Archivberechtigungen steuern, wer auf ein Archiv und dessen Dokumente zugreifen darf und was Benutzer dort tun dürfen, zum Beispiel ablegen, suchen, Indexeinträge bearbeiten oder Dokumente löschen. Die einzelnen Rechte sind in Profilen gebündelt, die Sie Benutzern und Rollen zuweisen.
Die Berechtigungen konfigurieren Sie unter DocuWare Konfigurationen > Archive > Archiv x > Berechtigungen.
Vier Standardprofile decken die häufigsten Fälle ab: Besitzer, Bearbeiten, Lesen und Löschen. Für andere Anforderungen legen Sie benutzerdefinierte Profile an oder Indexwertprofile, die den Zugriff nur auf bestimmte Dokumente erlauben.
Berechtigungen wirken mit Dialogen zusammen. Um auf Dokumente zuzugreifen, benötigen Benutzer sowohl ein Profil als auch einen zugewiesenen Dialog. Die Feldberechtigungen entscheiden außerdem, welche Felder Benutzer in den Dialogen sehen.
Standardprofile und ihre Rechte
Die Standardprofile enthalten die folgenden Einzelrechte:
Profil | Administrative Berechtigungen | Allgemeine Berechtigungen | Feldrechte | Berechtigungen zur Anmerkungsebene |
|---|---|---|---|---|
Bearbeiten | --- |
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Lesen | --- |
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| --- |
Löschen | --- |
| --- | --- |
Besitzer |
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Die vier Standardprofile Bearbeiten, Lesen, Löschen und Besitzer können nicht geändert werden. Sie können jedoch neue Archivprofile anlegen und ihnen Benutzer zuweisen.
Administrative Berechtigungen und sichtbare Bereiche
Welche Bereiche der Archiveinstellungen Benutzer sehen, hängt von ihren administrativen Berechtigungen ab:
Besitzer: Alle vier Bereiche werden angezeigt, Allgemein, Datenbankfelder, Dialoge und Berechtigungen.
Operator, Dialoge verwalten und Berechtigungen verwalten: Alle vier Bereiche werden angezeigt, Allgemein, Datenbankfelder, Dialoge und Berechtigungen.
Operator und Dialoge verwalten: Allgemein und Dialoge werden angezeigt.
Operator und Berechtigungen verwalten: Allgemein, Datenbankfelder und Berechtigungen werden angezeigt.
Berechtigungen verwalten: Nur der Bereich Berechtigungen wird angezeigt.
Dialoge verwalten: Nur der Bereich Dialoge wird angezeigt.
Profile zuweisen
Um Dokumente zu bearbeiten, benötigen Benutzer sowohl das Profil Bearbeiten als auch das Profil Lesen.
Um Dokumente zu drucken, benötigen Benutzer das Profil Lesen, da es das Recht Exportieren enthält.
Wenn ein anderer Benutzer als der Ersteller eines Archivs das Archiv bearbeiten soll, muss der Archivbesitzer ihm die Admin-Berechtigung zuweisen.
Damit Benutzer auf die Dokumente im Archiv zugreifen können, müssen ihnen Dialoge und Berechtigungen zugewiesen sein.
Mehr Informationen zum Rechtesystem in DocuWare
Als Administrator finden Sie eine Übersicht der Archivberechtigungen eines bestimmten Benutzers unter DocuWare Konfigurationen > Benutzerverwaltung.
Der neue DocuWare Client: Was sich geändert hat
Im neuen DocuWare Client, der mit DocuWare 7.15 eingeführt wurde, entscheiden allein die Archivberechtigungen darüber, welche Dokumente Benutzer sehen. Wenn Sie Felder in einem Suchdialog ausblenden, finden Benutzer mit Zugriff auf ein Dokument dieses weiterhin über seine Indexwerte. Die Suche arbeitet direkt auf dem Archiv und ignoriert Sichtbarkeitseinstellungen in Dialogen. Vertrauliche Informationen werden deshalb über Archiv- und Dokumentberechtigungen geschützt, nicht durch das Ausblenden von Dialogfeldern.
Erweitert
Profile
Profile bündeln Rechte in "Containern", sodass Sie nicht viele Einzelrechte vergeben müssen. Ein Profil lässt sich beliebig vielen Benutzern zuweisen, ohne die Rechtestruktur von Hand zu ändern.
Hier in DocuWare Konfigurationen erstellen und bearbeiten Sie Profile für Archivberechtigungen. Archivberechtigungen sind Rechte, die sich ausschließlich auf ein Archiv beziehen, zum Beispiel das Ablegen und Suchen von Dokumenten, das Ändern von Indexeinträgen oder der Export von Dokumenten oder eines Archivs in das Dateiverzeichnis.
Archivprofile und Archivberechtigungen lassen sich auch in DocuWare Administration erstellen und bearbeiten.
Mehr über Rechte und Profile in DocuWare
Standardprofile
Die Archivrechte sind auf vier vordefinierte Profile verteilt: Besitzer, Bearbeiten, Lesen und Löschen.
Neue Profile legen Sie als benutzerdefinierte Profile an.
Benutzerdefinierte Profile
In einem benutzerdefinierten Profil stellen Sie Archivberechtigungen und Indexfeldberechtigungen selbst zusammen und weisen sie Benutzern und Rollen zu.
Archiv
Für einige Archivberechtigungen sind auch Indexfeldberechtigungen nötig. Damit Benutzer zum Beispiel die Archivberechtigung "Ablegen" nutzen können, müssen sie in mindestens ein Indexfeld schreiben dürfen, damit das Dokument indexiert werden kann.
Indexfelder
In der linken Spalte dieses Dialogs sind alle Felder des Archivs aufgelistet. Legen Sie fest, was Benutzer mit diesem Profil mit dem jeweiligen Feld tun dürfen.
Für manche Aktivitäten sind mehrere Berechtigungen erforderlich. Um zum Beispiel Dokumente zu bearbeiten, benötigen Benutzer sowohl die Berechtigung Ändern als auch die Berechtigung Lesen, denn nur dann werden die Dokumente angezeigt.
Die Feldberechtigungen wirken sich auch auf die Sichtbarkeit der Felder in den Dialogen aus. Ohne die Feldberechtigung "Suchen" sehen Benutzer das Feld im Suchdialog nicht, auch wenn es auf Dialogebene dem Suchdialog zugeordnet ist. Dasselbe gilt für "Lesen" bei der Ergebnisliste, "Schreiben" beim Ablagedialog und "Ändern" beim Indexdialog.
Indexwertprofile
Standardprofile und benutzerdefinierte Profile beziehen sich auf das gesamte Archiv. Mit einem Indexwertprofil machen Sie dagegen nur bestimmte Dokumente für ein Profil zugänglich.
Definition der Abfrage
Es gibt zwei Möglichkeiten, die Suchbedingungen einzugeben:
Grafischer Editor: Suchkriterien je Indexfeld
SQL: eine SQL-Anweisung
Grafischer Editor
Wählen Sie im grafischen Editor die Felder des Archivs aus und definieren Sie die Regeln (Bedingungen), die Dokumente erfüllen müssen, damit sie für Benutzer mit diesem Profil sichtbar sind.
Sie können beliebig viele Regeln erstellen und sie mit den Operatoren UND/ODER verknüpfen. So können Regeln zum Beispiel nur die neuen Eingangsrechnungen der Firma Peters Engineering sichtbar machen.
Statt einer einzelnen Regel können Sie auch Regelgruppen verwenden. Mit einer Regelgruppe lassen sich zum Beispiel die neuen, die abgelehnten und die genehmigten Rechnungen von Peters Engineering gemeinsam sichtbar machen.
Die Systemfunktionen Benutzergruppe und Benutzerrolle können Indexfeldern vom Typ Stichwort und Text zugewiesen werden. DocuWare prüft dann, ob der Benutzer zu einer in diesem Indexfeld eingetragenen Gruppe oder Rolle gehört. Nur dann kann der Benutzer auf die Dokumente zugreifen. Die Zuordnung erfolgt über die folgenden Operatoren:
Stichwortfeld mit Enthält: Mindestens ein Stichwort stimmt mit einer der Rollen oder Gruppen des Benutzers überein.
Textfeld mit Ist gleich: Das Textfeld stimmt mit einer der Rollen oder Gruppen des Benutzers überein.
Textfeld mit Ist nicht gleich: Das Textfeld stimmt mit keiner der Rollen oder Gruppen des Benutzers überein.
SQL
Mit SQL-Anweisungen definieren Sie komplexere Filter als mit der Vergabe von Indexkriterien je Feld. Tippen Sie die Anweisung in das Textfeld. Sie müssen die SELECT-Anweisung nicht eingeben. Den Filter definieren Sie über die WHERE-Klausel. SQL-Join-Anweisungen und Substrings können verwendet werden.
Ab DocuWare Version 7.13 werden SQL-Befehle und Indexprofile auf Syntax, Gültigkeit und verbotene SQL-Befehle geprüft.
Die folgenden SQL-Befehle sind verboten: ALTER, BEGIN, BACKUP, BULK, COMMIT, CREATE, DECLARE, DELETE, DENY, DROP, EXEC, EXECUTE, GRANT, GOTO, INSERT, KILL, MERGE, OPENDATASOURCE, OPENROWSET, PROC, PROCEDURE, RAISERROR, RECONFIGURE, RESTORE, RESTRICT, REVERT, REVOKE, ROLLBACK, SAVE, SHUTDOWN, SYSTEMUSER, TRAN, TRANSACTION, TRUNCATE, UPDATE, UNION, WAITFOR.
Eine ungültige SQL-Anweisung kann nicht gespeichert werden. Vorhandene Indexprofile und Listen mit einem ungültigen SQL-Befehl funktionieren weiterhin wie bisher. Wenn Sie jedoch eine Liste oder einen Indexdialog ändern, der einen ungültigen SQL-Befehl enthält, kann dieser erst veröffentlicht werden, wenn der Befehl korrigiert ist.
Archiv
Für einige Archivberechtigungen sind auch Indexfeldberechtigungen nötig. Damit Benutzer zum Beispiel die Archivberechtigung "Ablegen" nutzen können, müssen sie in mindestens ein Indexfeld schreiben dürfen, damit das Dokument indexiert werden kann.
Indexfelder
In der linken Spalte dieses Dialogs sind alle Felder des Archivs aufgelistet. Legen Sie fest, was Benutzer mit diesem Profil mit dem jeweiligen Feld tun dürfen.
Für manche Aktivitäten sind mehrere Berechtigungen erforderlich. Um zum Beispiel Dokumente zu bearbeiten, benötigen Benutzer sowohl die Berechtigung Ändern als auch die Berechtigung Lesen, denn nur dann werden die Dokumente angezeigt.
Das Recht, Indexeinträge zu ändern, schließt nicht das Recht ein, neue, noch nicht vorhandene Indexeinträge einzugeben. Wenn dies erlaubt sein soll, vergeben Sie zusätzlich das Feldrecht "Neue Einträge möglich" in einem zweiten Profil ohne Indexfilter. Steuern Sie über dieses zweite Profil nur das zusätzliche Feldrecht.
Die Feldberechtigungen wirken sich auch auf die Sichtbarkeit der Felder in den Dialogen aus. Ohne die Feldberechtigung "Suchen" sehen Benutzer das Feld im Suchdialog nicht, auch wenn es auf Dialogebene dem Suchdialog zugeordnet ist. Dasselbe gilt für "Lesen" bei der Ergebnisliste, "Schreiben" beim Ablagedialog und "Ändern" beim Indexdialog.