Auf die Verbindungen zu IMAP- oder Exchange-Servern können alle Benutzer einer Organisation zugreifen, um E-Mails aus ihren Postfächern in DocuWare zu archivieren.
Weisen Sie Ihrem E-Mail-Konto einen Mail-Dienst zu, damit die Verbindung zum Mailprovider hergestellt wird.
Mit dem 24. September hat DocuWare die Authentifizierung für Drittanwendungen von Cookie-Authentifizierung auf die moderne und sichere oAuth2-Authentifizierung umgestellt. Die Unterstützung für Basic Authentication in DocuWare bleibt unverändert bestehen und kann weiterhin genutzt werden, wenn Ihr Mail-Dienst dies unterstützt.
Für Gmail (Workspace)-Kunden wird Basic Authentication jedoch obsolet. Die von Google angekündigte Abschaffung der Anmeldung über Basic Authentication oder App-Passwörter bis Ende September 2024. oAuth2 wird Basic Authentication als die sicherere Alternative ablösen.
Für Details siehe unten.
Empfangen
Legen Sie Verbindungen zu IMAP- oder Exchange-Servern an, um E-Mails aus Ihren Postfächern in DocuWare zu archivieren.
Weisen Sie Ihrem E-Mail-Konto einen Mail-Dienst zu, damit die Verbindung zum Mailprovider hergestellt wird. Auf die hier erstellten Mailverbindungen können alle Benutzer einer Organisation zugreifen.
Hinweis für Verbindung zu Exchange-Maildiensten: DocuWare verbindet sich mit Ihrem Exchange-Postfach über ein Exchange-Impersonator-Konto und die "Exchange Web Services". Dieses Impersonator-Konto wurde in früheren Docuware-Versionen mit der Basis-Authentifizierungsmethode authentifiziert. Ab der zweiten Jahreshälfte 2021 wird diese Authentifizierungsmethode für Office 365- und Exchange Online-Konten veraltet sein und durch "OAuth2" ersetzt.
Cloud-Kunden: DocuWare Cloud liefert bereits alles für die Verbindung zu Ihrem Office 365 Mail-Konto mit OAuth2. Im Plugin E-Mail allgemein verbinden Sie sich direkt mit Ihrem Office-365-Konto.
Wenn Ihre Office 365 / Exchange Online Mailkonten in der Azure National Cloud gehostet werden, ist eine OAuth-App-Registrierung erforderlich - mehr dazu im folgenden Punkt On-Premises-Kunden.On-Premises-Kunden: Bitte folgen Sie den Anweisungen auf Microsofts Office Dev Center, um eine OAuth-App-Registrierung im Azure Active Directory Ihres Unternehmens einzurichten. [https://docs.microsoft.com/en-us/exchange/client-developer/exchange-web-services/how-to-authenticate-an-ews-application-by-using-oauth#register-your-application]
Mehr Informationen zur Einrichtung einer OAuth2 Verbindung finden Sie beim DocuWare Support.
Hinweis zur Verbindung von IMAP-Mail-Diensten:
Um IMAP-Maildienstverbindungen mit OAuth2-Authentifizierung für Gmail (Workspace) oder andere OAuth-unterstützende IMAP-Server zu aktivieren, sind bestimmte Aktualisierungen erforderlich.
Wenn Sie OAuth2 für den Zugriff auf ihre Gmail-, Outlook.com- oder andere IMAP-Dienste verwenden möchten, richten Sie eine OAuth-Client-App innerhalb ihrer entsprechenden Plattformkonten ein, z. B. Google Cloud Console oder Azure AD/Entra.
Google Mail (Arbeitsbereich)
OAuth 2.0 für clientseitige Webanwendungen > Autorisierung > Google für Entwickler
Konfigurieren Sie den OAuth-Zustimmungsbildschirm und wählen Sie Geltungsbereiche > Google Workspace > Google für EntwicklerOffice365 IMAP
Authentifizieren Sie eine IMAP-, POP- oder SMTP-Verbindung mit OAuth > Microsoft Learn
Versenden
DocuWare bietet die Möglichkeit, E-Mail direkt aus dem System an Benutzer zu senden. Zum Beispiel kann ein Kunde im Rahmen eines Workflows eine Rechnung per Mail erhalten. Oder ein Mitarbeiter wird benachrichtigt, wenn ein für ihn relevantes Dokument archiviert worden ist.
Geben Sie eine Verbindung zu einem eigenen SMTP-Server ein, um E-Mails von einer personalisierten Adresse zu schicken – zum Beispiel von "workflow@peters-engineering.com" – und nicht von der Adresse des DocuWare-Systems.
Sie können eine SMTP-Verbindung für Benachrichtigungen und eine für Workflows verwenden. Aktivieren Sie die Verbindung für die jeweilige Komponente.
SMTP-Verbindung für Passwortänderung erforderlich
Für das Senden der E-Mail zum Zurücksetzen des Passworts eine funktionierende SMTP-Verbindung erforderlich. Ohne diese können Benutzer ihre Passwörter nicht ändern.
DocuWare unterstützt
Basic Authentication
OAuth2
Die Basic Authentication (über Benutzername und Passwort) ist jedoch ein veralteter Authentifizierungsmechanismus für Office 365 und Gmail (Workspace) SMTPs. Wenn Sie den Nachfolger OAuth2 verwenden, müssen Sie eigene SMTP-Maildienstverbindungen mit der OAuth2-Authentifizierung zu Ihren Office365- oder Gmail (Workspace)-SMTPs erstellen.
Hinweis für Administratoren:
Eine nicht ordnungsgemäß funktionierende Mail-Service-Konfiguration, die E-Mails an DocuWare-Benutzer nicht zustellt, löst automatische E-Mail-Benachrichtigungen an den DocuWare Administrator der jeweiligen Organisation aus. Enthalten sind die Informationen zum Problem und Vorschläge zur Lösung.
E-Mail-Benachrichtigungen werden bis zu drei Wochen lang gesendet. In diesem Zeitraum wird den Administratoren empfohlen, die Probleme zu beheben. Nach diesem Zeitraum werden die Benachrichtigungen eingestellt. Die zugehörigen E-Mail-Protokolle werden gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden.