im Büro" angezeigt wird. Das bedeutet, dass jeder Workflow abgeschlossen wird, unabhängig davon, ob eine bestimmte Person anwesend ist.

• Für die erste Option Dem nächsten Benutzer neu zuweisen... wenn die Aufgabe überfällig wird, stellen Sie sicher, dass Sie die Option Entscheidungsträger erinnern zum Festlegen einer Frist aktivieren. Ohne eine überfällige Frist greift die Vertretungsregel nicht.

5. Entscheidungsträger wählen

Der Entscheidungsträger ist der Benutzer, der eine Workflow-Aufgabe durch Auswahl einer Aktion im Aufgabendialog oder per Stempel abschließt. Der Entscheidungsträger muss ein DocuWare Benutzer sein oder Teil einer Rolle sein. Es gibt mehrere Optionen, um den entsprechenden Benutzer zu definieren:

• Benutzer: Nur DocuWare-Benutzer können eine Aufgabe abschließen.

• Rollen: Definieren Sie eine Benutzerrolle. Jeder Benutzer der Rolle erhält die Aufgabe, nur einer muss die Aufgabe erledigen.

• Bisherige Entscheidungsträger: Dies kann nützlich sein, wenn z.B. eine Aufgabe neu zugewiesen werden muss. Angenommen, eine Rechnung wird aufgrund fehlender Informationen abgelehnt und korrigiert. In diesem Fall ist es sinnvoll, die Entscheidung wieder dem vorherigen Entscheidungsträger zuzuweisen, damit dieser die fehlenden Informationen ergänzen kann.

• Vertretungsregel: Ist der tatsächliche Eigentümer abwesend, geht die Aufgabe dann an den ersten Mitarbeiter in der Vertretungsregel. Sollte dieser Mitarbeiter z.B. auch im Urlaub sein, wird die Aufgabe an die zweite Vertretung weitergeleitet usw.
  Mehr über finden Sie im Bereich DocuWare Konfigurationen > Benutzerverwaltung.

• Variable: Wählen Sie eine Benutzervariable aus. Beispiel: Der Workflow leitet die Rechnung zur Überprüfung an die entsprechende Abteilung weiter. Die Variable DepartmentApprover wird dynamisch basierend auf der Abteilung zugewiesen, die für die Rechnung zuständig ist. Zum Beispiel:

  • Wenn sich die Rechnung auf IT-Ausgaben bezieht, wird DepartmentApprover von der IT-Abteilung Benutzer C zugewiesen.

  • Wenn sich die Rechnung auf Marketingausgaben bezieht, wird DepartmentApprover von der Marketingabteilung Benutzer D zugewiesen.

6. Ausgaben festlegen

Die beiden letzten Schritte beim Konfigurieren von Aufgaben sind:

1. Verbinden Sie die Aufgabe mit anderen Aktivitäten im Arbeitsbereich oder mit Verzögerungen.
   Dieser Schritt ist erforderlich.
   Ziehen Sie für jede Entscheidung eine Verbindungslinie zum entsprechenden nächsten Element.

   • Sehen Sie sich an, wie Sie Workflow-Aktivitäten verbinden (in englischer Sprache).  
     

2. Erstellen einer bedingten Ausgabe.

   Sie können das Dokument im Workflow auf der Basis von konditionellen Ausgaben automatisch weiterleiten. Bedingte Ausgaben werden im Artikel über die Aktivität Bedingung ausführlich beschrieben und gelten ebenso für die Aktivität Aufgabe:  

   • Lesen Sie mehr über konditionelle Ausgaben.

Unterstützte Versionen: DocuWare Cloud