Dokumentverknüpfungen

Dokumente stehen häufig in Bezug zueinander. Seien es Lieferscheine und zugehörige Rechnungen oder auch E-Mails, Pläne und Protokolle zu einem bestimmten Projekt. Mit Dokumentverknüpfungen greifen Sie schnell und einfach von einem Dokument auf die zugehörigen zu, und zwar im Web Client von der Ergebnisliste aus und im Viewer.

Anwendungsbeispiel:

In einem Archiv sind die Bestellungen abgelegt. In einem anderen Archiv befinden sich die zugehörigen Rechnungen und Lieferscheine. Da all diese zu einem Auftrag gehörenden Dokumente die gleiche Nummer haben, wird die Verknüpfung über diese Nummer festgelegt. Haben Sie in der Ergebnisliste die Bestellung mit der Nummer 123456 markiert oder im Viewer geöffnet, können Sie sich über die Dokumentverknüpfung die Rechnung 123456 und den Lieferschein 123456 in einer weiteren Ergebnisliste auflisten lassen und von dort wiederum im Viewer öffnen.

Hier in der Konfiguration definieren Sie, für welche Dokumente Sie die Verknüpfungen einrichten möchten und auf welche anderen Dokumente die Verknüpfung zielen soll. Die verknüpften Dokumente können sich im gleichen oder in einem anderen Archiv befinden. Die Zusammengehörigkeit der Dokumente definieren Sie über deren Einträge in den Index- oder auch Systemfeldern.

Dokumentverknüpfungen konfigurieren

Informationen zur Konfiguration der Dokumentverknüpfungen erhalten Sie direkt innerhalb der Benutzeroberfläche über die Info-Icons . Hier folgen ergänzende Informationen zu den Regeln, über die Sie die Zusammengehörigkeit der Dokumente definieren.

Verknüpfungsregeln

Index-/Systemfeld

Für eine Regel wählen Sie als erstes ein Feld des Archivs mit den Dokumenten, auf die die Verknüpfung zielt. Anschließend bestimmen Sie, wie der entsprechende Feldeintrag eine Dokuments aussehen soll, damit es als verknüpftes Dokument erkannt wird.

Operator

Wählen Sie einen Operator, um den Feldeintrag näher spezifizieren. Je nach Feldtyp (Text, Datum, Numerisch) stehen verschiedene Operatoren zur Auswahl. Für die Operatoren Ist leer und Ist nicht leer ist damit die Regel schon fertig, für alle anderen müssen Sie weitere Angaben machen.

Eintragstyp + Eintrag

• Benutzerspezifischer Eintrag:
  Im Folgenden geben Sie einen festen Eintrag ein, mit dem Sie den Eintrag des zuerst gewählten Feldes vergleichen.

• Vordefinierter Eintrag:
  Hier stehen Ihnen im Folgenden Werte wie Benutzername oder Aktuelles Datum zur Verfügung. Das bezieht sich dann auf den Benutzer, der die Dokumentverknüpfung verwendet, bzw. auf das Datum, an dem die Dokumentverknüpfung verwendet wird. So kann mit der Verknüpfung beispielsweise auf Dokumente gezielt werden, die der jeweilige Benutzer selbst abgelegt hat.
  Die Systemfunktionen Benutzergruppe und Benutzerrolle werden Indexfeldern vom Typ Stichwort und Text zugeordnet. Damit wird geprüft, ob der Benutzer zu einer in diesem Indexfeld eingetragenen Gruppe oder Rolle gehört. Erst dann kann er auf die Dokumente zugreifen. Zum Anwendungsbeispiel
  Die Zuordnung erfolgt über folgende Operatoren:
  Stichwortfeld: Enthält – mindestens ein Stichwort stimmt mit einer der Benutzerrollen/-gruppen überein
  Textfeld: Ist gleich – Textfeld entspricht einer der Benutzerrollen / -gruppen
  Ist nicht gleich – Textfeld entspricht keiner der Benutzerrollen / -gruppen

• Feld des Archivs der Quelldokumente:
  Nehmen Sie diesen Typ, um die zu verknüpfenden Dokumente anhand ihrer Indexeinträge in Beziehung zu setzen. Im Folgenden wählen Sie dann ein Index- oder auch Systemfeld des Quellarchivs.

Wenn Sie mehrere Regeln erstellen, können Sie diese jeweils mit UND oder ODER verknüpfen.