Das Modul Speichern ist der letzte Schritt eines IDP Flows. Sie konfigurieren es in DocuWare Konfigurationen > Erfassen > Early Access - IDP. Dort legen Sie fest, wohin das Dokument gelangt und wie die extrahierten Werte die Indexfelder füllen. Die vorhergehenden Schritte des Flows sind beschrieben in Early Access IDP: IDP Flows erstellen.
Information: Early Access
Die neue IDP Konfiguration und Manuelles Mapping sind im Early Access. Manuelles Mapping wird in Teilen ausgeliefert, deshalb lässt sich noch nicht jeder Feldtyp zuordnen. Die Feldtypen sind unter „Aktuelle Einschränkungen“ aufgeführt.
Voraussetzungen
Um IDP Ergebnisse über einen Ablagedialog abzulegen, müssen diese Voraussetzungen erfüllt sein:
Der IDP Flow enthält einen Extraktionsschritt. Beide Zuordnungsoptionen arbeiten mit extrahierten Werten. Das Modul Speichern steht deshalb erst zur Verfügung, wenn der Flow Daten extrahiert. Eine Ausnahme ist ein Flow, der die Dokumente im Briefkorb ablegt: Dort ist ein Extraktionsschritt erlaubt, aber nicht erforderlich.
Für ein Archiv als Ziel: Mindestens ein Ablagedialog des Zielarchivs muss nutzbar sein. IDP hat keine eigenen Rechte. Das Modul Speichern listet dieselben Ablagedialoge auf, die auch beim manuellen Ablegen zur Verfügung stehen. Die Archivberechtigungen gelten deshalb auch für den IDP Flow. Dasselbe gilt für die Felder: Der Ablagedialog entscheidet, welche Indexfelder der Flow füllen kann. Organisationsadministratoren sehen alle Ablagedialoge eines Archivs.
Festlegen, wohin Dokumente abgelegt werden
Der Extraktionsschritt des IDP Flows liest das Dokument nur aus. Er liefert Werte wie eine Rechnungsnummer, ein Datum oder einen Betrag zurück. Diese Werte sind noch keinem Indexfeld zugeordnet. Im Modul Speichern entscheidet die Person, die den IDP Flow erstellt, welcher extrahierte Wert welchem Indexfeld im Archiv zugeordnet wird.
In einem Archiv wird das Dokument mit den gefüllten zugeordneten Indexfeldern abgelegt und ist sofort auffindbar und weiterverarbeitbar. Automapping oder Manuelles Mapping entscheidet, welcher extrahierte Wert welches Indexfeld füllt.
Im Briefkorb wartet das Dokument darauf, dass jemand es prüft und von Hand ablegt. Es wird nicht indexiert, deshalb werden dafür keine Zuordnungsoptionen angezeigt. Der Briefkorb ist das richtige Ziel, wenn die Dokumente noch eine Person brauchen, zum Beispiel um Informationen zu ergänzen, die IDP nicht extrahieren kann.
So richten Sie das Modul Speichern ein:
Öffnen Sie in DocuWare Konfigurationen > Erfassen > Early Access - IDP den IDP Flow und wählen Sie das Modul Speichern.
Wählen Sie unter Speicherung das Ziel: ein Archiv oder den Briefkorb.
Der Briefkorb steht für den Standard-Briefkorb. Er wird zusammen mit den Archiven aufgeführt.
Wählen Sie für ein Archiv, wie die extrahierten Werte in die Indexfelder geschrieben werden:
Automapping: Wurde eine Extraktion auf dieses Archiv trainiert, kann sie alle Extraktionen automatisch den einzelnen Feldern zuordnen.
Manuelles Mapping: Verwendet einen Ablagedialog. Jedes seiner Felder erhält ein ausgewähltes Extraktionsergebnis oder einen festen Wert.
Es gilt immer nur eine der beiden Optionen.
Zwischen Automapping und Manuellem Mapping wählen
Die Wahl zwischen Automapping und Manuellem Mapping hängt nicht von der Genauigkeit ab. Sie hängt davon ab, ob die Feldnamen bereits übereinstimmen, und davon, wie viel Kontrolle über jedes einzelne Indexfeld nötig ist.
Wählen Sie Automapping, wenn einer dieser Punkte zutrifft:
Die Extraktion wurde auf dieselben Indexfelder trainiert, die das ausgewählte Archiv bietet.
IDP wird zum ersten Mal eingerichtet oder getestet, oder es wird innerhalb von Minuten ein funktionierender Flow gebraucht.
Die Konfiguration ist einfach: wenige Indexfelder, ein Dokumenttyp und keine festen Werte.
Wählen Sie Manuelles Mapping, wenn einer dieser Punkte zutrifft:
Die Namen der extrahierten Felder und der Indexfelder unterscheiden sich.
Felder könnten verwechselt werden, zum Beispiel mehrere Daten oder mehrere Beträge.
Ein Indexfeld braucht immer denselben Wert, zum Beispiel einen Dokumenttyp, eine Abteilung oder einen Status.
Das Archiv hat mehrere Ablagedialoge und der Flow muss einen bestimmten davon verwenden.
Die Indexfelder müssen für Compliance-, Finanz- oder Prüfzwecke korrekt sein.
Extrahierte Werte Indexfeldern zuordnen
Manuelles Mapping arbeitet über einen Ablagedialog. Der Ablagedialog entscheidet, welche Indexfelder der Flow füllen kann, genau wie beim manuellen Ablegen eines Dokuments. Der richtige Ablagedialog ist der, dessen Felder zu den Dokumenten dieses Flows passen. Jedes seiner Felder erhält dann einen Wert aus der Extraktion.
Wählen Sie Manuelles Mapping.
Wählen Sie den Ablagedialog des Archivs.
Ist kein Ablagedialog dieses Archivs nutzbar, zeigt DocuWare eine Warnung. Die Berechtigungen für Ablagedialoge legen Sie in der Archivkonfiguration in DocuWare Konfigurationen fest.
Wählen Sie Indexwerte zuweisen. Weisen Sie jedem Feld des Ablagedialogs entweder ein Extraktionsergebnis oder einen festen Wert zu.
Felder der Typen Text, Numerisch und Datum lassen sich zuordnen.
Wählen Sie Moduleinstellungen speichern. Die Zuordnung lässt sich später wieder öffnen und ändern.
Zur Laufzeit legt DocuWare jedes Dokument mit den zugeordneten Werten ab. Die Indexfelder sind dadurch gefüllt, ohne dass jemand sie neu eintippt.
Aktuelle Einschränkungen
Nur Text-, Numerisch- und Datumsfelder lassen sich zuordnen. Felder der Typen Identifikation, Währung und Land lassen sich noch nicht zuordnen, ebenso wenig die erweiterten Feldtypen Tabelle, Liste und Kombiniert.
Ausgeblendete Felder und vordefinierte Felder des IDP Plug-ins sind nicht enthalten.
Das Ablegen in einem anderen Briefkorb als dem Standard-Briefkorb ist noch nicht möglich.