Mit Smart Connect binden Sie Ihre Anwendungen, zum Beispiel Ihr Buchhaltungsprogramm, direkt an DocuWare an. Smart Connect unterstützt Sie bei der Suche nach Dokumenten in Ihren Archiven und bei der Indexierung von Dokumenten.
Smart Connect liest dazu Inhalte aus der Programmoberfläche von beliebigen Anwendungen aus und übergibt diese als Such- oder Indexbegriffe an DocuWare. Such- oder Indexbegriffe müssen also nicht manuell eingegeben werden.
Smart Connect bietet die Funktionen Highlight Search, Smart Search und Smart Index.
Highlight Search
Wenn Sie die Highlight Search verwenden, können Sie ein Dokument in einer beliebigen Anwendung außerhalb von DocuWare markieren und per Tastenkombination das gewünschte Dokument aus dem DocuWare Archiv im Viewer öffnen.
Beispiel: Ein Kunde sendet Ihnen eine Mail mit der Nummer einer Rechnung, die er von Ihnen erhalten hat. Sie markieren die Rechnungsnummer, drücken [Alt-F4], und die Rechnung lädt sich im Viewer.
Konfiguration: Um die Highlight Search in all Ihren Programmen nutzen zu können, richten Sie die neue Suche einmalig in der DocuWare Konfiguration unter Smart Connect ein. Sie können diese Suchkonfiguration für alle Anwendungen verwenden.
Smart Search
Eine Smart Search sucht wie die Highlight Search nach Dokumenten in DocuWare, ohne dass Sie bei der Arbeit Ihre Hauptanwendung verlassen müssen. Eine Smart Search integriert auf Wunsch einen Suchbutton in die Anwendung - das Markieren eines Texts wie bei der Highlight Search entfällt in diesem Fall. Zudem können Sie in einer Smart Search mehrere Suchbegriffe definieren - zum Beispiel
“Dokumenttyp: Rechnung” + “Lieferant: Peters Engineering”.
Beispiel: Sie arbeiten in der Buchhaltungssoftware und benötigen zu den Datensätzen häufig die Rechnungsnummer. Mit einem Klick auf den Suchbutton wird die entsprechende Rechnung geöffnet.
Konfiguration: Für jede Smart Search richten Sie in der DocuWare Konfiguration jeweils eine eigene Konfiguration ein. Darin geben Sie unter anderem an, aus welcher Anwendung welche Inhalte in welche Felder eines DocuWare Suchdialogs übertragen werden sollen.
Smart Index
Mit Smart Index indexieren Sie Dokumente in DocuWare, ohne dass Sie Ihre Hauptanwendung, zum Beispiel Ihr Buchhaltungsprogramm, verlassen müssen. Smart Index liest Inhalte aus der Oberfläche Ihres Programms aus und übergibt diese als Indexbegriffe an DocuWare. Dies erfolgt entweder bei der Ablage von Dokumenten oder bei der Nachindexierung bereits archivierter Dokumente. Sie müssen also Inhalte aus anderen Anwendungen nicht mehr in einen DocuWare Dialog eingeben oder kopieren.
Beispiel: In der Buchhaltungssoftware buchen Sie eine Rechnung, die Sie zudem in DocuWare archivieren. Beim Archivieren erscheint die Rechnung im DocuWare Viewer, und der Ablagedialog öffnet sich. Zurück im Buchhaltungssystem geben Sie zum Beispiel Firma, Datum, Rechnungsnummer und Betrag ein. Nun starten Sie im Buchhaltungssystem Smart Connect mit einem Klick: DocuWare übernimmt all diese Daten aus der Oberfläche des Buchhaltungssystems automatisch in den Ablagedialog.
Konfiguration: Wie die Smart Search basiert auch Smart Index auf Konfigurationen, die in der DocuWare Konfiguration eingerichtet werden. In der Konfiguration geben Sie unter anderem an, aus welcher Anwendung welche Inhalte in welche Felder eines DocuWare Suchdialogs übertragen werden sollen.
Smart Connect als Desktop App installieren
Um Smart Connect nutzen zu können, muss dieDesktop App Smart Connect auf dem Server installiert sein. Mehr Information zur Installation von Smart Connect finden Sie in der Hilfe zu den Desktop Apps.
Außerdem ist es erforderlich, dass Sie im DocuWare Web Cliebt die lokal installierten Desktop Apps mit Ihrem DocuWare verbinden: DocuWare Client > Startmenü > Desktop Apps > Mit Desktop Apps verbinden.
DocuWare Smart Connect ist in DocuWare Cloud enthalten. Für On-Premises Installationen ist DocuWare Smart Connect ein lizenzpflichtiges Zusatzmodul.