Dokumentverarbeitung in DocuWare ist die automatisierte Bearbeitung, Verwaltung und Extraktion von Informationen aus Dokumenten beim Speichern in DocuWare. Dokumente lassen sich aus verschiedenen Quellen erfassen, zum Beispiel von einem Scanner, einem überwachten Ordner, dem DocuWare Printer, per E-Mail oder über die Integration mit anderen Anwendungen. Nach Import und Verarbeitung speichert DocuWare alle Dokumente sicher mit ihren Indexdaten in digitalen Repositorys.
Um Dokumente von einem Scanner, einem überwachten Ordner oder einem DocuWare Printer zu erfassen, installieren Sie die DocuWare Desktop Apps und erstellen mindestens eine Verarbeitungskonfiguration. Mit dieser Einrichtung lassen sich Informationen aus Dokumenten extrahieren und in einem Archiv oder speichern. Ohne Verarbeitungskonfiguration lassen sich Dokumente nur im Standard-Briefkorb speichern, jedoch nicht in einem Archiv. Eine Verarbeitungskonfiguration besteht aus den folgenden Abschnitten.
Quelle
Ziel
Verarbeitung
Berechtigungen
In DocuWare können Sie verschiedene Verarbeitungsregeln je nach Dokumenttyp oder Quelle einrichten. Diese Konfigurationen ermöglichen es DocuWare, Informationen aus jedem Dokument automatisch zu extrahieren und zu speichern. Wenn Sie mehrere Konfigurationen angelegt und die passenden Identifizierungsregeln festgelegt haben, wählt DocuWare automatisch die passende Konfiguration anhand des Dokuments aus, das Sie gerade speichern oder drucken – ganz ohne weiteres Zutun.
Sobald ein Dokument mit den konfigurierten Einstellungen verarbeitet wurde, lassen sich die Dokumente anhand der Indexdaten schnell finden, organisieren und abrufen.
Verarbeitungskonfigurationen importieren und exportieren
Sie können Verarbeitungskonfigurationen exportieren und importieren. Öffnen Sie dazu DocuWare Konfiguration > Dokumentverarbeitung.
Konfiguration exportieren
Um eine Konfiguration als JSON-Datei aus dem DocuWare System zu exportieren, wählen Sie die gewünschte Konfiguration aus. Klicken Sie rechts in der Symbolleiste auf
Exportieren.Konfiguration importieren
Um eine lokal gespeicherte Konfiguration im JSON-Format in das DocuWare System zu importieren, klicken Sie oben links auf
Konfiguration importieren. Wählen Sie die JSON-Datei aus Ihrem Dateisystem aus.